Van beroepskosten tot arbeidsongevallen: welke invloed heeft thuiswerk op uw personal finance?

Sinds het coronavirus ruim twee jaar geleden het hele land platlegde, lijkt gedeeltelijk thuiswerk definitief ingeburgerd. Dat heeft gevolgen voor uw persoonlijke financiën.

Hebt u in het kader van thuiswerk bijvoorbeeld uw logeerkamer omgebouwd tot een bureauruimte, dan mag u in principe alle kosten die betrekking hebben op die ruimte fiscaal inbrengen als beroepskosten. Denk aan de huur of de intresten (maar niet de kapitaalaflossingen) van uw woonkrediet, de kosten voor gas, elektriciteit, water en telecom, de dienstencheques voor de schoonmaak, de jaarlijkse onroerende voorheffing en de kosten voor het onderhoud en voor herstellingen.

Zelfs een gedeelte van de afschrijvingen van uw woning kan fiscaal ingebracht worden als beroepskosten. Die afschrijving komt in principe overeen met het aankoopbedrag van het pand verdeeld over 33 jaar.

Belangrijk is wel dat u alle uitgaven kunt staven met facturen of andere documenten. Ook een attest van uw werkgever, waaruit blijkt dat u effectief (een deel van de tijd) thuiswerkt, is nuttig bij een eventuele controle.

Volgens welke verdeling?

De fiscale inbreng van de beroepskosten moet gebeuren volgens het aandeel van de kantoorruimte in de totale oppervlakte van uw woning. Wordt dezelfde ruimte ook door uw partner gebruikt voor thuiswerk, dan mag u elk slechts de helft ervan op uw belastingaangifte vermelden.

Benut u de omgebouwde logeerkamer ook voor andere – niet-professionele – doeleinden? In dat geval moet het percentage nog eens beperkt worden tot het louter professionele gedeelte. “De juiste verhouding tussen professioneel en privé bepalen is echter niet zo vanzelfsprekend”, zegt Koen Janssens, fiscaal expert bij Wolters Kluwer. “De fiscus aanvaardt in principe een schatting, op voorwaarde dat die realistisch en billijk is.”

Een belastingcontroleur zal argwanend zijn als u beweert dat u de ruimte nooit privé gebruikt. Hij zal een 50/50-verhouding sneller accepteren dan bijvoorbeeld 90/10.

Moet u ook rekening houden met het feit dat u slechts een aantal dagen per week thuiswerkt? “In theorie niet”, weet Koen Janssens. “De vaste kosten blijven gelijk, ongeacht het aantal gewerkte dagen. Professioneel gebruik van de bureauruimte is ook buiten de normale thuiswerkdagen en kantooruren mogelijk en perfect aanvaardbaar. Denk aan dossiers die ‘s avonds afgewerkt worden of e-mails die in het weekend verstuurd worden.”

De thuiswerkvergoeding

Thuiswerk leidt vaak tot hogere verwarmings- en elektriciteitsfacturen. Om die extra kosten te vergoeden, kan uw werkgever in een thuiswerkvergoeding voorzien. Sinds 1 februari 2022 mag die maximaal 134,71 euro per maand bedragen. Die vergoeding is vrij van belastingen en sociale bijdragen. Uw werkgever kan daarnaast nog een bijkomende kostenvergoeding toekennen voor het gebruik van uw eigen internetaansluiting (maximaal 20 euro per maand) en uw privécomputer (ook maximaal 20 euro).

De kosten die uw werkgever vergoedt, moet u in mindering brengen van de beroepskosten die u zelf fiscaal inbrengt. Wat overblijft, is daardoor mogelijk te laag om aan te geven als werkelijke beroepskosten. In dat geval is het wettelijke kostenforfait interessanter. Daarvoor hoeft u niets te doen: het forfait wordt automatisch toegekend wanneer u ervoor kiest om geen werkelijk gemaakte beroepsuitgaven op uw belastingaangifte te vermelden.

Opteren voor de forfaitaire aftrek heeft het voordeel van de eenvoud. U moet dan geen bewijsstukken verzamelen. De kans op een belastingcontrole of op discussies met de fiscus is ook veel kleiner. Een eventuele verwerping van bepaalde werkelijke beroepsuitgaven kan er trouwens toe leiden dat u uiteindelijk meer belastingen zal moeten betalen dan bij de toepassing van het kostenforfait.

Voor het inkomstenjaar 2022 bedraagt het forfait voor loontrekkenden 30 procent van hun inkomen, met een maximum van 5.040 euro. Die limiet bereikt u vanaf een brutojaarinkomen van 16.800 euro. Het grensbedrag is door de jaren heen aanzienlijk gestegen voor heel wat belastingplichtigen, als gevolg van de taxshift. Dat maakt het kostenforfait voor velen interessanter dan het bewijzen van de werkelijke kosten.

Uw verzekeringen

Thuiswerken heeft geen enkele invloed op uw brandverzekeringspolis. Die blijft dus voluit dekking bieden voor uw volledige woning en de inboedel. Hebt u een eigen wagen en rijdt u minder als gevolg van thuiswerk, informeer dan naar een eventuele herziening van uw autoverzekering. U kunt ook overwegen om een nieuwe polis af te sluiten die rekening houdt met het effectief aantal gereden kilometers.

Stelt uw werkgever u een laptop of ander materiaal ter beschikking voor het thuiswerken, dan draagt hij zelf de kosten bij beschadiging of verlies daarvan. Behalve als u zelf een zware fout begaat of als er kwaad opzet in het spel is. “Weet dat brandpolissen ook goederen dekken die aan de verzekerde zijn toevertrouwd en bijvoorbeeld door een brand beschadigd worden”, merkt de verzekeringskoepel Assuralia op. “In sommige polissen wordt zelfs expliciet melding gemaakt van computerapparatuur van bedrijven.”

Arbeidsongevallen

Als thuiswerker bent u ook gedekt tegen arbeidsongevallen, op voorwaarde dat u onder het gezag van uw werkgever staat én dat het ongeval plaatsvindt tijdens en in het kader van de uitvoering van uw werk.

Doorgaans legt uw werkgever de plaats en uren van het thuiswerk in onderling overleg met u vast. Doet een ongeval zich voor op de vermelde locatie en binnen die uren, dan is er sprake van een arbeidsongeval. Maar ook wanneer het incident zich voordoet buiten de overeengekomen plaats en uren, kan het beschouwd worden als een arbeidsongeval. In dat geval ligt de bewijslast wel bij u. Bent u op dat moment bijvoorbeeld in uw tweede verblijf aan zee, dan moet u dus kunnen aantonen dat u daar effectief aan het werk was – bijvoorbeeld via uw e-mailverkeer.

Is er tussen u en de werkgever niets vastgelegd over de plaats en de uren van het telewerk, dan gelden uw woonplaats en de gebruikelijke kantooruren als kader om een incident al dan niet als een arbeidsongeval te beschouwen.

Let wel: een arbeidsongeval moet plaatsvinden in het kader van de uitvoering van uw werk. Besluit u bijvoorbeeld om tijdens de werkuren het dak van uw woning te ontmossen en valt u naar beneden, dan bent u in principe niet gedekt binnen de polis van uw werkgever.