Hou de tijd in de gaten

In het bedrijfsleven wordtde term timemanagement vaak in de mond genomen. Welke tools helpen u om op een efficiënte manier om te gaan met tijd?

Een handige onlinedienst voor een goed timemanagement is Tempo (www.keeptempo.com). Hier krijgt u een persoonlijke webpagina toegewezen. Daar kunt u ingeven hoeveel tijd u gespendeerd heeft aan bijvoorbeeld een bepaalde klant of aan een specifiek project. Tempo laat u met zogenaamde ‘tags’ werken, zoals ‘telefonische support’, ‘opmaak offerte’, ‘klant Peeters’, enzovoort. Daardoor kunt u later gemakkelijk gedetailleerde analyses van de gepresteerde tijd opvragen. Zo kunt u dus bijvoorbeeld nagaan hoeveel tijd u in totaal gespendeerd heeft aan klant Peeters of alleen aan de telefonische ondersteuning die hem de afgelopen maanden gegeven werd. Al gebeurt dat niet altijd vlekkeloos. Soms vonden wij bepaalde tags niet meteen terug. Even klikken op een andere tag toverde de volledige lijst echter weer tevoorschijn.

Tempo kost vijf tot 49 dollar dollar per maand, afhankelijk van de mogelijkheden. U kunt elke formule wel gratis uitproberen gedurende een maand. Er is ook een gratis versie beschikbaar, maar die is te beperkt wat betreft het maximum aantal projecten en klanten. Handig is wel dat elke formule exporteermogelijkheden naar Excel en pdf heeft.

Facturen opmaken

Factureert u op basis van de tijd die u aan uw klanten spendeert? Overweeg dan FreshBooks (www.freshbooks.com). Hier krijgt u ook een eigen, beveiligde webpagina. Daar kunt u de gegevens van uw klanten en uw medewerkers ingeven en vervolgens bijhouden hoeveel tijd er door wie gepresteerd wordt voor of aan een specifieke klant. Er kan onmiddellijk een factuur opgemaakt worden die u kunt afdrukken of rechtstreeks vanuit de applicatie e-mailen. U kunt uw klanten zelfs meteen laten betalen via PayPal. FreshBooks is alleen gratis voor het beheer van drie klanten. En met deze formule heeft slechts één persoon toegang tot de module. Voor meer mogelijkheden variëren de prijzen tussen 14 en 149 dollar per maand. Voor bijvoorbeeld het beheer van honderd klanten door twee personen betaalt u maandelijks 27 dollar. Ter info: FreshBooks laat toe om uw facturen te personaliseren door onder andere uw bedrijfslogo te integreren.

Overweeg ook Timesheets Lite Free (www.timesheetsmts.com/freesoft-ware.htm). Dit stukje software houdt op een erg eenvoudige manier bij hoeveel tijd u besteedt aan bepaalde klanten. Alles kan geëxporteerd worden naar Excel, zodat u van daaruit kunt factureren. Timesheets Lite Free is gratis en de belangrijkste beperking ten opzichte van de betalende versie (bijna 25 euro) is dat er slechts één persoon tegelijk met de databank van het programma verbonden kan zijn. Dat hoeft in een bescheiden kmo echter geen belemmering te zijn. Deze tool kan trouwens zonder problemen op meerdere pc’s geïnstalleerd en gebruikt worden. Maar dus niet door meerdere personen tegelijk. (T)

Door Roel Van Espen