Operatie grote schoonmaak bij VDAB

De meeste bedrijven hebben schoonmaak allang uitbesteed. In overheidsinstellingen ligt zoiets gevoeliger. De VDAB opteerde daarom voor een professionalisering van de eigen schoonmaakdienst. Mogen de resultaten gezien worden?

Schoonmaak is niet meteen de meest sexy facilitaire dienst. Praat met een facility manager en je krijgt gegarandeerd duur klinkende concepten en Engelse termen te horen. Maar schoonmaak (spreek uit: cleaning management) wordt in het beste geval slechts even in de marge vermeld. Of nog: als er in het Belgische bedrijfsleven één activiteit zonder veel aarzelen wordt uitbesteed, dan is het wel schoonmaak.

De schoonmaak uitbesteden, dat was ook het advies van Coopers & Lybrand ( C&L) voor de Vlaamse Dienst voor Arbeidsbemiddeling en Beroepsopleiding ( VDAB). In 1995 onderzocht de consultant de doelmatigheid van de diverse diensten en processen binnen de VDAB. “Niet professioneel,” zo luidde het harde verdict over de schoonmaakactiviteiten. De VDAB-top betwiste die vaststelling niet, maar legde het uitbestedingsadvies wel naast zich neer. “Vooral om sociale redenen werd geopteerd om de schoonmaakactiviteiten in eigen beheer te rationaliseren en te professionaliseren,” stelt Hugo Van Londersele, facility manager bij de VDAB. “We hebben daarbij wel een beroep gedaan op de consultancy-adeling van een externe partner, het schoonmaakbedrijf Aronia.” De consultants van Aronia kregen de opdracht om hun knowhow inzake werkmethodiek, organisatie en kwaliteitsbewaking van een schoonmaakdienst over te dragen en te integreren in de organisatie van de VDAB.

Intensieve begeleiding

Voor de reorganisatie telde de VDAB ongeveer 240 schoonmaaksters (120 voltijdse banen), die instonden voor de schoonmaak van 128 gebouwen (ongeveer 152.500 m2). De schoonmaak van 28 (kleinere) gebouwen was toen al wel uitbesteed.

In eerste instantie namen de consultants van Aronia de bestaande schoonmaakactiviteiten nog eens onder de loep. Van Londersele geeft toe dat hun rapport “enkele pluspunten, maar vooral veel minpunten” bevatte. Grootste euvel was het totaal gebrek aan structuur in de schoonmaakorganisatie. “Iedere schoonmaakster had zo haar eigen werkwijze. Er bestonden geen duidelijke programma’s of richtlijnen van wat en hoe er juist gepoetst moest worden,” geeft Van Londersele toe.

Op basis van hun analyse ontwikkelde Aronia een schoonmaakfunctie die perfect inpasbaar was in de organisatiestructuur van de VDAB. Daarbij moest vooral rekening gehouden worden met de sterk gedecentraliseerde structuur (en de verregaande autonomie voor de veertien regionale afdelingen) van de Vlaamse overheidsinstelling. “Maar de belangrijkste input van Aronia was ons te leren hoe je op een professionele manier schoonmaakt,” prijst Van Londersele. “We hebben hun werkprogramma’s grotendeels kunnen overnemen. Ze hebben ons ook vertrouwd gemaakt met moderne schoonmaakproducten en ûmiddelen, want onze schoonmaaksters werkten nog vrij ouderwets. Ook de eerste opleidingen voor het schoonmaakpersoneel nam Aronia voor zijn rekening. Daarna hebben we dat – als organisatie voor beroepsopleiding – uiteraard zelf gedaan.”

Propere resultaten

De resultaten van de reorganisatie mogen volgens Hugo Van Londersele gezien worden. “Er is een grote kwaliteitsverbetering. En dankzij een dagelijks controlesysteem kunnen we dat ook objectief vaststellen. Verder is de efficiëntie sterk toegenomen: onze schoonmaaksters doen nu hetzelfde volume met bijna 50 mensen, ofwel 25 voltijdse banen, minder. En een belangrijk deel van de destijds uitbestede schoonmaak wordt inmiddels in eigen beheer uitgevoerd. Nochtans is de arbeidslast van de schoonmaaksters niet verhoogd: het is een kwestie van organisatie en efficiëntie. Bij de schoonmaaksters stellen we meer jobvoldoening en zelfrespect vast.” Blijft natuurlijk de vraag hoe het plaatje er zou hebben uitgezien indien de VDAB toch voor outsourcing had gekozen.

Laurenz Verledens

Om sociale redenen opteerde de VDAB om de schoonmaak-activiteiten in eigen beheer te rationaliseren en te professionaliseren.