De snelle groei van e-facturatieplatform Billit: ‘Wij geven ondernemers een vrije zondagmiddag’

Het onlinefacturatieplatform Billit groeit exponentieel, nu bedrijven verplicht moeten overschakelen op e-facturatie. Nieuwe kantoren en een massa aanwervingen moeten de verwachte toestroom opvangen. “In november stond de telefoon roodgloeiend en hebben we de lijn even moeten sluiten”, zegt oprichter Tom Van Gaever.

“Uit een recent onderzoek blijkt dat er nog een aantal facturatiepakketten populairder zijn dan Billit”, zegt oprichter Tom Van Gaever. “Dat zijn Word, Excel en PDF. We hebben dus nog werk voor de boeg, want vanaf begin volgend jaar zijn bedrijven verplicht elektronisch aan elkaar te factureren via Peppol” (zie kader Peppol, de digitale snelweg voor facturen).

Tom Van Gaever en Michael Demeersseman richtten het onlinefacturatieplatform Billit in 2014 op. Beide IT’ers waren mateloos gefrustreerd omdat ze zoveel tijd verloren aan administratie. De opstart van Billit verliep traag. E-facturatie was onbekend en onbemind. Het duo werkte dag en nacht. Ze sliepen vaker op kantoor dan thuis. Dit is het eerste grote interview van de oprichter. Het verhaal van Billit mag eindelijk de wereld in.

De frustratie moet diep hebben gezeten dat u besloot er een techbedrijf rond te bouwen?

TOM VAN GAEVER. “In 2014 ben ik een master bedrijfskunde gestart. Daar kwam ik in contact met alle aspecten van het ondernemerschap: het ondernemingsrecht, de fiscaliteit, hr, financiën. Sindsdien begrijp ik nog beter dat mensen goed kunnen zijn in hun vak, maar de sprong naar het ondernemerschap toch niet durven te wagen. Het brengt te veel stress en administratie mee, terwijl we ondernemen net moeten stimuleren.

“Daarom wilde ik voor starters iets creëren wat gebruiksvriendelijk en betaalbaar is, ontzorgt en wordt gesteund door de accountancysector. Ik herinner me een van onze eerste gesprekken met een boekhouder, vlak voor de btw-periode. Hij nam ons mee naar een achterkamer die was volgestouwd met bananendozen, bakken en mappen met facturen. Hij zei: ‘Als je dit kunt oplossen, doe ik mee.’ Dat was exact het probleem dat we wilden aanpakken. Die boekhouder was een van onze eerste klanten en hij is dat nog altijd.”

Fast forward naar 2025. Het gaat u voor de wind.

VAN GAEVER. “Ik dacht dat het snel zou gaan, maar daar heb ik me schromelijk in vergist. Door de Peppol-wet komen heel wat ondernemers nu in contact met e-facturatie, sommigen voor het eerst. Maar het draait nu inderdaad goed. We hebben bijna 4.000 boekhouders die ons platform promoten en ruim 75.000 bedrijven. Dagelijks maken 120.000 mensen gebruik van Billit. De overheid communiceert sinds enkele maanden beter over de verplichting. Daardoor zagen we in november en december een piek in het aantal registraties. Sinds begin dit jaar zijn er nog eens 20.000 registraties bij gekomen. De ondernemers zijn wakker geschoten.”

Kan Billit die toestroom aan?

VAN GAEVER. “In november stond de telefoon roodgloeiend en hebben we de lijn even moeten afsluiten. Op heel korte termijn hebben we 38 nieuwe mensen aangeworven om de toestroom op te vangen. Dat loopt niet altijd perfect, want de inwerkperiode was heel kort. In een wereld die steeds meer digitaal wordt, is menselijk contact nog belangrijker. Minder dan 2 procent van die contacten zijn klachten over iets wat grondig misloopt. Die lossen we meteen op. We spreken dan over 10.000 vragen per maand en dat aantal blijft stijgen. Daarom hebben we ook een kantoor in Sint-Niklaas geopend en binnenkort volgt er een in Louvain-la-Neuve. Hier in Gent huren we een extra verdieping. We blijven groeien en aanwerven.”

Hoe ziet het platform er nu uit?

VAN GAEVER. “We zijn gestart met de verkoop. Een ondernemer moest zich in één minuut kunnen registreren, een factuur maken en die uitsturen. Heel gemakkelijk, en vooral gratis. Gaandeweg kwamen er extra’s bij op verzoek van de klanten. Zo wilden ze al snel een plaats om hun uitgaven te verzamelen. We hadden nooit een groots plan voor Billit. We krijgen elke maand honderden vragen binnen en kijken met het team hoe we aan die noden kunnen beantwoorden. Daarom houden we de ontwikkeling binnenshuis.

“Mochten we opnieuw beginnen, dan zou het een volledig ander traject zijn. Onze eerste fout was dat we dachten dat iedereen een even grote fan van de technologie zou zijn als wij. Dat hebben we snel moeten loslaten. Een e-factuur was onbekend en dus onbemind. Ten tweede was de e-factuur een mogelijkheid in een zee van opties. Ik heb een verleden bij een Amerikaanse firma. Als daar iets wordt ontwikkeld, laten ze dat meteen op de wereld los. In Vlaanderen willen we iets perfectioneren en dan pas aan het publiek tonen. Die strijd voeren we tot op vandaag. De gebruikersfeedback is heel waardevol.”

Kunt u zien wanneer ondernemers hun boekhouding regelen?

VAN GAEVER. “Op woensdagmiddag. Het was altijd onze ambitie de zondagmiddag van ondernemers vrij te maken. Daarin zijn we geslaagd, want er logt vrijwel niemand meer in. Daarnaast hebben we ook de piek voor en tijdens de btw-periode gecounterd.”

Op welke manier integreert Billit met andere systemen?

VAN GAEVER. “De eerste integraties gebeurden met boekhoudpakketten. Daarna is onze focus verschoven naar integraties met banken. We krijgen de steun van vrijwel alle bekende spelers in België.”

Tot de Nationale Bank van België toe.

VAN GAEVER. “Daarvoor moesten we een banklicentie aanvragen. Als start-up moet je dan aan heel strenge eisen voldoen. Er zijn kapitaalvereisten – wat voor ons pittig was, aangezien we zonder extern kapitaal opereren – beleidsvereisten, governance en risicobeheer. Zo hebben we het ISO 27001-certificaat (een wereldwijd erkende norm op het gebied van informatiebeveiliging, nvdr) behaald. Ook het bestuur moesten we herschikken. Ik heb heel veel moeten loslaten. Sinds we de steun van de Nationale Bank hebben, percipiëren grote bedrijven ons anders.

“Multinationals gaven geen vertrouwen aan een klein bedrijfje uit Gent om al hun facturaties te faciliteren. Nu zijn we zelfs een geverifieerde partner van de Amerikaanse onlinebetaaldienst Stripe, waardoor we wereldwijd hun facturatie mogen doen. Daarnaast heeft KBC ons de kans gegeven onze e-facturatiedienst online en in de app aan te bieden. ING is zelfs een stap verder gegaan door onze software in hun eigen digitale omgeving te integreren.”

Was het een voordeel dat u altijd het Peppol First-principe hebt gehanteerd?

VAN GAEVER. “Dat denk ik wel. Voor alle duidelijkheid: ‘Peppol First’ betekent dat een bedrijf zijn facturen automatisch naar zijn klanten verstuurt via Peppol. Onze software controleert of hun klanten op het Peppol-netwerk zijn aangesloten. Als dat het geval is, zien onze gebruikers dat in hun klantenlijst. Daardoor kunnen ze naar alle aangesloten klanten meteen facturen via Peppol versturen, zelfs zonder dat aan hun klanten te hoeven vragen of facturatiegegevens op te vragen.

“De mogelijkheid om te zien of je klanten zijn aangesloten bij Peppol, zit al sinds jaar en dag ingebouwd in onze software. Ik geloof echt dat dat veel heeft gedaan voor de bekendheid van het netwerk. Als de klanten van onze gebruikers eenmaal het gebruiksgemak daarvan hebben ontdekt, gaan ze heel snel hetzelfde verwachten van hun andere leveranciers en klanten. Tegenwoordig passen ook financiële instanties en grote bedrijven als Belfius, KBC en Acerta dat principe volop toe en wordt het gepromoot door overheidsinstanties wereldwijd. Het maakt me toch een klein beetje trots dat we daarin een pioniersrol hebben kunnen spelen.”

Zoveel gegevens vragen om een stevig cybersecuritybeleid.

VAN GAEVER. “Absoluut, want we moeten aan veel wetgevingen voldoen. Intern hebben we een veertiental werknemers die opleidingen volgen en certificatie moeten doorstaan. Daarnaast werken we met twee externe partners. We werken ook samen met internationale bedrijven die wereldwijd hackers uitnodigen om in onze systemen in te breken. Wij moeten serieuze premies betalen als het hen lukt.

“We zullen nooit verwaand worden over onze cybersecurity, want het is een reële bedreiging. De bedrijfsdata en financiële gegevens zijn versleuteld en geëncrypteerd, dus daar kunnen criminelen weinig mee aanvangen. Maar de reputatieschade zou zo groot zijn dat we onze boeken moeten toedoen. Zo kregen we op zeker moment melding van vier verschillende externe groepen dat ze een premie, waarmee je enkele auto’s kunt kopen, wilden binnenhalen. Wat bleek? Ze hadden een lijst gevonden van productiefacturen met Billit erop. Alle alarmbellen gingen af. Uiteindelijk konden we niets terugvinden in onze systemen en bleek er in Griekenland ook een bedrijf te zijn dat Billit heet. Het is goed uitgedraaid, maar de paniek die we toen voelden, is niet in woorden uit te drukken.”

Klopten investeerders al op uw deur?

VAN GAEVER. “Door de jaren regelmatig. Het is pas de voorbije twee jaar duidelijk geworden wat mogelijk is met e-facturatie. Als we daarvoor extern kapitaal hadden toegelaten en we de verwachtingen niet hadden kunnen inlossen, zou dat negatief zijn uitgedraaid. Daarom hebben we besloten het in ons eigen tempo te doen. We bewaakten onze kostenstrategie en bouwden in alle stilte aan een platform dat er stond wanneer het moest. We zijn tien jaar bezig en het platform is in mijn ogen nog niet af. Maar in de tussentijd is Billit wel van de grond gekomen en hebben we geen geld meer nodig.”

Dat is een luxepositie.

VAN GAEVER. “Mensen komen nu langs met absurde bedragen. De vraag blijft wat we daarmee zouden doen. Mensen aanwerven? Dat doen we al. Nog meer mensen aanwerven? We moeten hen wel goed kunnen opleiden om onze kwaliteit te bewaken. Ik denk dat er ooit nood zal zijn aan extern kapitaal, maar ik kan niet voorspellen wanneer. Zolang we het op onze eigen manier kunnen doen, blijven we dat doen.”

Kijkt u wel eens naar overnames?

VAN GAEVER. “Ja, maar heel vaak brengt dat ons niet dichter bij ons doel om zo veel mogelijk ondernemers op e-facturatie te doen overstappen. Misschien zijn er in de toekomst mogelijkheden, ook in het buitenland.”

Wat betekent het voor het bedrijf om zo snel te groeien?

VAN GAEVER. “Het is een rollercoaster van jewelste. We hebben gelukkig een vijftiental mensen rondlopen die al lang meedraaien. Zij kunnen zaken in handen nemen en ik weet dat het in orde komt. Omringd worden door zo’n team is fantastisch.”

Kunt u het werk ’s avonds en in het weekend loslaten?

VAN GAEVER. “Dat moet wel, met vier zonen die veel weg hebben van hun papa (lacht). Ik vind het geweldig hen naar hun hobby’s te brengen. Ze doen allemaal iets anders: naar de zwemclub, het voetbal, het volleybal. Dat evenwicht tussen werk en privé was een pijnpunt voor mij. Ik denk dat veel ondernemers daarmee worstelen. Je hebt het gevoel dat het op dat moment écht moet gebeuren, waardoor je een grote druk ervaart. Het was niet makkelijk dat allemaal te combineren. Alleen dankzij de steun van mijn gezin en familie is het gelukt. Daar ben ik enorm dankbaar voor.”

Straks zegt u nog dat u hobby’s hebt.

VAN GAEVER. “Enkele goede vrienden hebben me twee jaar geleden uit huis gesleurd om samen te lopen. Die eerste keren was ik stikkapot, maar ze hebben volgehouden. Intussen loop ik ruim 30 kilometer.”