Thuiswerken is opnieuw verplicht voor alle functies die zich daartoe lenen. Werkgevers kunnen daarvoor een onkostenvergoeding toekennen. Die is vrij van belastingen en sociale bijdragen.
De thuiswerkvergoeding is een terugbetaling van de kosten die een werknemer maakt in het kader van telewerken. De werkgever voorziet in de vergoeding, maar die is daar niet toe verplicht. Doet hij dat toch, dan dient hij zich aan bepaalde spelregels te houden.
Voor welk bedrag?
De werkgever kan een thuiswerkvergoeding voorzien op basis van facturen. Maar in de praktijk wordt doorgaans gekozen voor een forfaitair bedrag. Wanneer dat bedrag niet hoger ligt dan 129,48 euro (geïndexeerd sinds 1 april 2020) per maand, is dat voor de werknemer vrijgesteld van belastingen en sociale bijdragen. Ook de werkgever kan de kostenvergoeding aftrekken in zijn boekhouding.
“Vóór de coronacrisis kon de werkgever ook al zo’n forfait toekennen”, weet Nathalie Seynaeve van de hr-dienstverlener SD Worx. “Meestal werd daarvoor een ruling aangevraagd bij de fiscus, maar dat was niet verplicht. Deed de werkgever dat niet, dan kon de fiscus om bewijsstukken vragen die aantonen dat het forfait overeenstemt met de werkelijk gemaakte kosten in het kader van thuiswerk. Een ruling zorgde dus voor rechtszekerheid wat betreft de belastingvrijstelling. Vandaag is zo’n akkoord in principe niet meer nodig zolang alle voorwaarden vervuld zijn.”
Voor welke uitgaven?
Volgens de fiscale circulaire van 14 juli 2020 dekt de forfaitaire bureauvergoeding de kosten voor het inrichten en het gebruik van een eigen werkruimte in de privéwoning. Denk aan de huur of de afschrijving, de kosten voor klein kantoormateriaal, de aankoop van kantoormeubilair, de aanschaf van computer- en printerbenodigdheden, de kosten voor het onderhoud en de schoonmaak van het kantoor, nutsvoorzieningen zoals elektriciteit, water en verwarming, verzekeringen en de onroerende voorheffing.
“Helaas zitten de fiscus en de RSZ niet op dezelfde golflengte wat betreft de invulling van de bureauvergoeding”, merkt Raïna Gelaude van SD Worx op. “Volgens de RSZ dekt ze de kosten voor verwarming, elektriciteit, klein kantoormateriaal, … Koopt de werknemer echter bureaumeubilair of computermateriaal aan, dan kan de werkgever bijkomend – dus boven op de bureauvergoeding – tussenbeide komen in de kosten. Daarvoor hanteert de RSZ geen forfaits, maar ze verwacht facturen die de werkelijke kosten bewijzen.”
Wie komt in aanmerking?
Alle medewerkers die regelmatig en structureel van thuis uit werken, komen in aanmerking voor de thuiswerkvergoeding. “Volgens de fiscus betekent dat: minstens vijf werkdagen per maand”, zegt Raïna Gelaude. “De RSZ hanteert een richtlijn van acht uur per week.” Er wordt geen onderscheid gemaakt naargelang de functie: alle werknemers die regelmatig thuiswerken, moeten hetzelfde bedrag krijgen. Een werkgever die toch een onderscheid wil maken, kan daartoe een aanvraag indienen bij de fiscus.
Voor de vergoeding moet geen formele telewerkovereenkomst tussen de werknemer en de werkgever worden afgesloten. De regeling geldt voor zowel voltijdse als deeltijdse medewerkers. Als een parttimewerknemer aan de voorwaarden voldoet, kan die zelfs het maximumbedrag van 129,48 euro onbelast ontvangen, ongeacht het aantal uren van zijn arbeidsovereenkomst. Ook tijdens vakantieperiodes kan de thuiswerkvergoeding in principe worden doorbetaald.
Mag u combineren?
Gebruikt u uw eigen computer of privé-internetverbinding deels voor uw werk? In dat geval mag uw werkgever u daarvoor eveneens een vrijgestelde vergoeding betalen. Die bedraagt maximaal 20 euro per maand voor het professioneel gebruik van de eigen pc of laptop, en nog eens maximaal 20 euro voor het internetabonnement.
“Vanuit het RSZ-standpunt mag de thuiswerkvergoeding van 129,48 euro worden gecumuleerd met die twee bedragen van elk 20 euro”, zegt Raïna Gelaude. “Fiscaal gezien kan de werkgever zich daarvoor echter niet beroepen op de bepalingen van de circulaire. Wil hij rechtszekerheid over de cumul van beide vergoedingen, dan is hij opnieuw aangewezen op een ruling. Het zou leuk zijn mochten de RSZ en de fiscus de violen gelijkstemmen.”
