Werkt ‘ anders werken wel ?

Kantoorinnovatie lijkt een toverformule: lagere kosten, hogere productiviteit, gelukkiger werknemers én een hip imago als extraatje. Toch klampen de meeste bedrijven zich vast aan de traditionele kantoorconcepten. Uit vrees voor vervelende bijwerkingen van het wondermiddel? Trends zet de argumenten pro en contra op een rij, en registreert de ervaring van vier organisaties die al wel ‘anders werken’.

Bijna dagelijks brengen grote groepen bedrijfsmensen een begeleid bezoek aan het Interpolisgebouw in Tilburg. De belangstelling is zo groot, dat Interpolis beleefd vraagt om meer dan zes weken op voorhand te reserveren. Voor alle duidelijkheid: Interpolis is niet een of ander pret- of wetenschapspark voor zakenlui, wel een serieuze Nederlandse verzekeringsmaatschappij.

Vanwaar die grote interesse? Interpolis showt in het gebouw zijn nieuwste kijk op werken. En daar is naar uitgekeken, want de Nederlandse verzekeringsmaatschappij staat bekend als een pionier in kantoorinnovatie. In 1996 introduceerde het bedrijf al een ver doorgedreven vorm van flexibel werken: alle werknemers, van de basis tot de top, moesten afstand nemen van hun vaste werkplaatsen. Interpolis voert ook al lang een vooruitstrevend beleid op het vlak van telewerken. En wanneer veel mensen telewerken, verandert de functie van het (hoofd)kantoor, zo redeneert men bij Interpolis. Het kantoor evolueert van louter werkplaats naar een soort stad, waar uiteraard ook gewerkt wordt, maar waar er evengoed plaats is voor ontspanning, waar mensen elkaar ontmoeten, waar men iets kan eten en drinken. In het nieuwe concept zijn voor die verschillende functies ruimtes gecreëerd – clubhuizen noemt Interpolis ze – met een heel eigen sfeer.

De gedurfde aanpak van Interpolis heeft ervoor gezorgd dat het bedrijf op vrij korte termijn zijn imago van een wat stoffige verzekeraar heeft kunnen afgooien. Vandaag staat Interpolis bekend als een open organisatie en is het één van de hipste werkgevers van Nederland. Maar een blits imago mag dan een gelukkig neveneffect zijn, het is zeker niet de hoofdreden waarom Interpolis en andere bedrijven kiezen voor kantoorinnovatie. We rangschikken die andere, doorslaggevende redenen in volgorde van overtuigendste argumentatie, eerst de argumenten pro, maar daarna ook contra.

Pro 1: kostenbesparing

Vergeet even al die modieuze kreten over de motivatie en de reputatie om de kantoren te hertimmeren. Vaak is de hoofdreden immers heel gewoontjes: kostenbesparing. De vaststelling dat het met de bezettingsgraad van de kantoren maar pover gesteld is, wil wel eens tot nadenken aanzetten over het nut van een vaste werkplaats voor iedere medewerker. Het kostenvoordeel om dat aloude idee van een bureau per werknemer los te laten, lijkt ook zo voor het oprapen te liggen. Stel dat u in Brussel 2000 vierkante meter kantoorruimte huurt voor 220 euro per vierkante meter per jaar. Als u door het invoeren van een concept van gedeelde werkplekken daarvan 400 vierkante meter (20 %) kunt afpitsen, komt dat neer op een jaarlijkse besparing van 88.000 euro.

Toch gruwen facility-professionals van dergelijke eenvoudige rekensommetjes. De huurprijs is immers maar een fractie van het hele kostenverhaal. Minder vierkante meter betekent immers ook minder exploitatie- en servicekosten (schoonmaak, elektriciteit, inrichting). Moraal van het verhaal: de kostenreductie zal nog groter zijn dan de besparing op de huur.

Pro 2: productiviteit

Een minder tastbaar, maar voor de believers veel doorslaggevender argument pro kantoorinnovatie, is dat de traditionele manier van werken met vaste werkplekken niet meer past bij de hedendaagse organisaties. De vaste werkplekken stammen nog uit een tijd van strakke hiërarchische organisaties, waarbij kantoorwerk veel routinematige taken en/of vooral individueel en geïsoleerd werk inhield.

De flexibele en vlakke organisaties van vandaag verwachten van hun medewerkers creativiteit en kenniswerk. Ook het samenwerken in team is veel belangrijker geworden. Dat vraagt om een kantooromgeving die stimulerend werkt, die toelaat om – in functie van de taak van dat moment – een andere en beter geschikte werkplaats te kiezen. Kantoorinnovatie zou zo moeten leiden tot nog performantere en productievere organisaties.

Pro 3: minder in de file

Ook de mobiliteitsproblematiek wordt een steeds belangrijkere bondgenoot van kantoorinnovatie. Duizenden werkgevers stellen dagelijks vast dat hun werknemers uren verliezen op weg naar kantoor. En dat terwijl die werknemers, dankzij de huidige technologie, hun werk misschien perfect in een andere locatie kunnen doen.

Die overweging sluit aan bij de moderne human-resourcesargumenten pro kantoorinnovatie. Want het ontsnappen aan de file-ellende is uiteraard ook in het voordeel van de werknemers. De tijdswinst moet voor hen resulteren in een betere balans tussen werk en privé-leven. Je zal maar een campagne over een mensvriendelijk personeelsbeleid lanceren, zoals voormalig Vlaams minister van Welzijn Mieke Vogels ( Agalev), terwijl alle inspanningen teloorgaan in tijdverspillende, stresserende files. Een stimulerende, innovatieve kantooromgeving zou sowieso al moeten leiden tot een verhoogde arbeidstevredenheid, zeg maar tot gelukkiger werknemers, maar wat baten soepele omgangsvormen en serene werkplekken als de file tweemaal per dag de zenuwen op hol jaagt?

Contra 1: andere kosten

Ondanks de vele onmiskenbare en niet te veronachtzamen voordelen, houdt de overgrote meerderheid van de bedrijven in België halsstarrig vast aan de vaste werkplek. Misschien omdat die vaste werkplek (op korte termijn) toch nog de goedkoopste oplossing is?

Want het kostenvoordeel is slechts een eenzijdige benadering van de zaak. De omschakeling naar een flexibele werkomgeving brengt onvermijdelijk ook kosten mee. De technologie mag dan al het werken onafhankelijker maken van tijd en plaats, het betekent ook wel dat er geïnvesteerd moet worden in die technologie. Bovendien hebben weinig bedrijven de knowhow in huis om een dergelijke reorganisatie door te voeren. Daardoor zijn ze min of meer verplicht een beroep te doen op externe consultants. En zulke adviseurs schrijven dure facturen.

Contra 2: kleinere bedrijven

“België is ook een typisch KMO-land,” merkt Guibert del Marmol, general manager van het adviesbureau DBAssociates België, op. “En in een klein bedrijf speelt het argument van de kostenbesparing veel minder. Voor grotere bedrijven is de investering in zo’n reorganisatie, door de schaalvoordelen, veel sneller rendabel.”

Contra 3: belabberde conjunctuur

“Ook de conjunctuur zit vandaag niet mee,” beseft Marcel Eeckhout, gedelegeerd bestuurder van Management Consultancy Services ( MCS). “In de meeste bedrijven ligt de focus nog steeds op het inkrimpen van het personeelsbestand. In zo’n context is het zuinig omspringen met ruimte meestal geen prioriteit. Bovendien willen bedrijven hun medewerkers dan ook niet te veel lastig vallen met nog meer veranderingen.”

Contra 4: verandering

En dat is wellicht de echte oorzaak van de trage acceptatie: kantoorinnovatie betekent onvermijdelijk verandering, en dat slorpt tijd en middelen op. Er dient niet alleen geïnvesteerd te worden in technologie, maar ook in changemanagement. Medewerkers moeten leren omgaan met concepten als clean desk en het papierloze kantoor, de diepgewortelde dit is mijn bureau-gedachte moet verdwijnen. Het gaat dus om mentaliteitswijzigingen en die zijn nooit eenvoudig te realiseren.

Laurenz Verledens

Als u door het invoeren van een concept van gedeelde werkplekken 20 % van de gehuurde ruimte kunt afpitsen, bespaart u jaarlijks ettelijke tienduizenden euro.

Ook de mobiliteitsproblematiek wordt een steeds belangrijkere bondgenoot van kantoorinnovatie.