E-mail temmen

Zuinige gebruikers zullen er niet van wakker liggen, maar eenmaal u de smaak te pakken heeft, wordt het een noodzaak : een gesofisticeerde e-mailtoepassing.

Net nu u dacht dat de kust veilig was on line, duikt daar het verschikkelijke e-mailmonster op. Als een reuzenpijlinktvis, met myriaden agressieve armen, kan het miljoenen reclamepostberichten bussen in één dag. Uit honger of pure moordlust, kan het bijlagen verscheuren of boodschappen met kop en staart verslinden zonder één ogenblik te verpinken. En u dacht dat uw postbode een probleem was ?

Gelukkig kan u, net zoals met gewone brieven, een paar dingen doen om uw e-mailsysteem te verbeteren en dat beest uit cyberspace te temmen.

HOU DE KOOI PROPER.

Voor u de deur uitgaat om nieuwe software te kopen, bekijk eerst of u uw e-mailgewoontes niet kan veranderen. Leer bijvoorbeeld uw postvak “in” als een elektronische “te doen”-lijst te beschouwen. U kan snel reageren op ontvangen berichten. Of u kan ze snel overlopen en ordenen in onderwerp- of actiegerichte mappen voor latere behandeling. Dat houdt het aantal berichten in uw in-vak klein en beheersbaar. “Orde is een groot probleem,” bekent directeur Peter Sterck van het Leuvense PS-Testware. “Wij zijn aan het uitkijken om daar wat aan te doen.” Zijn bedrijfje gebruikt CompuServe als e-mailsysteem en Compuserves twee jaar oude interface kent niet de automatiseringshulpjes die vandaag in populaire e-mailpakketten zoals Microsoft Exchange, Lotus cc : Mail of Eudora van Qualcomm zitten. Dat soort filters helpt uw boodschappen automatisch te sorteren in de gepaste mappen, op basis van de inhoud van de boodschap of de identiteit van de afzender.

Als u bijvoorbeeld massa’s post krijgt van uw baas, kan u een map creëren met als naam baas, waar die boodschappen automatisch samenkomen. Sommige programma’s, zoals het gratis, maar opmerkelijk volledige Pegasus Mail, geven aan hoeveel ongelezen berichten er in elke map zitten. De ongelezen berichten zelf kan u in alle programma’s via kleur of vetjes markeren, eventueel met indicatie van prioriteit.

Sommige e-mailpakketten, of opties daarbij, laten zelfs toe om e-mail automatisch naar iemand anders door te sturen. Zeer handig in een baas-assistent(e) configuratie of voor mensen die vaak op reis zijn.

Wees wel voorzichtig met automatische antwoorden op e-mail, die onverwachte gevolgen kunnen hebben. Probeer in elk geval eerst een testboodschap naar uzelf te sturen, zodat u kan zien hoe het automatische antwoord eruitziet.

TRAIN DAT BEEST.

Hoewel het Internet voor een grotere uniformiteit heeft gezorgd, blijft het uitkijken voor incompatibele formaten. Veel e-mailsystemen kunnen slecht of helemaal niet met bijlagen overweg. U kan best eerst nagaan of uw correspondent dergelijke bijlagen kan ontvangen en lezen. Vraag hem meteen of hij ook grote bestanden kan ontvangen. E-mailgebruikers met trage modems stellen het helemaal niet op prijs als ze nagelbijtend moeten wachten tot de lijn vrij is.

Een prima idee is om alle post op één machine te houden, bijvoorbeeld op een draagbare pc die u naar huis of op verplaatsing meeneemt. U moet hem dan wel in al die omgevingen weten op te stellen. Lukt dat niet, bekijk dan hoe u uw post op één systeem kan bewaren, ook al zal u dan sommige berichten naar andere systemen moeten kopiëren.

Als u om historische of andere redenen verschillende e-mailadressen heeft, koopt u best een pakket dat e-mail uit verschillende bronnen kan verzamelen, zoals Focalpoint van Global Village, E-Mail Connection van ConnectSoft (beide voor Windows) of Emailer van Claris (voor Macintosh). Maar als u verschillende adressen heeft, vertel dan uw correspondenten welke u het vaakst gebruikt. En als u een nieuwe correspondent die mogelijk verschillende adressen heeft, bel hem dan liever eerst op.

Hoofdzaak is eigenlijk : eenvoud. Als u verschillende e-mailsystemen in één bedrijf heeft, probeer dan het aantal te reduceren. Hou de optie om (dure en moeilijk te onderhouden) gateways tussen de systemen te plaatsen als allerlaatste toevluchtsoord. Ten slotte is het een beproefd recept om verschrikkelijke e-mailmonsters te temmen door er een paar armen af te slaan.

Forbes

PETER STERCK (PS-TESTWARE) Het e-mailprogramma van CompuServe is te beperkt.

MICROSOFT EXCHANGE CLIENT (WINDOWS 95) Gebrek aan filters maakt al snel een slagveld van het postvak in.