Telewerk wordt een blijver voor bedrijven: dit zijn de do’s en don’ts van thuiswerk

Thuiswerk zit in de lift en is een blijver, leert een onderzoek van Trends. En dus kunnen de bedrijven zich daar maar beter op voorbereiden. In het andere geval dreigt de bedrijfscultuur te verwateren, vervreemden de medewerkers van het bedrijf en blijven interessante sollicitanten weg. Gelukkig zijn er oplossingen.

“Corona wordt geen trigger voor massaal thuiswerk en telewerk, en geen kwantumsprong”, voorspelde de arbeidsmarktspecialist Jan Denys van Randstad einde maart tijdens de eerste piek van de pandemie. Krijgt hij gelijk? De voorbije weken werd het weer drukker op de autosnelwegen, de bedrijfsparkings liggen er niet langer verlaten bij en steeds meer vergaderingen vinden weer gewoon op de werkvloer plaats. Er wordt nog altijd veel thuis gewerkt, maar werknemers vinden in toenemende mate weer de weg naar kantoor.

Toch voorspellen verscheidene arbeidsmarktexperts dat er ook na corona meer aan telewerk zal worden gedaan. Maar 100 procent thuiswerk is geen optie, ook niet in de 41 procent van de bedrijven waar thuiswerk mogelijk is. Cijfers van de Sociaaleconomische Raad van Vlaanderen (SERV) leren dat in 59 procent van de ondernemingen thuiswerk door de aard van het werk gewoon niet kan, vooral in productiebedrijven. Waar thuiswerk wel kan, ziet de SERV dat 27 procent van de werknemers dat regelmatig doet en 24 procent onregelmatig. Verschillende onderzoeken tonen aan dat dat aandeel zal toenemen. Een studie van de consultant PwC leert dat 36 procent van de Belgische bedrijven van plan is hun regeling voor werken op afstand uit te breiden.

Een onderzoek van Trends bevestigt dat telewerk een blijvend fenomeen wordt (zie kader Trends-onderzoek: de grote bedrijven lopen voorop). En dan rijst de vraag: hoe moeten de bedrijven dat organiseren? Wat zijn de voor- en nadelen? Wat zijn de valkuilen? Trends ging op zoek naar handvatten om het nieuwe werken even productief en aangenaam te maken als het oude.

“Voor veel bedrijven en organisaties was thuiswerk uit den boze, maar ze hebben zich noodgedwongen aangepast”, zegt Mario Santy, expert New Way of Working bij het advieskantoor BDO. “Onder andere in de publieke sector was er veel terughoudendheid, ook om praktische redenen. Veel dossiers kwamen met de post toe. Men moest creatief uit de hoek komen. In tal van ondernemingen circuleren nog handtekenmappen. Zulke processen moesten worden gedigitaliseerd. Dat kon al veel eerder zijn gebeurd, maar nu is het versneld.”

Santy merkte niet alleen terughoudendheid bij werkgevers, ook de werknemers waren niet allemaal even enthousiast. “We hebben decennialang mensen van negen tot vijf naar kantoor gestuurd. Toen die plotseling lange tijd thuis moesten blijven, hadden zij het soms moeilijk om zichzelf te motiveren en zaken te plannen. En de managers bleven bij hun standpunt: ‘als ik mijn mensen niet zie, denk ik dat ze niet werken.’ Dat is gelukkig veranderd.”

De maanden thuiswerk hebben volgens de BDO-expert de ogen geopend bij veel bedrijven. Maar begeleiding blijft nodig. “Thuiswerk is niet zomaar mensen naar huis sturen met een laptop. Bedrijven doen er goed aan een beleid uit te werken. Er is het wettelijke kader, wat ik het olympische minimum noem: leg bijvoorbeeld vast dat werknemers structureel twee of drie dagen thuis kunnen werken, en leg ook de vergoedingen vast. Maar daarmee is de kous niet af. Want ik merk een soort revolutie vanuit de basis. ‘Ik ga geen twee uur op de trein of in de wagen zitten om concentratiewerk te doen aan mijn bureau’, hoor ik regelmatig. Geef de mensen dus een duidelijke reden om naar kantoor te komen.” Dat kan een meeting zijn of een bespreking van de projecten. De werkvloer is ook een bron van informeel overleg. “Het is een cliché, maar bepaalde ideeën borrelen echt op aan de koffieautomaat”, zegt Santy.

De werknemers die naar kantoor komen, moeten zich veilig voelen, want het coronavirus woedt nog altijd. Het is belangrijk goede afspraken te maken over wie wel of niet aanwezig is. Uiteraard moeten de hygiëneregels strikt worden gevolgd. Maar het gaat verder. Landschapskantoren waar werkplekken gedeeld worden, zijn niet meer vanzelfsprekend. “Kantoren zullen een belangrijke functie behouden, om te overleggen, samen te werken, bij te leren en de bedrijfscultuur op te snuiven”, zegt Kris Cloots, de CEO van het schoonmaak- en cateringbedrijf ISS. “Maar we leven nu in een andere wereld. Kantoren zijn te groot geworden. De zogenoemde flexdesken hoeven geen probleem te zijn, op voorwaarde dat de coronaregels worden gevolgd. Als iemand aan zo’n desk werkt, moet die worden ontsmet, vooral als iemand anders er gebruik van maakt. Hetzelfde geldt voor vergaderzalen. Dat heeft de rol van onze schoonmakers veranderd. Vroeger waren die buiten de werkuren aan de slag, nu steeds meer gewoon tijdens de dag.”

Sommige bedrijven hebben al beslist dat hun personeel hoe dan ook nog maanden thuis kan werken. Bij het telecombedrijf Telenet blijft voltijds telewerk zeker tot het einde van het jaar de gewoonte. De maatregel geldt voor werknemers die hun werk zonder problemen op afstand kunnen doen. Het gaat om 86 procent van het personeel, of 2600 van de 3025 werknemers.

Mario Santy waarschuwt. “Zo’n lange periode van thuiswerk als norm vind ik geen goed idee. Onderzoek toont aan dat er de eerste maanden weinig problemen zijn, iedereen is blij en de productiviteit stijgt. Maar na zes tot negen maanden duiken de eerste problemen op. De medewerkers dreigen de connectie met het bedrijf te verliezen. Dat kan tot burn-outs leiden, de innovatie begint te slabakken, het DNA van het bedrijf gaat verloren. Ik hoor verhalen van ondernemers die zeggen: ‘we hebben mensen aangeworven die onmiddellijk alleen maar thuis werken. Die kennen ons bedrijf niet.’ Dat is een groot gevaar. Te veel thuiswerk belemmert spontane oplossingen voor interne problemen. Je carrièremogelijkheden worden ook beperkt als je vijf dagen per week thuis werkt.”

“Een groot bedrijf als Amazon probeert dat tegen te gaan met een keep policy. Als iemand door thuiswerk minder goed presteert en minder online aanwezig is, worden de peoplemanagers daarop aangesproken. Er volgt dan een gesprek om te vermijden dat zo’n medewerker opstapt.”

Het omgekeerde kan ook: werknemers die thuis in overdrive gaan. Santy: “Je moet sommige werknemers, zeker de jongere, tegen zichzelf beschermen. Je kunt vijf of tien dagen lang elf uur werken, maar uiteindelijk houd je dat niet vol. En ook: wie zelf werkt tot tien uur ‘s avonds, mag dat niet van de collega’s verwachten. Maar vanachter de laptop thuis kan er gemakkelijk druk worden uitgeoefend.”

De vervagende grens tussen werk en vrije tijd is een van de redenen waarom Geert Moerman, gedelegeerd bestuurder van de werkgeversorganisatie Voka Oost-Vlaanderen, een criticus van thuiswerk is. In verschillende opiniestukken verdedigde hij de voorbije weken het werken op kantoor, want “de afscheiding tussen werken en leven is psychologisch gezonder, een werkomgeving die beter ingericht is met scherm, stoel en pc, vergaderingen waar er betere en snellere interactie is, vlottere feedbackloops omdat niet alles vooraf hoeft te worden ingepland. Maar het belangrijkst zijn de niet in te plannen voordelen van samen op kantoor werken.”

Moerman noemt bedrijfscultuur en serendipiteit. “Een bedrijfscultuur gedijt moeilijk als iedereen achter een scherm elkaar steeds minder begrijpt, steeds minder enthousiasmeert. De laag van de bedrijfscultuur verdwijnt. Serendipiteit is een onderschat fenomeen. De definitie in mijn eigen woorden: samen iets vinden waarvan je niet wist dat je ernaar op zoek was. Dat is dikwijls de echte bron van innovatie. Serendipiteit kan iets kleins zijn, een verbetering aan een administratief of logistiek proces, of kan nieuwe mijlpalen creëren in je strategie, nieuwe diensten of producten die spontaan ontstaan.”

Het toenemende thuiswerk bezorgt ook de hr-afdelingen van de bedrijven kopzorgen. Wie telewerk tot een minimum beperkt of het gewoon verbiedt, kan problemen krijgen met de rekrutering van beloftevolle mensen. “Wij horen dat sollicitanten steeds meer vragen naar het thuiswerkbeleid”, zegt Ellen Roelants, senior consultant bij het sociaal secretariaat Acerta. “Dan gaat het niet alleen over hoeveel dagen thuiswerk mogelijk is, maar ook wat bedrijven aanbieden aan hulpmiddelen of vergoedingen zoals een laptop of een internetabonnement. Als ondernemingen daar geen antwoord op hebben, haken de kandidaten sneller af.”

Ook het loonbeleid verandert. Uit een analyse van het sociaal secretariaat Attentia blijkt bijvoorbeeld dat het gebruik van de privéwagen voor het woon-werkverkeer – met een vergoeding – de voorbije maanden is afgenomen. Bij de bedienden is dat bijna 50 procent minder, al is de situatie na augustus genormaliseerd. Dat is ook de werkgevers niet ontgaan. “Waarom zou een bedrijf bijvoorbeeld een voltijds abonnement voor het openbaar vervoer betalen als een medewerker deels thuis werkt?” zegt Katrien Nijs, senior legal consultant bij Attentia. “Als een medewerker maar een beperkt aantal woon-werkverplaatsingen per week moet doen, bestaat bovendien de kans dat hij begint na te denken over andere manieren om naar het werk te gaan. Misschien is een combinatie van een bedrijfsfiets met een te besteden budget in een flexibele mobiliteitsapp voor sommigen een valabel alternatief.”

Werkgevers zoeken naar oplossingen om het vrijgekomen budget van de woon-werkvergoeding over te dragen naar opties voor telewerk, is bij hr-consultants te horen. Ze denken dan aan een extra beeldscherm of een ergonomische bureaustoel voor in het thuiskantoor.