25% Belgische bestuurders administratief niet in orde

U nam onlangs ontslag uit een raad van bestuur, zegt u? Bent u daar wel zeker van? Een onderzoek van Trends toont aan dat de informatie over bestuursmandaten bulkt van de fouten. En dat kan u, en vooral uw portemonnee, heel zuur opbreken.

“Hallo, meneer Herman Daems, hoe gaat het bij Glaverbel?” De voorzitter van de Investeringsmaatschappij Vlaanderen ( Gimv) valt uit de lucht. “Vreemde vraag, want al meer dan twee jaar ben ik geen onafhankelijk bestuurder meer bij Glaverbel. Vraag het daar maar na, mijn ontslag is er door de algemene vergadering goedgekeurd.”

Correct, maar het ontslag werd niet gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad. En daar wringt het schoentje: de juridische aansprakelijkheid van een bestuurder blijft van kracht zolang hij niet in het Staatsblad is afgemeld.

Uit onderzoek van Trends blijkt dat één vierde van de handelsrapporten van commercieel-financiële databanken ( Graydon, Bel-First, Infobase, Euro DB, Dun & Bradstreet, Vicindo) foute informatie bevat over welke mandaten Belgen uitvoeren. “De resultaten verwonderen mij niet,” geeft Paul Huberlant, verkoopmanager bij dataleverancier Euro DB, toe. “De bestuurders en hun bedrijven zijn te laks in het doorgeven van informatie en de controle vanuit de overheid is bijna onbestaande.” Het onderzoek ging ook na bij welke schakel het verkeerd liep. En wat blijkt? De bedrijven noch de commerciële databanken gaan vrijuit (zie kader: Waar loopt het fout?).

Duizenden potentiële slachtoffers

Dataleveranciers halen hun manna uit het Belgisch Staatsblad. Bedrijven zijn wettelijk verplicht om elke benoeming of ontslag van een bestuurder te melden aan de rechtbank van koophandel. De rechtbank moet er dan weer voor zorgen dat die informatie tijdig en correct in de bijlagen van het Staatsblad verschijnt. Uitzonderingen bestaan er nauwelijks. Een collectief ontslag van de bestuursraad is er één. Ook wanneer een bestuurder zijn vooraf strikt gedefinieerde termijn (een bestuursmandaat van bepaalde duur dus) ziet aflopen, moet er geen actie ondernomen worden, op voorwaarde dat een andere bestuurder zijn plaats inneemt. Maar het overlijden van een bestuurslid, bijvoorbeeld, kwijt een bedrijf dan weer niet van de verplichting om de rechtbank in te lichten.

“Ettelijke duizenden bestuurders bevinden zich in een grijze zone. De bestuurders blijven na de traditionele eerste zes jaren van hun mandaat zetelen, maar hun herbenoeming wordt niet of met een fameuze vertraging gepubliceerd,” weet Huberlant. Die – op het eerste gezicht misschien kleine – vergetelheid kan grote juridische gevolgen hebben op twee vlakken: de wettelijkheid van de acties die bestuursleden ondernemen, en hun bestuurdersaansprakelijkheid.

Kan een bestuurder die niet correct is ingeschreven, wél wettelijke handelingen doen? Een rechter durft daarvoor wel eens een oogje dicht te knijpen. In geval van betwisting zal hij veeleer kijken naar de realiteit dan naar wat op papier staat opgegeven. Slechts zelden zullen de beslissingen die een bestuurslid heeft genomen, geschorst worden.

Ontslag niet netjes ingediend? Betalen!

Minder toegeeflijk is de rechtspraak voor bestuurders waarvan het ontslag niet in het Staatsblad is verschenen. “Is het ontslag niet verschenen, dan blijft de bestuurder aansprakelijk,” beklemtoont advocaat Jozef Lievens ( Eubelius). “Al in 1936 werd daar een eerste keer door een rechter op gewezen.” Lievens herinnert zich een vonnis uit 1992 dat draaide rond een bestuurder die schriftelijk zijn ontslag aan de raad van bestuur had bekendgemaakt en zelf meermaals had aangedrongen op een publicatie in het Staatsblad. De publicatie was nooit verschenen en jammer genoeg ging het bedrijf failliet. De (ex)-bestuurder werd meegesleurd in de solidaire aansprakelijkheid die er voor een raad van bestuur geldt en mocht zijn portemonnee bovenhalen.

Volgens de verzekeringssector is het aantal schadeclaims tegen bestuurders in de jongste vijf jaar vertienvoudigd. Sinds oktober 2002 is het zeker belangrijk om wettelijk in orde te zijn (zie kader: Hoe kunt u schadeclaims vermijden?). De corporate governance-wet die sinds twee jaar van kracht is, heeft de bestuurdersaansprakelijkheid immers fel uitgebreid. Vroeger mocht alleen de curator in geval van faillissement een bestuurder dagvaarden; nu geeft de wet die mogelijkheid aan elke schuldeiser van het bedrijf. Ook het begrip ‘grove fout’ werd flink uitgerekt. Alles wijst erop dat bestuurders maar beter goed op de hoogte zijn van hun juridisch statuut. Advocaten menen dat bestuurders hun eigen bedrijf desnoods maar moeten dagvaarden voor de rechtbank om het te dwingen tot publicatie over te gaan, eventueel met oplegging van een dwangsom.

Strengere controles

“De overheid moet de controles verscherpen,” klinkt het in koor bij de commerciële databaken en de inspectiediensten. Anders gezegd: de overheid moet de procedure zo aanpassen dat niet alleen het bedrijf maar ook de bestuurder in kwestie zijn ontslag kan rapporteren. Volgens advocaat Lievens worden er in de praktijk steeds meer stappen in die richting gezet. Ook het Instituut voor Bestuurders opteert voor de individuele responsabilisering. “Zoiets moet je niet gaan afwentelen op de overheid,” zegt voorzitter Lutgart Van den Berghe. “Er moet een mentaliteit komen waarbij elke bestuurder zijn verantwoordelijkheid opneemt en de status van zijn eigen mandaten opvolgt.”

De Federatie van Kamers van Koophandel geeft alvast het goede voorbeeld en zit momenteel samen met Euro DB aan tafel om de problemen op te lossen. Paul Huberlant: “Het is de bedoeling om het verleden met een eenmalige schoonmaakoperatie te regulariseren en een efficiënte informatisering uit te dokteren om in de toekomst foutloos te werken.”

Maar misschien lossen de problemen zich wel vanzelf op met de komst van de Kruispuntbank voor Ondernemingen ( KBO). De KBO bundelt alle bedrijfsinformatie en zou dus sneller fouten moeten kunnen traceren en corrigeren. “Integendeel,” countert Huberlant. “De KBO dreigt een bijkomend probleem te worden. Momenteel doet ze niet meer dan gegevensverzameling, zonder bijkomende uniformisering. Dat accentueert de verschillen alleen maar in plaats van ze op te lossen.” Advocaten klagen over de ontoegankelijkheid van de KBO en het vacuüm dat er is gecreëerd sinds het opdoeken van het handelsregister. Ook bij de Economische Inspectie moeten ze erkennen dat de KBO nog niet op punt staat en dat een gebrek aan middelen een optimale controle niet toelaat.

Wat met de handelsinformatiebedrijven?

De problematiek over de correcte aangiftes van ontslagen en benoemingen maakt het leven van een handelsinformatiebedrijf er natuurlijk niet makkelijker op. Maar hebben zij geen andere hulpmiddeltjes om hun informatie te corrigeren? Jaarrekeningen, bijvoorbeeld? Want het blijft een bizarre vaststelling dat de ene databank 23 bestuurders op de loonlijst van Cera Holding zet, een andere 48, terwijl het er in werkelijkheid 20 zijn, via een beheersmaatschappij dan nog wel. “Jaarrekeningen hebben een jaar vertraging, waardoor de informatie niet voldoende actueel is,” schermen de databanken. “Bovendien hebben ze geen juridische waarde.”

“Onjuist,” repliceert zakenadvocaat Lievens. “De vennootschapswet verplicht bedrijven om hun jaarrekening correct te rapporteren, met een administratieve geldboete van 200 euro per maand vertraging.” In de praktijk is het wel zo dat de controle op die verplichting uitermate laks is, wat het krediet van de jaarrekening keldert. Navraag bij de Economische Inspectie leert dat er welgeteld één persoon verantwoordelijk is voor het opvolgen van foute jaarrekeningdossiers. Ook bij het ministerie van Justitie is geen dienst aanwezig die de problematiek kan opvolgen.

Een opluchting is wel dat veel dataleveranciers geregeld de krant lezen. “We kijken inderdaad de overlijdensberichten in de krant na om overleden bestuurders te traceren,” zegt Steven Duyck, verantwoordelijke Info-Base Vlaanderen. “De berichten hebben weliswaar geen juridische waarde, maar zo vermijden we toch gênante situaties.”

Xavier Carbonez , An Goovaerts

Volgens de verzekeringssector vertienvoudigde het aantal schadeclaims tegen bestuurders in de jongste vijf jaar.

Bestuurders moeten hun eigen bedrijf desnoods dagvaarden.