Case 2: Provincie Antwerpen

Met een eenvoudige klik op de muis weten de ambtenaren van de provincie Antwerpen precies hoe hun vastgoedtoestand er uitziet. Dat eenvoudige gebaar vereiste echter wel de ontwikkeling van een performant elektronisch beheersysteem.

“Nu de economie vertraagt, komen steeds meer bedrijven bij ons aankloppen met de vraag hoe ze hun vastgoedkosten kunnen beperken. Maar hoe kan die post worden gerationaliseerd als men niet precies weet wat erin zit?” vraagt Jos Duchamps, consultant bij Procos, zich terecht af. “De opstelling van een volledige inventaris van de toestand vormt een eerste, noodzakelijke stap. Een van de regelmatig terugkerende vragen van bedrijven draait dan ook rond de ontwikkeling van een performant elektronisch systeem, dat het mogelijk maakt een beeld op te hangen van de bestaande toestand en een optimaal beheer van de verdere evolutie mogelijk te maken.”

Het provinciebestuur van Antwerpen, op dat vlak een wegbereider, zag al vroeg het belang in van een doeltreffende controle van zijn vastgoedpark. Dat omvat immers – verdeeld over 124 sites – 45 kantoorgebouwen, 70 schoolgebouwen, 42.000 stuks meubilair, 33.000 stuks uitrusting en 1800 percelen. Doel van het project was om een “transparant systeem uit te bouwen, een hulpmiddel om de medewerkers van de provincie in staat te stellen de juiste beslissingen te nemen op basis van een analyse van de rapportage van de informatie,” vertelt Duchamps.

Wegens de nieuwe provinciale boekhouding, die in 2000 in Antwerpen werd ingevoerd, was het provinciebestuur verplicht om zijn patrimonium te waarderen. Het basisidee bestond erin om een inventaris van de goederen op te stellen en die vervolgens op te nemen in een beheersysteem. Het project moest eveneens de inrichting van twee helpdesks omvatten, één voor de informatica, de andere voor de faciliteiten.

Hoeveel kost een helpdesk?

Het project werd in gang gezet met diepgaande gesprekken tussen Procos en de provinciale verantwoordelijken om precieze doelstellingen te formuleren. Er mocht immers geen tijd verloren worden: binnen de tien maanden moest het systeem operationeel zijn, het personeel opgeleid en alle gegevens opgenomen in de database. Een werkgroep samengesteld uit leden van de administratie werkt nauw samen met Procos. “Een van de grootste moeilijkheden bij het opstellen van de inventaris was de grote verscheidenheid aan activa die verwerkt moesten worden,” zo vertelt Procos-adviseur Wim Van Hove. “Om dat probleem op te lossen, werd het meubilair niet afzonderlijk geïnventariseerd, maar volgens standaardgroepen. Op die manier konden bijvoorbeeld de stoelen onder één label samengebracht worden, de bureaus onder een ander, enzovoort. Volgens een identiek schema werden telkens unieke codes toegekend aan de computers, de kunstwerken en dergelijke. Dankzij die procedure kan de inventaris makkelijk geactualiseerd worden door middel van barcodes.”

Het project werd verder uitgebouwd met de inrichting van een geïnformatiseerde helpdesk. Vroeger werd die per telefoon, fax of e-mail gecontacteerd. De vragen werden toen weliswaar snel behandeld, maar de gestructureerde registratie van de gegevens en de noodzakelijke rapportering bleven beperkt. Dankzij de webinterface die door Procos ontworpen werd, kan om het even welke provinciale ambtenaar een probleem rechtstreeks melden aan het systeem. De medewerkers van de helpdesk centraliseren de aanvragen en nemen de vragen en antwoorden nauwkeurig op in het systeem, waarin bovendien heel wat meer informatie aanwezig is betreffende het probleem en het gebruikte materieel. “Die helpdesk centraliseert enkel de problemen die betrekking hebben op de informatica,” beklemtoont Duchamps. “Een tweede helpdesk centraliseert alle vragen in verband met gebouwen en technische installaties. Een team van ingenieurs zorgt ervoor, dankzij een webinterface die wij ontwikkeld hebben, dat op elke vraag een correct en snel antwoord gegeven wordt.” In dat verband werden verscheidene ambtenaren opgeleid voor het programma Archibus/FM.

Het succes van de helpdesk leidt bovendien tot een optimale rapportering. De provincie krijgt op die manier een klare kijk op haar kosten, die ze dan ook beter onder controle kan houden. Een tweede voordeel van het systeem schuilt in de betere planning van de uitgaven, maar ook in het organiseren van preventief onderhoud, wat tot aanzienlijke besparingen leidt.

V.P.

De ene helpdesk centraliseert alle computerproblemen, een tweede helpdesk centraliseert alle vragen in verband met gebouwen en technische installaties.