Belgen zijn het telewerk nog lang niet beu

Acht op de tien Belgen zijn het telewerk nog lang niet beu, leert een onderzoek. Eén op de tien wil niet meer voltijds op kantoor werken. De bedrijven krijgen de raad zo snel mogelijk duidelijke regels en een structuur op te stellen voor het telewerk na de crisis. Al bestaat het risico van overorganisatie: “Als je begint te tellen hoeveel keer iemand thuis op zijn klavier tikt, verdampt het positieve effect.”

De files worden weer langer, de bedrijfsparkings staan voller, de regels rond thuiswerk worden versoepeld en terugkeermomenten zijn mogelijk. Straks zijn er wellicht ook weer fysieke vergaderingen met meerdere personen. Was het telewerk alleen maar een intermezzo dat niet meer terugkeert?

Wie dat denkt, zou zich wel eens pijnlijk kunnen vergissen. Een recente studie van het onderzoeksbureau BDO leert dat de Belgische werknemer de smaak van het thuiswerk te pakken heeft. 84 procent van de Belgen is vragende partij om ook na de coronacrisis twee dagen of meer per week niet naar kantoor te komen. Dat is 18 procent meer dan aan het begin van de coronacrisis. Bovendien verkiest een groter aantal medewerkers drie dagen telewerk (33%) in plaats van één dag (12%). Vorig jaar was die verhouding nog omgekeerd. De Belg lijkt zijn workflow in huis te hebben gevonden. 65 procent zegt dat ze daar productiever zijn dan op kantoor.

De resultaten liggen in lijn met een ander onderzoek van Oracle NetSuite. Daaruit blijkt dat slechts 10 procent van de werknemers in de Benelux van plan is weer voltijds naar kantoor terug te keren. Meer dan een derde (36%) zou permanent flexibele werktijden willen.

Geen beter moment

Wel zeggen de deelnemers aan de BDO-enquête dat ze er ook naar uitkijken om terug naar kantoor te gaan, al is het werk op zich niet de voornaamste reden. “Iedereen wil de collega’s terugzien om weer wat meer informeel contact te hebben. En ook voor teammeetings of workshops willen we terug naar kantoor. Maar het individuele werk – zoals telefoons, projectwerk en administratie – lijkt iedereen liever thuis te willen doen”, zegt Geert Volders, partner bij BDO Strategy & Transformation “Van telewerkmoeheid is dus geen sprake, wel van moeheid van voltijds telewerken. Het is dus belangrijk dat bedrijven na de crisis een goed evenwicht aanbieden.”

“Bedrijven doen er goed aan zo snel mogelijk duidelijke regels en een structurele bedrijfsorganisatie vast te leggen voor telewerk”, zegt Mario Santy, managementconsultant Strategy & Transformation bij BDO. “Een beter moment dan dit zullen ze wellicht nooit meer meemaken. Ze moeten die kans grijpen. Tot nu was de organisatie van telewerk gemakkelijk: de overheid verplichtte voltijds telewerk. Die verplichting valt binnenkort weg, maar de verwachtingen van de medewerkers blijven.”

Meer planning

Santy ziet een paar belangrijke werkpunten voor bedrijven die een policy uitwerken dat draait rond hybride werken, deels thuis en deels op kantoor. Eerst en vooral is er een cruciale rol weggelegd voor de directe leidinggevenden. Santy: “Zij willen wat graag terug naar de pre-coronaperiode en doen alsof er niets aan de hand is. Dat kan niet. Voltijds kantoorwerken is geen optie meer. De leidinggevenden moeten leren omgaan met die nieuwe werksituatie. Ze moeten met hun medewerkers praten over hun behoeften.”

“Dat betekent ook: vertrouwen hebben in de medewerkers”, vult Volders aan. “Die mensen hebben de mentale stap naar telewerken als de nieuwe norm al lang gezet. Bedrijven moeten dus niet uitmaken of, maar wel hoe zij die stap ook zetten.” Als dat niet lukt, zal dat gevolgen hebben, waarschuwen de BDO-experts. Het wordt dan moeilijk om de juiste mensen aan te trekken en te behouden.

Een tweede werkpunt is de kantoorinrichting. BDO berekende dat een bedrijf dat twee dagen telewerk toelaat, gemiddeld 30 procent minder werkposten nodig heeft. Co-workingruimtes worden steeds meer de norm. “Maar meer telewerk en minder kantoorruimte betekenen ook meer planning”, waarschuwt Volders. “We merken dat veel bedrijven nog altijd geen degelijk uitgewerkt systeem hebben om het aantal beschikbare werkplekken te registreren. Dat is opvallend, aangezien we wel zien dat de bedrijven geneigd zijn bedrijfsruimte te schrappen en zich te herorganiseren als meetinghubs. De medewerkers zullen doelgericht naar kantoor gaan, om er zeker van te zijn dat ze met de ene of de andere collega kunnen spreken. Zo’n registratie is niet moeilijk. Er zijn voldoende planningapps zoals Workero, Okku en Spacewell.”

Een goed uitgewerkte planning voor de kantoorinrichting is dus geen overbodige luxe. “En afspreken dat niet iedereen op hetzelfde moment naar kantoor komt”, zegt Santy. “Anders heb je volle kantoren op dinsdag en donderdag en lege de rest van de week. Het kantoor moet vooral dienen voor meetings. Het zal de plaats blijven voor creatief overleg. Grote bedrijven sturen dat zelfs aan. Google en Amazon hebben al geëxperimenteerd door mensen uit verschillende teams willekeurig bij elkaar te zetten. Uit die toevallige contacten borrelen ook ideeën op.”

Geen aardverschuiving

David Ducheyne, hr-consultant van Otolith Consulting, waarschuwt dat het minder gemakkelijk dan gedacht wordt om dat nieuwe werken in te voeren. “Vergeet het hybride werken als norm, ik heb een hekel aan dat woord. Soms krijg je de indruk dat de combinatie kantoorwerk-thuiswerk overal op dezelfde manier zal gebeuren. Dat geloof ik niet. De situatie verschilt van bedrijf tot bedrijf. Overal dezelfde regels opleggen zal niet werken. Ik ben geen voorstander van een vastgelegd aantal dagen telewerk. Voor mij blijft het occasionele aspect belangrijk. En je mag ook niet overorganiseren. Als je begint te tellen hoeveel keer iemand thuis op zijn klavier tikt, verdampt het positieve effect van thuiswerk.”

Volgens Ducheyne zal telewerken aantrekkelijk blijven door minder stress en files. “Maar mensen willen ook graag samenkomen”, zegt hij. “De nood aan informele contacten blijft groot. Voor telewerk zullen we een verbreding en versnelling van een proces zien dat al voor corona bezig was. Toen al gingen de cijfers omhoog. Maar weet ook dat voor slechts 40 procent van de werknemers thuiswerk mogelijk is. Voor de coronacrisis deed 20 procent aan thuiswerk en dat gemiddeld niet eens één dag per week. Straks gaan we misschien naar 40 procent en anderhalve dag per week. Dat is een verdubbeling, maar geen aardverschuiving in de human resources.”

‘Betrokkenheid wordt het sleutelwoord’

“We kiezen er bewust voor om de huidige regeling voor coronathuiswerk te scheiden van het nieuwe werken dat we later zullen organiseren”, zegt Katrien Schrever, chief talent & organization officer bij de hr-dienstenverlener Acerta. “Tot eind augustus werken we in het huidige regime. Vanaf september hopen we corona achter ons te laten en in te zetten op het nieuwe hybride werken. Betrokkenheid wordt het sleutelwoord. Uit onze maandelijkse interne enquêtes leidden we af dat onze mensen behoefte hadden om terug naar kantoor te komen. Ze willen bijpraten en missen de sociale contacten, het delen van kennis ook. Ze willen ook betrokken blijven en geen voeling verliezen met het bedrijf. Het kantoor heeft dus niet afgedaan. Concreet gaan we de locatie koppelen aan het type activiteit. Concentratiewerk gebeurt het best thuis. Tegelijk versterken we de sociale functie van het kantoor. Dat dient voor meetings.”

“We gaan naar een systeem waarbij werknemers een minimumaantal dagen naar kantoor komen. Hoeveel, daarover moet nog worden overlegd met de sociale partners. Voor de rest krijgen de leidinggevenden en hun teams voldoende autonomie om het hybride werken te organiseren. Maar geen individualisme waarbij iemand zegt: ‘Woensdag werk ik thuis en ik trek me niet aan wat collega’s doen.’ Alles gebeurt in overleg.

“Ten slotte zijn er de klantenrelaties, die heel belangrijk zijn voor ons. Startende ondernemers komen graag naar een kantoor om begeleiding te krijgen. Net zoals onze hr-consultants bij klanten gaan om ter plaatse een band op te bouwen.”

‘Vertrouwen leidt tot goede resultaten’

De verzekeraar AON had al voor corona een thuiswerkbeleid. “Zowel structureel als occasioneel kon er thuis worden gewerkt”, zegt hr-directeur Werner Keeris. “Dan was er een bijlage aan het arbeidscontract waardoor mensen één of twee dagen per week konden telewerken. Uiteraard in samenspraak met de manager. Het was een flexibel systeem waarvan we gemakkelijk konden afwijken. Bij de verhuizing van onze kantoren, ook al voor corona, heeft AON gekozen voor flexibele werkplaatsen en vergaderruimtes. De aanpassing is nu dus minder groot. We houden het huidige telewerkregime aan tot eind augustus. Managers krijgen de raad één keer per week contact te hebben met hun teamleden, in groep of individueel.”

Toch heeft Keeris de voorbije maanden ook veel bijgeleerd: “Onze mensen waarderen telewerk nu nog meer. Ze zien dat ze in de files veel tijd verliezen. Die ruimte komt vrij om te werken. Al is het ook opletten. De werkdag is langer geworden en dat moet je monitoren. Sommigen nemen amper nog een middagpauze en werken soms te veel, wat tot een burn-out kan leiden. Maar ik bekijk vooral het positieve aspect: de leidinggevenden hebben vertrouwen gegeven aan de thuiswerkende mensen. Die voelen zich goed in hun vel en dat leidt tot positieve resultaten.”

‘Mijn mensen komen weer naar kantoor’

Geert Moerman, de gedelegeerd bestuurder van de werkgeversorganisatie Voka Oost-Vlaanderen, ontpopte zich het voorbije jaar tot een criticus van thuiswerk. De bedrijfscultuur aanwakkeren doe je het best met fysieke vergaderingen, vindt hij. En de interactie tussen collega’s op kantoor kan onverwachte vondsten en innovaties opleveren.

Geert Moerman blijft bij die stelling. “Zodra thuiswerken niet langer verplicht is, komen mijn mensen weer op kantoor.” Bij Voka Oost-Vlaanderen werken ongeveer 50 mensen.

Toch is Geert Moerman niet mordicus tegen thuiswerk. “Telewerk kan voor eenvoudige en duidelijk omschreven taken. Maar als je een creatieve functie of een functie met meer verantwoordelijkheid hebt, doe je dat het best samen met een team.” Zijn werknemers hebben hoe dan ook al veel autonomie. “Wij geven heel veel vertrouwen aan onze mensen. Ze zijn in de eerste plaats met hun klanten bezig, of met de begeleiding van groepen. In een gewone week is altijd ongeveer de helft van de werknemers wel ergens onderweg.” Geert Moerman noemt een gestructureerde aanpak – bijvoorbeeld twee dagen in de week thuiswerken – een rigide aanpak. “Dat speelt wellicht vooral in de grotere bedrijven. De werknemers staan daar meestal afstandelijker tegenover de eigenaars. Die grote bedrijven bekijken nu hoe ze op kantoorruimte kunnen besparen.”