Uw persoonlijke e-mailassistente

Droomt u ervan een eigen assistente te hebben? Dan hebben we goed nieuws voor u: er staat er eentje voor u klaar. Sandy is haar naam, en ze zorgt ervoor dat u nooit meer uw afspraken vergeet.

Alvorens u te hard van stapel begint te lopen: Sandy is een virtuele assistente. Maar wat voor een. Ze dropt op het gepaste moment ‘reminders’ in uw mailbox. Ze zoekt pijlsnel klantengegevens voor u op. Maar vooral: Sandy is gratis en neemt nooit vakantie. Om gebruik te maken van deze handige onlinedienst, dient u zich allereerst te registreren via www.iwantsandy.com. Simpelweg uw e-mailadres en een wachtwoord ingeven, en dan ontvangt u een bevestigingsmail. Daarin vindt u een persoonlijk e-mailadres terug. Naar dit adres kunt u nu bepaalde taken, afspraken of informatie sturen. Sandy stuurt u dan op het gepaste moment een herinnering, of u kunt bij haar zelf de nodige informatie opvragen. U doet er dus goed aan om dat persoonlijk e-mailadres in het adresboek van uw mailsoftware te bewaren, want u zal het in de toekomst vaak gebruiken. Ter info: via de ‘settings’pagina op de website kunt u dit mailadres wel wijzigen in een meer voor de hand liggend adres.

Wat zijn de mogelijkheden?

Wij raden u alvast aan om – voor u echt aan de slag gaat met Sandy – enkele testjes te doen. Zo maakt u kennis met de mogelijkheden van uw persoonlijke e-mail-assistente. U kunt bijvoorbeeld een mailtje sturen met als onderwerp ‘Remind me in 1 hour about sending fax to Hasselbanks’. Dat kan dus in gewone taal, maar u dient Sandy wel in het Engels aan te spreken. Op het gepaste moment ontvangt u dan een reminder voor het versturen van die bewuste fax. U ontvangt voor elke taak ook een zogenaamd ics-bestand in bijlage. Dat kunt u met een muisklik toevoegen aan uw Googleagenda.

Belangrijk is wel dat u via de ‘settings’ (‘dates & times’) eerst aangeeft hoe lang vooraf – bijvoorbeeld een kwartier – u het kattenbelletje precies wilt ontvangen in uw mailbox. Hier kunt u ook de juiste tijdzone instellen. Dat is nodig wanneer u Sandy mailtjes stuurt als ‘Remind me about lunch with Loosveld on Friday at 13 pm’. Via de ‘settings’pagina kunt u ook specificeren om hoe laat u precies een e-mail wilt ontvangen voor dagtaken zoals ‘Remind me of ordering new paper tomorrow’. Houd er wel rekening mee dat u zulke instructies in principe enkel kunt sturen vanuit uw initieel opgegeven e-mailadres. Via de ‘settings’ kunt u wel een tweede ‘verstuuradres’ instellen.

Niet alleen reminders

Sandy aanvaardt niet alleen instructies voor het versturen van reminders. U kunt haar ook specifieke informatie over bijvoorbeeld uw klanten bezorgen. Dat gebeurt door een mailtje te sturen in de stijl van: ‘Remember that Pallemans’ wife is called Jenny’. Een overzicht van alle taken en informatie die u naar Sandy heeft gestuurd, vindt u terug op uw persoonlijke webpagina: www.iwantsandy.com/list. Daar kunt u zaken sorteren, filteren, wijzigen en verwijderen. Bent u op zoek naar specifieke info, dan kunt u die opvragen via het zoekveldje op uw webpagina. Door dus bijvoorbeeld ‘Pallemans’ wife’ in te tikken. Maar dat kan ook door een mailtje naar Sandy sturen met als onderwerp ‘Look up Pallemans’ wife’. Op zoek naar nog meer mogelijkheden? Kijk dan eens op www.iwant sandy.com/help/guide#remind. (T)

Door Roel Van Espen