‘Een debriefing is nauwelijks nodig’

Het gesprek met Pieter Bedert, manager IS Transformation & Technology bij de verzekeraar AG Insurance, en zijn mentor, de Brusselse minister van Begroting en Financiën Guy Vanhengel (Open Vld), vond plaats vlak na de terreuraanslagen in Parijs. “Ik kijk altijd met enige bevreemding toe hoe plots een wirwar van communicatie kan ontstaan”, zegt de minister over zulke crisissituaties. “Je wordt aangesproken om je mening te geven, maar op die momenten draait het erom dat je de politie en het gerecht zo goed mogelijk ondersteunt, zodat die hun werk kunnen doen. De communicatie naar de bevolking gebeurt het liefst door wie ervoor bevoegd is, zoals Binnenlandse Zaken en Justitie. Het is voor de publieke opinie alleen maar verstorend als we allemaal tegelijk beginnen te kwetteren.”

Pieter Bedert heeft tijdens zijn gesprekken met de minister dat fijne raderwerk van politieke communicatie van nabij kunnen bestuderen. “Guy heeft uitgelegd hoe hij zeer kort communiceert vanuit de regering naar zijn kabinet.” Tijdens een regeringsvergadering tikt de Brusselse minister op het onlineplatform OneNote punt per punt in wat de beslissingen en de aandachtspunten zijn. Zo kan hij onmiddellijk in dialoog treden met zijn ploeg.” Terwijl de vergadering nog aan de gang is, kunnen zij al beginnen met opzoekingen en voorbereidingen. Een debriefing achteraf is nauwelijks nodig. “Ik doe nu net hetzelfde op vergaderingen met het managementteam van ons departement, ” zegt Bedert, die voortdurend op zoek is naar nieuwe ideeën voor softwareproducten.

De berichtendienst Whatsapp, waarmee groepen mensen via hun smartphone kunnen chatten, speelt een belangrijke rol in de communicatie van de partij van Vanhengel. “Whatsapp is voor Open Vld een intern communicatiesysteem waarmee we elkaar heel snel en gebald informeren”, zegt de minister. “Zo proberen we onder het voorzitterschap van Gwendolyn Rutten een lijn aan te houden over de manier waarop onze partij zich positioneert tegenover nieuwsfeiten.” Ook dat nam Pieter Bedert over, die apps uitwisselde met Vanhengel. “Whatsapp is heel interessant, omdat je mailverkeer er niet door verwatert. Ik heb mijn medewerkers nu ook gezegd wat ze mogen verwachten als ze me mailen. Ik kan niet alle mails die ik krijg meteen beantwoorden.”

Het softwareproduct van de afdeling van Pieter Bedert verschilt sterk van dat van het kabinet. In een bedrijf is een medewerker een radertje in een geheel, maar in een kabinet draait alles rond de minister. “Wij hebben een mandaat, en om dat uit te oefenen krijgen wij hulp. Dat creeert een specifieke relatie tussen de werkgever en de werknemer”, legt Guy Vanhengel uit.

“De output van het kabinet wordt verpersoonlijkt door Guy”, zegt Bedert. “Als iemand iets naar voren brengt, moet Guy honderd procent garantie hebben dat het juist is, want hij gebruikt die inhoud als argument in discussies. In mijn afdeling draait het niet om mij, maar om de software die we maken. Daardoor besteed ik minder tijd aan de vorm. Guy kijkt niet alleen naar de inhoud, hij stuurt ook de vorm. Ik kan mijn mensen daardoor meer tijd en ruimte bieden.”

“Pieter maakt een echt product”, pikt Guy Vanhengel in. “Maar bij ons gaat het om ideeën, en dat zijn immateriële producten. De communicatie eromheen is duizend keer belangrijker, omdat de waarde van zo’n product grotendeels wordt bepaald door de manier waarop erover wordt gecommuniceerd.”

Young Leaders/Inspiring Mentors is een traject van de leiderschapsorganisatie Lead-In, dat een ervaren leider koppelt aan een jonge wolf. Elke week verklapt een van de 15 duo’s wat ze hebben geleerd.

Geïnteresseerd? Schrijf u dan in voor de volgende cyclus via info@lead-in.eu.

Benny Debruyne, fotografie Debby Termonia