Manusje wordt manager

Langzaam maar zeker klimt de facilitymanager op de hiërarchische ladder. Tendensen als outsourcing en de nieuwe werkplek helpen hem daarbij.

Wordt de facilitymanager eindelijk au sérieux genomen in onze bedrijven en overheidsorganisaties? Mieke Loncke, de nieuwe directeur van de beroepsvereniging IFMA Belgium, meent dat de reputatie van het vak in de jongste tien jaar toch een aanzienlijke positieve ontwikkeling heeft gekend. “Vroeger waren de meeste facilitymanagers in ons land nog vooral bezig met operationele zaken. In de catering bijvoorbeeld, met hoe de steak gebakken moet worden. Dat stadium zijn we gelukkig voorbij. De facilitymanager speelt nu ook zijn rol op het strategische niveau.”

Bondig samengevat zorgt een facilitymanager ervoor dat iedereen in de organisatie zijn of haar werk in optimale omstandigheden kan doen. Tegenover die beknopte functieomschrijving staat een hele brede waaier van diensten en domeinen die de facilitymanager onder zijn hoede heeft: van de catering en de schoonmaak over het wagenparkbeheer en de werkplekinrichting tot het onderhoud van de liftinstallaties. Die grote verscheidenheid hielp niet om het beeld van het beroep echt op scherp te stellen. De facilitymanager was in de praktijk weinig manager een veel manusje-van-alles.

Maar er is dus beterschap, beweert Mieke Loncke en de facilitymanagers lijken dat ook zelf zo te ervaren. In een recent onderzoek van Iris Jongeel voor de Hogeschool Rotterdam over de evolutie van facilitymanagement in België geven de meeste facilitymanagers aan dat ze op tactisch niveau werken. En in de grotere bedrijven heeft de facilitymanager vaak al de stap naar het strategische niveau gedaan. Twee grote tendensen hebben daarbij geholpen. Een eerste is de trend om de ondersteunende diensten geheel of gedeeltelijk uit te besteden. De tweede is de gewijzigde rol van het kantoor in de werking van een bedrijf.

Ontzorging door outsourcing

De eerste trend zorgt ervoor dat de facilitymanager loskomt van de operationele beslommeringen. Volgens Mieke Loncke heeft dat een rol gespeeld in zijn gewijzigde rol en positie. “In een eerste fase zijn bedrijven individuele diensten gaan outsourcen”, vertelt ze. “Daarna is er de trend gekomen om meerdere diensten af te nemen bij eenzelfde leverancier. En nu wint het integraal facility management (IFM) aan belang, waarbij één leverancier de hele facilitaire ondersteuning als een totaalpakket aanbiedt.”

Als de facilitymanager de operationele beslommeringen achter zich kan laten, kan hij echt een manager worden. Maar er is nog werk aan de winkel. Claudine Decorte, algemeen directeur van de NV Facility Solutions, onderdeel van de Nederlandse dienstverlener Facilicom, relativeert de tendens naar IFM in ons land. “Het aandeel van IFM in onze omzet is in een paar jaar toegenomen van 5 naar ongeveer 15 procent. Dat is wel een duidelijke groei, maar het is toch ook niet echt boomingbusiness. In Nederland ligt dat percentage beduidend hoger.”

Volgens Claudine Decorte is er nog veel groeipotentieel voor IFM in België. “Maar”, zegt ze, “vooral bij grote bedrijven is het sociaal passief vaak een onoverkomelijke hindernis. Als de vakbonden sterk staan, ligt outsourcen sowieso moeilijk. Maar dan krijg je soms wel situaties waarbij mensen in uitvoerende facilitaire diensten een hoger loon hebben dan wat ze normaal gezien bij een facilitair bedrijf verdienen.”

Kostenverlaging, ook door schaalvoordelen — de facilitairedienstverleners hebben, gezien de grote volumes die ze afnemen, een sterke onderhandelingspositie — is een van de argumenten voor de uitbesteding van facilitaire diensten. Claudine Decorte wijst ook op de expertise die totaalleveranciers in huis hebben: “Het is ons vak. We weten voor de verschillende domeinen heel goed wat er op de markt leeft en beweegt. Het is juist dat een professionele en gemotiveerde facilitymanager die expertise en marktkennis ook wel heeft. Maar in de praktijk is het vaak de veiligheidschef, de CFO of de directiesecretaresse die zo’n uitbestedingsoefening op zich neemt.”

Nog een ander belangrijk pluspunt, vindt Claudine Decorte, is de ‘ontzorging’ die een IFM-formule biedt. “Dan heb ik het niet alleen over de operationele aansturing en opvolging, maar ook over alle administratieve processen. Een klant als Telenet heeft behalve zijn hoofdzetel nog zeventien sites. Dan heb je het al snel over meer dan enkele honderden facturen van onderleveranciers, die wij verwerken en controleren.”

Samenwerken met IT en HR

De tweede trend die de klim van de facilitymanager richting hogere hiërarchische regionen in de hand werkt, is het nieuwe werken. “Met de evolutie naar het nieuwe werken krijgt de facilitymanager een heel andere rol”, stelt Germain Verbeemen van MCS, een specialist in facility management consultancy en software. “Het moet iemand zijn die de brug kan slaan naar domeinen als ICT, human resources en vastgoed. Dat is trouwens een van de belangrijkste conclusies uit de Survey 2020 van CoreNet Global (een organisatie voor vastgoedprofessionals en werkplekspecialisten, nvdr).”

Hij voegt er onmiddellijk aan toe dat het nieuwe werken in veel bedrijven gewoon het ‘nieuwe normaal’ is. “De klassieke vaste werkplek is op zijn retour. Als ik in kantoorgebouwen kom, zie ik veel onbemande werkplekken, maar de vergaderruimten zijn meestal bezet. Dat komt omdat de technologie het mogelijk maakt overal en op elk tijdstip te werken. Waarom komen medewerkers dan nog naar kantoor? In de eerste plaats om te kunnen samenwerken met collega’s of externen. Omdat je op kantoor betere tools hebt om samen te werken, bijvoorbeeld een performant videoconferentiesysteem, en omdat je op kantoor beter bezoekers kunt ontvangen…”

In die nieuwe context krijgt de op-dracht van de facilitymanager een veel strategischer invulling, argumenteert Verbeemen. Volstond het vroeger dat hij iedereen van een vaste werkplek voorzag, dan moet hij de medewerkers nu services bieden, niet alleen op kantoor maar ook op de virtuele werkplek. “De facilitymanager doet dat niet alleen. Voor een deel kom je op het terrein van ICT. In sommige bedrijven staat een werkplek eigenlijk al gelijk met een user acccount. Human resources speelt daar ook een belangrijke rol in, want zo’n context holt het management by control uit. En wat met de opleiding van nieuwkomers? Hoe kan je leren van je virtuele collega’s… De facilitymanager nieuwe stijl moet dus iemand zijn die op niveau kan communiceren met de ICT-manager, met de personeelsdirecteur en die ook strategisch kan meedenken.”

In de IFMA-opleiding strategisch facilitymanagement aan de Erasmushogeschool, waarvan Verbeemen de coördinator is, ligt de focus sterk op die integratie van facilitymanagement met andere strategische departementen. “Voor de generatie Y en de aanstormende generatie Z is wat wij het nieuwe werken noemen eigenlijk een vanzelfsprekendheid”, vervolgt Verbeemen. “Een bedrijf met een facilitaire dienstverlening die daar optimaal op inspeelt, heeft dan een strategische troef om de beste mensen te kunnen aantrekken. Maar ook in de discussie over het langere werken kan de facilitymanager het verschil maken. Want iemand van boven de zestig gaat niet meer zo gemakkelijk dagelijks de files trotseren. Met flexibele manieren van werken kan je voorkomen dat hij vroegtijdig afhaakt.”

Vastgoedgevolgen

De opmars van het nieuwe werken wijzigt volgens Patrick Waûters, directeur facility management consulting bij AOS Belgium, ook de verhouding van de vastgoedafdeling en de afdeling facilitymanagement. “Het nieuwe werken stimuleert de integratie van de twee”, zegt hij. “Neem formules zoals RE:flex van Intervest in Mechelen, The Cressent in Anderlecht of de Regus-kantoren: daar huur je een kantoorplek of een vergaderzaal voor een halve dag of een dag. Je kunt daar de printer gebruiken, de koffieautomaat enzovoort. Dat is een volledig uitgerust kantoor, oftewel de combinatie van vierkante meters — het vastgoed — en de diensten. Het speelt in op dé uitdaging voor de toekomst: de flexibilisering of variabilisering van de dienstverlening. Want de ene dag zit je nog met honderd mensen op kantoor en de volgende dag nog maar met vijftig. Hoe ga je daar in je cateringcontract mee om? Moet je in het bedrijfsrestaurant capaciteit voorzien voor het maximale aantal bezoekers? En in de schoonmaak: moet je drie verdiepingen laten schoonmaken als er eigenlijk maar een in gebruik is?”

Ook Germain Verbeemen verwacht dat bedrijven meer en meer (een deel) van hun kantooroppervlakte zullen flexibiliseren. “De kantoorbehoefte kan vandaag heel sterk fluctueren. Met de klassieke huur of leasingcontracten zet je je als kantoorgebruiker vast. Ik denk niet dat het klassieke hoofdkantoor zal verdwijnen, maar het zal wel een andere rol krijgen en ook minder vierkante meters tellen. Het Brusselse hoofdkantoor bijvoorbeeld als communicatiehub en maatschappelijke zetel. En is vandaag het hoofdkantoor misschien goed voor 80 procent van de kantooroppervlakte, dan zal in de toekomst misschien maar 30 procent zijn, en wordt de overige 70 procent verspreid over negen provinciale satellietkantoren. De huurprijzen liggen daar veel lager dan in Brussel, medewerkers verliezen minder tijd in de files, het is duurzamer… Kortom, niets dan voordelen.”

LAURENZ VERLEDENS

“Een bedrijf met een facilitaire dienstverlening die optimaal inspeelt op het nieuwe werken, heeft een strategische troef om de beste mensen te kunnen aantrekken” Germain Verbeemen