De juiste tools verlichten het werk

Softwaretools helpen kmo’s om sterk te presteren. Het maakt niet uit of ze een, vijf of vijftig medewerkers tellen.

Bij de vraag welk bedrijfsdomein prioriteit moet krijgen bij de informatisering, denk je niet meteen aan de boekhouding. Ten onrechte. “Ik verbaas er mij nog altijd over hoeveel tijd je kan uitsparen als je een boekhoudprogramma ten volle benut: cash management, automatisering van bankgegevens enzovoort”, zegt François Bryssinck, gedelegeerd bestuurder van het softwarebedrijf MegaByte.

“Een boekhoudprogramma is een elementair bedrijfsinstrument. Je mag nog zo goed verkopen en geld verdienen, als je boekhouding niet goed zit, raak je in de penarie.”

Als er één medewerker is die de nodige softwareondersteuning moet krijgen, is het de boekhouder. Zowel de medewerker die elke dag de inkomsten en uitgaven opvolgt in afwachting van het bezoek van de accountant als de financieel directeur die beursverrichtingen doet, heeft er baat bij.

Kleine bedrijven kiezen best voor eenvoudige software, met een functie om belangrijke vervaldata in herinnering te brengen en met modules die het werk zo veel mogelijk automatiseren, bijvoorbeeld bankafschriften importeren om te controleren of de bedragen overeenstemmen met wat er is ingeboekt. Je moet wel opletten dat je geen modules koopt die je niet nodig hebt.

Beter samenwerken

Informatica verlicht het dagelijkse werk en helpt de medewerkers beter samen te werken. Zo maakt een degelijk e-mailprogramma met een kalender en een nauwkeurig bijgehouden gezamenlijke agenda het eenvoudig om het werk te coördineren. Werk je in een volledige Microsoft-omgeving, dan is Outlook met zijn mogelijkheid om contacten te beheren en afspraken te maken al reden genoeg om te investeren in het kantoorpakket Microsoft Office. Reken alleen nog even na wat het goedkoopst uitkomt: een Office 365-jaarabonnement voor 99 euro of een onbeperkte Office-licentie voor 269 euro.

Ondernemers die in meerdere omgevingen actief zijn, kiezen het best voor een flexibele oplossing als Google Apps for business, vanaf 42 euro per maand en per werkplek. Vrezen voor een haperende verbinding hoeft niet, want de Google-producten kan je zowel online als offline gebruiken. Gratis toepassingen worden nog te vaak ingezet voor professioneel gebruik terwijl het altijd kan gebeuren dat ze tijdelijk onbeschikbaar zijn.

Dropbox

Ook aanbiedingen van gratis cloudopslag- en synchronisatiediensten als Dropbox lijken misschien nuttig om de samenwerking tussen medewerkers te bevorderen. Zo kunnen ze documenten delen, waar ze zich ook bevinden. Gratis diensten lijken voordeliger, maar de beperkte opslagruimte en het gebrek aan veiligheid en functionaliteit maken ze ongeschikt voor professioneel gebruik.

Dropbox lanceerde intussen ook een specifiek aanbod voor bedrijven, Dropbox for Business. De eerste tests zijn veelbelovend, al is het nog wat vroeg om een objectief oordeel te vellen. Het is wel jammer dat het niet lukt om een volledig dossier opnieuw samen te stellen, zelfs als je elk bestand bewaard hebt. Een ander minpunt is dat sommige dossiers geen schrijfbeveiliging hebben.

Bryssinck beveelt eerder Sharepoint van Microsoft aan. “Kmo’s kunnen daar interessante dingen mee doen. Documenten digitaliseren en indexeren bijvoorbeeld, dat verhoogt de productiviteit en je verliest geen tijd meer met het zoeken naar documenten. Sommige van onze klanten gebruiken Sharepoint voor projectbeheer en onderlinge samenwerking. Het is helemaal geen duur product en je weet vrij precies wat het kost. “Reken toch op 70 tot 80 euro per gebruiker plus de prijs van de serverlicentie, afhankelijk van de versie die je verkiest.”

Over het gebruik van instant messaging of VoIP als professionele communicatietool is Bryssinck minder te spreken. “Ik denk dat het afhangt van het soort werk. Voor wie geconcentreerd moet werken, is een chatfunctie vooral storend. Voor een hotline of om met een buitendienstmedewerker te communiceren, kan het wel een goede oplossing zijn.”

Openheid naar klanten

Samenwerken is niet alleen een interne aangelegenheid. Speel open kaart, benadrukt Bryssinck de troeven van commerciële software die openheid naar de klant toelaat. “Het is een nieuwe trend om klanten toegang te geven tot bepaalde gegevens zodat ze bijvoorbeeld hun bestelling kunnen opvolgen of een prijslijst kunnen raadplegen. Het voordeel daarvan is dat ze de medewerkers niet hoeven te bellen of dat de vertegenwoordiger niet moet langsgaan met een prijslijst. Het is voor iedereen interessanter als de klant rechtstreeks toegang heeft tot die informatie.”

Een goed softwareprogramma registreert elke handeling, bijvoorbeeld de aanpassing van een tarief, verzending van een bestelling, opsturen van een factuur, automatisch in de juiste databank. Zo krijgt de klant op een moment dat het hem uitkomt informatie over alles wat hem aanbelangt en zijn de verkopers zeker dat ze altijd over de laatste versie van de bedrijfscatalogus beschikken.

De productiviteit van de onderneming kan voorts verhoogd worden met kleine hulpprogramma’s die autonoom draaien of geïntegreerd zijn in andere software. Denk bijvoorbeeld aan toepassingen om de vakantieregelingen te automatiseren of om de jaarlijkse functioneringsgesprekken voor te bereiden en op te volgen. Maar je moet het wel verstandig aanpakken. Bryssing ziet twee mogelijke valkuilen: “Te ingewikkelde programma’s installeren, waar niemand uiteindelijk nog wijs uit raakt. En koppig 100 procent efficiëntie nastreven, ook al spendeer je tien keer meer tijd en middelen aan de laatste 5 procent dan aan de eerder bereikte 95 procent. Ook bij informatica geldt: je moet de zaken niet op de spits drijven.”

BENOIT DUPONT EN STÉPHANIE CHAPTAL