Deze handige starterstools zetten beginnende zelfstandigen sneller op weg

De digitaliseringsgolf levert handige starterstools op voor wie zich wil vestigen als zelfstandige of een nieuw bedrijf wil oprichten. De digitale tools maken het opstartproces sneller en gemakkelijker.

Wie zelfstandige wil worden of een bedrijf opricht, staat voor een berg administratieve verplichtingen: zich inschrijven bij de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO) en een sociaal secretariaat, zich aansluiten bij een sociaal verzekeringsfonds, een zakelijke bankrekening openen en een btw-nummer aanvragen bij de federale overheidsdienst Financiën. Afhankelijk van de sector zijn mogelijk ook specifieke vergunningen of attesten vereist.

Manage My Business

Wie opteert voor een vennootschap met rechtspersoonlijkheid, zoals een bv (besloten vennootschap) of een nv (naamloze vennootschap), moet bijkomend bij de notaris langs. Fednot, de federatie van het notariaat, lanceerde in 2017 Start My Business, een gratis webmodule die starters online begeleidde bij de oprichting van een vennootschap, vereniging of stichting. In 2023 is de tool uitgebreid en herdoopt tot Manage My Business. “Je kunt er zowel oprichtingen, wijzigingen als ontbindingen digitaal aanvragen en opvolgen”, zegt Jan Sap, de CEO van Fednot. “Het platform staat ook boordevol duidelijke juridische informatie over de verschillende levensfasen van een vennootschap. Bovendien is Manage My Business een gratis én beveiligd kanaal om te communiceren met je notaris.

Na het kiezen van de gewenste rechtsvorm krijgt de starter een dashboard te zien met alle af te werken stappen: de bepaling van de vennootschapsnaam, het aanduiden van de oprichters, aandeelhouders, functiehouders en ondertekenaars, het specificeren van de aandelenstructuur, het fiscaal jaar en de datum van de jaarlijkse algemene vergadering, en het uploaden van alle benodigde documenten.

In de webapplicatie kan de starter een notaris naar keuze aanduiden, waarna die automatisch alle informatie toegestuurd krijgt voor het opstellen van de oprichtingsakte. Alles gebeurt, desgewenst, online, inclusief de ondertekening van die akte.

Bizantium

Een commerciële speler is Bizantium. De legaltechstart-up is opgestart door een boekhoudkantoor dat zich ergerde aan de trage en verouderde manier waarop vennootschappen in ons land worden opgericht. Medeoprichters Thomas Leeters en Kevin Verbesselt startten jaren geleden al met het digitaliseren van dat proces.

“Meer dan 80 procent van de vennootschappen wordt opgestart door een accountant”, leggen ze uit. “Die heeft gemiddeld vier tot zes weken nodig om het hele proces met zijn klant te doorlopen. Dat is niet verwonderlijk: er moet heel wat heen en weer worden gecommuniceerd, je moet fysieke documenten printen, ondertekenen en weer inscannen, er moet een afspraak worden gemaakt bij de notaris, die ook weer alle papieren afdrukt, enzovoort.”

Bizantium biedt een digitaal alternatief. Deze starterstool maakt het mogelijk in drie à vier werkdagen een bv op te richten, inclusief de opmaak van een financieel plan, de aansluiting bij de KBO en een sociaal verzekeringsfonds, de activering van een btw-nummer, de inschrijving bij een sociaal secretariaat en de ondertekening van de notariële akte. Binnenkort zal de software ook een automatische koppeling met de banken aanbieden, die toelaat daar rechtstreeks een zakelijke rekening te openen.

Starters kunnen via de website meteen aan de slag. “Na een druk op de knop ontvang je een onboardinglink voor een eerste digitaal gesprek”, legt Kevin Verbesselt uit. “Onze adviseur van vlees en bloed vertelt je dan welke data je naar het platform moet uploaden en begeleidt het proces. Dat geeft de starter een houvast en garandeert een correcte werkwijze. Dat zal in de toekomst, wanneer bepaalde functies nog meer geautomatiseerd worden, niet anders zijn.”

“De ondertekening van de notariële akte gebeurt via de itsme-identiteitsapplicatie”, zegt Thomas Leeters. “De doorgedreven digitalisering leidt niet enkel tot een snellere afhandeling en een aangenamere gebruikservaring, maar drukt ook de oprichtingskosten. Op die manier wordt de bv nog toegankelijker als veiligste vennootschapsoptie voor de meeste ondernemers.” Voor het volledige oprichtingsproces, inclusief de inschrijving in de KBO en notariskosten, betaalt een starter gemiddeld 2.500 euro (inclusief btw).

De korte doorlooptijd van drie tot vier dagen is volgens de founders uniek in ons land. “Onze oplossing is de snelste om de oprichting van een bv geheel digitaal te voltooien”, zeggen ze. “We spelen hiermee in op de digital mindset van de jonge generatie ondernemers. Momenteel richten we ons vooral op managementvennootschappen, freelancers en consultants, maar onze software kan binnenkort ook complexere sectoren aan.”