OPGEPAST MET DIE BESTANDEN !

Plichten voor het bedrijf

De wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens streeft ernaar het recht op privacy te beschermen van de natuurlijke personen die in bestanden zijn opgenomen.

Een principieel recht op verzet tegen opname in een bestand voorziet de wet niet. Bedrijven, overheidsinstellingen… mogen dus bestanden met persoonsgegevens aanleggen, maar onder strikte voorwaarden èn onder de kontrole van de kommissie voor de Bescherming van de Persoonlijke Levenssfeer en de Rechtbanken.

Toepassingsgebied.

Zowel manuele bestanden als geautomatizeerde verwerkingen moeten conform zijn aan de privacywet. Een manueel bestand is een geheel van persoonsgegevens “samengesteld en bewaard op een logisch gestruktureerde wijze met het oog op een systematische raadpleging ervan” op een niet-geautomatizeerde drager. Denken we maar aan de kaartenbak van de gebruikers van een biblioteek. Een geautomatizeerde verwerking wordt dan weer gedefinieerd als elk geheel van bewerkingen van persoonsgegevens (registratie, bewaring, wijziging, uitwissing, raadpleging), geheel of gedeeltelijk langs geautomatizeerde weg. De notie logische struktuur is hier niet aan de orde omdat wie beschikt over een database, door het schrijven van een programma, onmiddellijk een systematische raadpleging kan bekomen. Zelfs geautomatizeerde verwerkingen die buiten België plaatsvinden, vallen onder toepassing van de wet wanneer ze rechtstreeks vanuit België kunnen worden geraadpleegd.

Finaliteitsbeginsel.

Persoonsgegevens mogen alleen verwerkt worden voor wettige en duidelijk omschreven doeleinden. De bestaansreden van een bestand mag dus zeker niet strijdig zijn met de openbare orde en de goede zeden. Voorts moet de finaliteit van een bestand voldoende precies afgebakend zijn : de kommissie aanvaardt niet dat er slechts één mega-finaliteit voor een (groot) bedrijf wordt aangegeven. Een bank mag bijvoorbeeld niet het personeelsbeheer, het beheer van de zichtrekeningen, de kredietverlening enzovoort onder dezelfde noemer onderbrengen. Eenmaal de finaliteit gedefinieerd, moet erop gelet worden dat alle gegevens die ten aanzien van die finaliteit niet ter zake dienend of overmatig zijn, verwijderd worden.

Zo zal het registreren van de nummerplaat toegelaten zijn in het kader van het beheer van autoverzekeringen, maar niet bij het beheer van de zichtrekeningen door een bank.

INLICHTINGEN.

Wanneer bij een persoon in België persoonsgegevens verzameld worden met het oog op de verwerking ervan, moet deze persoon ingelicht worden over de houder van het bestand, de finaliteit van de verwerking, de mogelijkheid om meer inlichtingen te bekomen bij de kommissie, het inzagerecht en het recht op verbetering. Deze inlichtingen mogen schriftelijk of mondeling verstrekt worden. Invulformulieren bijvoorbeeld moeten voortaan voorzien worden van deze informatie. Ook wanneer iemand indirekt in een verwerking terechtkomt (dit wil zeggen niet naar aanleiding van het verzamelen van persoonsgegevens bij de betrokkene zelf), moet de houder van het bestand de betrokkene inlichten. Een handelaar die naam en adres van het personeel van een school in zijn prospektiebestand inbrengt, moet die personen daarvan onmiddellijk op de hoogte brengen. Deze verplichting vervalt wanneer er een kontraktuele relatie bestaat tussen de houder van het bestand en de betrokken persoon (bijvoorbeeld een verzekeringskontrakt of een hypotecaire lening) of een relatie geregeld door een wet (de relatie tussen het slachtoffer van een arbeidsongeval en de arbeidsongevallenverzekeraar is geregeld door de Arbeidsongevallenwet van 10 april 1971).

De bedoeling van deze informatie is de betrokkene de mogelijkheid te geven, kennis te krijgen van de gegevens die hem betreffen in een bepaald bestand. Daartoe richt hij een gedagtekend en ondertekend verzoek tot de houder van het bestand. Deze moet de gegevens ten laatste 45 dagen na ontvangst van het verzoek meedelen. Aangenomen wordt dat zowel de objektieve gegevens (naam, adres, geboorteplaats en -datum, gezinstoestand…) als de subjektieve gegevens (appreciaties, ratings…) moeten worden meegedeeld. Medische gegevens mogen enkel aan de betrokken persoon ter kennis worden gebracht via zijn geneesheer. Desgevallend kan de betrokkene zijn recht van verbetering uitoefenen : zo zullen gegevens waarvan de verwerking niet strookt met de finaliteit, of waarvan de verwerking principieel verboden is (gevoelige, medische en gerechtelijke gegevens) geschrapt moeten worden.

Aangifteplicht.

Vooraleer met een geautomatizeerde verwerking te beginnen, dient men daarvan aangifte te doen bij de kommissie. Manuele bestanden ontsnappen aan deze verplichting. De aangifte kan gebeuren aan de hand van typeformulieren of diskettes (gratis te verkrijgen bij de kommissie) en geeft aanleiding tot het betalen van een bijdrage. Ook de geautomatizeerde verwerkingen die reeds bestonden vóór de wet in werking trad, zullen moeten aangegeven worden (uiterste datum 31 mei 1996). De minister van Justitie heeft een aantal wijzigingen aangekondigd in verband met de aangifteprocedure. Wachten op het wijzigingsbesluit vooraleer de aangiften effektief te versturen, is dus raadzaam.

De houder van een bestand moet ervoor zorgen dat het bestand regelmatig wordt bijgewerkt. Hij moet eveneens zijn personeel op de hoogte brengen van de inhoud van de wet. Elk dokument dat gecreëerd wordt door een bepaalde geautomatizeerde verwerking, moet het nummer dragen dat de kommissie aan die verwerking heeft toegekend.

Besluit.

De privacywet legt aan de bedrijven met bestanden heel wat (administratieve) verplichtingen op. Of het individu daardoor zijn persoonlijke levenssfeer beter beschermd ziet, blijft een open vraag. De vaststelling dat de twee belangrijkste gerechtelijke procedures waarbij het niet-naleven van de wet van 8 december 1992 werd gepleit, ingeleid werden door respektievelijk een beroepsvereniging en het Centraal Bureau voor Hypotecair Krediet en niet door privé-personen, is hierbij signifikant.

JEAN-PAUL TIMMERMANS EN PHILIPPE ODENT

Jean-Paul Timmermans en Philippe Odent zijn juridische raadgevers bij Price Waterhouse.