Telewerken in het buitenland: wat zijn de spelregels?

Met de hoge energieprijzen en de winter voor de deur vragen sommige werknemers zich af of ze de komende maanden vanuit meer zonnige oorden kunnen telewerken. Trends zocht uit in welke mate ze het aangename aan het nuttige kunnen koppelen.

De forse energieprijzen laten niemand onberoerd. Werknemers die sinds corona de smaak van het thuiswerken te pakken hadden, trekken nu weer vaker naar kantoor om kosten te besparen. Maar het hr-dienstenbedrijf Acerta wordt de jongste tijd ook steeds vaker gecontacteerd door werkgevers met de vraag of hun personeel voor een langere periode in het buitenland mag werken. Frédéric Hespel, expert internationale tewerkstelling bij Acerta Consult, beantwoordt daarover zeven concrete vragen.

1 Mag een werknemer van een Belgisch bedrijf zomaar overwinteren in een warm land?

FRÉDÉRIC HESPEL. “Dat mag niet zomaar. De werknemer dient de regels over structureel telewerk te respecteren. Er moet een schriftelijk akkoord zijn met de werkgever over de precieze modaliteiten: waar, wanneer, hoelang, enzovoort. En zodra de Europese TPWC-richtlijn (over transparante en voorspelbare arbeidsvoorwaarden, nvdr) is omgezet in een Belgische wet, zal de werkgever bij detachering ook informatie moeten bezorgen over de dwingende bepalingen van het buitenlandse recht.

“Gaat de werkgever akkoord met de tijdelijke uitvoering van de arbeidsovereenkomst in een ander land, dan moeten de administratieve formaliteiten in orde gebracht worden. De werkgever moet een detacheringsattest A1 aanvragen bij de Rijksdienst voor de Sociale Zekerheid, en hij dient na te gaan of een lokale detacheringsmelding vereist is. Hij moet ook controleren of er dwingende bepalingen van het buitenlands recht van toepassing zijn die voorrang hebben op het Belgische arbeidsrecht. In Zwitserland geldt bijvoorbeeld een hoger minimumloon, in Frankrijk een lagere wekelijkse arbeidsduur.”

2 Moeten de werknemer en zijn werkgever rekening houden met een tijdslimiet?

HESPEL. “Wanneer we praten over ‘overwinteren’, gaan we ervan uit dat de periode van structureel telewerk in het buitenland beperkt blijft tot vier à vijf maanden. In zulke gevallen blijft de Belgische werknemer in principe onderworpen aan de Belgische sociale zekerheid en belastingen, ook al werkt hij in een ander land.

“Langere telewerkperiodes in het buitenland zijn ook mogelijk, maar dan zal de werknemer daar wel belastingen moeten betalen. Dat is zo als hij in totaal meer dan 183 dagen in een periode van twaalf aaneensluitende maanden in dat land verblijft. Dat heeft uiteraard een impact op de payrollverplichtingen van de werkgever in België, maar mogelijk ook in het buitenland.”

3 Gelden er andere regels naargelang het land waar de werknemer vertoeft?

HESPEL. “In de Europese Economische Ruimte (die bevat alle EU-landen plus Liechtenstein, Noorwegen en IJsland, nvdr) en Zwitserland lopen de principes voor detachering redelijk gelijk. Dat hebben we te danken aan de uniforme Europese regelgeving. Natuurlijk behouden alle lidstaten hun autonomie voor arbeidsrecht, en daarmee moet de Belgische werkgever rekening houden.

“Buiten de EER zijn er slechts een handvol landen waarmee akkoorden over de sociale zekerheid gemaakt werden. Als er in een land zonder socialezekerheidsverdrag met België getelewerkt wordt, dan kan dat aanleiding geven tot een dubbele onderwerping aan sociale bijdragen – dus zowel in België als in het buitenland. Dat kan een aanzienlijke impact hebben op het nettoloon, afhankelijk van het specifieke land.”

4 Wat is er precies veranderd op 1 juli 2022?

HESPEL. “Sinds 1 juli zijn alle fiscale covid-akkoorden met onze buurlanden niet langer van toepassing. Daardoor kan telewerk vanuit Frankrijk, Nederland, Duitsland of Luxemburg niet langer belast worden in België.

“Voor de sociale zekerheid startte op 1 juli 2022 een overgangsperiode van zes maanden. Daarin wordt de mogelijkheid geboden om telewerk in het buitenland toch nog gelijk te stellen met tewerkstelling in België voor de bepaling van de socialezekerheidsbijdragen. Dat heeft in de praktijk echter enkel een impact bij een simultane tewerkstelling, dus recurrent deels telewerken in het buitenland en deels werken in België. Die overgangsperiode heeft sowieso geen invloed op detacheringen, waarbij de Belgische socialezekerheidsbijdragen van toepassing blijven bij tijdelijke tewerkstelling in een ander land gedurende maximaal 24 maanden aan één stuk.”

5 Moet de werknemer zijn werkgever op voorhand verwittigen?

HESPEL. “Een verwittiging op voorhand is noodzakelijk, want er moet altijd een akkoord van de werkgever zijn. Zonder die toestemming kan er geen sprake zijn van structureel telewerk. Een werkgever kan telewerken in het buitenland bijgevolg ook weigeren. Maar als hij ermee instemt, mag hij controleren of de werknemer effectief aan het werk is tijdens de afgesproken werkuren. Doorgaans gebeurt dat door na te gaan wanneer zijn computer ingelogd is op het bedrijfsnetwerk, of door de medewerker via e-mail te vragen om binnen het kwartier te antwoorden.”

6 Hoe zit het precies met de arbeidsongevallenverzekering?

HESPEL. “Een arbeidsongeval wordt beschouwd als een ongeval dat een werknemer heeft in het kader van de uitvoering van zijn arbeidsovereenkomst. Meer bepaald: op de plaats waar en het moment waarop hij aan het werk is. De plek van tewerkstelling en de werkuren worden in de arbeidsovereenkomst of het arbeidsreglement bepaald.

“Als er aan structureel telewerk gedaan wordt, worden de plaats van tewerkstelling en eventueel ook de werkuren aangepast. Het is dan ook belangrijk dat daar een schriftelijk bewijs van is. Als een werknemer in zijn buitenverblijf aan de Costa del Sol over een computerkabel struikelt, kan in dat geval aangetoond worden dat dat in het kader van de uitvoering van de arbeidsovereenkomst gebeurde, en niet tijdens een vakantie.”

7 Wat gebeurt er met de thuiswerkvergoeding, die onder meer de energiekosten dekt?

HESPEL. “Een vergoeding voor thuiswerk wordt geacht de kosten van het thuiskantoor te dekken voor onder meer elektriciteit, verwarming en water. Als een werknemer elders telewerkt, is het logisch dat hij die vergoeding behoudt, voor zover hij uiteraard die kosten daar nog altijd draagt.

“Er kan dus een onderscheid gemaakt worden tussen telewerken vanuit een hotelkamer, waar er geen energiekosten zijn voor de werknemer, dus in principe ook geen vergoeding, en telewerken vanuit een vakantieverblijf, waar de werknemer wel nog energiekosten draagt, en dus de vergoeding wel gerechtvaardigd kan zijn. “Weet ten slotte ook dat de forfaitaire vergoedingen van de RSZ enkel aanvaard worden in zoverre de werknemer onderworpen is aan de Belgische sociale zekerheid en belastingen. Bij overschrijding van de 183 dagenregel is hij niet langer belastbaar in België. De werkgever dient in dat geval de buitenlandse fiscale wetgeving te respecteren.”