ISS wil mee de toekomstige werkomgeving creëren

Indien we als maatschappij werknemers langer aan het werk willen houden, dan moeten de plekken waar ze werken aangenaam en comfortabel zijn en bijdragen tot de productiviteit. Vergeet dus nooit het belang van de fysieke werkomgeving. Als pionier in facilitaire dienstverlening ondersteunt ISS haar klanten in de creatie van nieuwe werkomgevingen. En nu gaat ook het bedrijf zélf zijn hoofdzetel verplaatsen. “We maken van de gelegenheid gebruik om onze best practices toe te passen op ons eigen gebouw”, horen we van Dominique Verlooy, building & facility manager voor ISS Belgium en Luxemburg. Flexibiliteit wordt het codewoord.

Weinig ondernemingen kunnen een beter inzicht geven in de uitdagingen voor het facilitair beheer van bedrijfsgebouwen dan ISS. Dat is de grootste facilitaire serviceprovider ter wereld, gespecialiseerd in integrale oplossingen met catering, schoonmaak (waarvoor het bedrijf het best bekend is) en ondersteunende facilitaire diensten, zoals receptie, postkamer, handyman en facility management. Het bedrijf heeft een omzet van ongeveer 350 miljoen euro. In eigen land telt het meer dan 9.000 werknemers: 500 van hen in management en administratie, alle anderen verlenen diensten in de gebouwen van de klanten.

Goed voelen

Door zijn ervaring in facilitaire dienstverlening is ISS uitstekend geplaatst om mee te praten over de facilitaire noden van de werknemer van de toekomst. Dominique Verlooy, building & facility manager voor België en Luxemburg: “In West-Europa kennen we al jaren een stijging van het aantal burn-outs. De werkdruk wordt steeds groter en het onderscheid tussen privéleven en professioneel leven verdwijnt. Een aangename werkplek waar werknemers zich maximaal ondersteund weten om efficiënt te presteren is een grote troef om de stijgende werkdruk het hoofd te bieden. De gebouwen moeten aantrekkelijk zijn en klaar voor de toekomst: open, aanpasbaar, technologisch ondersteund, gericht op samenwerking en communicatie, kortom een plek waar mensen zich professioneel goed voelen. In die zin kan je facilitair beheer als een vorm van retentiemanagement beschouwen.” Toch pleit Verlooy niet voor excessen: er zijn geen extremen nodig zoals in het Californische hoofdkwartier van Google, waar er zenruimtes zijn, computergestuurde toiletten en skateboardrampen. “We zijn in ons land wat nuchterder”, weet Verlooy. “Maar we mikken wel op dezelfde resultaten, met aangepaste middelen.”

Als je een bedrijfsgebouw beschouwt als een troef om de tevredenheid en de productiviteit van je mensen te verhogen, dan moeten er een paar essentials volbracht zijn. Denk daarbij aan veel ruimte en veel licht. Verlooy: “Maar ook aan veel groen en modulair bureaumateriaal. In de toekomst zullen mensen steeds vaker op verschillende locaties in diverse omstandigheden aan het werk willen, mét toegang tot alle informatie die ze nodig hebben. Het meubilair moet het mogelijk maken om werkeilanden dynamisch en makkelijk om te vormen tot andere opstellingen. En het goede nieuws daarbij is dat dit niet noodzakelijk meer hoeft te kosten dan een klassieke inrichting.” Verlooy pleit voor het gezond verstand: “Overdrijven heeft geen zin; de fysieke werkomgeving is erg belangrijk, maar bepaalt niet alles. De manier waarop een onderneming in het algemeen met haar mensen omgaat en hen waardeert blijft bepalend.”

Essentieel in de kantooromgeving van de toekomst zijn technologie en ecologie. Volgens Verlooy lopen we in ons land wat achter op dat vlak: “We kunnen veel verder gaan in het technologisch optimaliseren van onze kantooromgeving. Kenniswerk vergt digitale interactie en collaboratie, waar mensen zich ook bevinden, op kantoor of erbuiten.”

“Ook het ecologische bewustzijn, de drang naar duurzaamheid: het zal meer en meer gaan doorwegen”, betoogt ze. “Bedrijven worden geconfronteerd met strenge normen op het vlak van energie- en waterverbruik. Dat heeft gevolgen voor het design en de inrichting van de gebouwen, maar ook voor de keuze van leveranciers en partners. Zeker bij overheidsaanbestedingen wordt steeds vaker naar de norm ISO-14001 voor milieu gevraagd. Wanneer je als aanbieder die certificatie niet hebt, krijg je het moeilijk op de markt van de aanbestedingen.”

Een ander voorbeeld van technologische vooruitgang is een centraal verwarmingssysteem dat via sensoren herkent hoeveel mensen aanwezig zijn en waar in het gebouw: op die manier wordt nauwkeurig (en zuinig) verwarmd. Technologie helpt op die manier niet alleen om je werknemers een aangename werkplek te geven, het zorgt ook voor een reductie van de kosten. Mensen die in een wifi-café werken of in hun living, en van thuis uit een vergaderzaaltje op kantoor én bijbehorende parkeerplaats kunnen reserveren: het is dat soort van tools dat voor een hogere productiviteit én een lagere kostprijs zorgt.

Ruimte beter gebruiken

In een land dat bijna volledig is volgebouwd, kosten ook de kantoorruimtes handenvol geld. Efficiënt beheer van de oppervlakte is dan ook een sleutelelement voor wie zijn bedrijfspand toekomstbestendig wil maken. Verlooy heeft er een opvallende stelling over. “Wie kantoorruimte huurt, huurt die per definitie 24/7, en dat het hele jaar door. Toch willen we met zijn allen van 9 tot 17 uur werken. Daar laat je dus een groot potentieel aan werkruimte onbenut. Gebruik je vierkante meters beter door je mensen bijvoorbeeld toe te laten om ook in het weekend, ‘s avonds of zelfs ‘s nachts te werken als hen dat beter uitkomt.”

Ook open kantoorruimtes zijn een deel van de oplossing. In openspace-kantooromgevingen zijn de werktafels typisch kleiner dan in aparte kantoren. Verlooy: “Door aan desksharing te doen, kunnen we tot dertig procent aan oppervlakte uitsparen.” De technologische vooruitgang zorgt bovendien voor een reductie van de papierstroom: documenten digitaliseren en zo beschikbaar maken voor je werknemers, waar ze zich ook bevinden, verkleint ook de ecologische voetafdruk.

Betere balans

Toch moeten we voorzichtig zijn als we pleiten voor technologische vooruitgang die tot flexibiliteit bij de werknemers leidt. Want hoe gaan de werkgevers met die toenemende flexibiliteit om? Verlooy: “Het is waar: flexibel werken stelt werkgevers én werknemers voor nieuwe uitdagingen, maar het is een essentieel onderdeel van het nieuwe werken. We moeten het kader creëren waarbinnen mensen een betere balans kunnen vinden tussen werk en privé. Dat kan betekenen dat sommigen een late shift kiezen of ‘s nachts werken, omdat ze zo de kans hebben om hun partner vaker te zien of voor de kinderen te zorgen. Die balans hangt dus samen met de verschillende levensfases en de individuele situatie van de mensen. Evenwicht zal ook nodig als we mensen langer aan het werk willen houden.”

Een sterk ‘verkoopsargument’ van dit nieuwe werken is alvast dat je de operationele kosten per vierkante meter kan verlagen: je hebt minder ruimte nodig, en de ruimte die je hebt, wordt intensiever gebruikt. Hoewel er ook een keerzijde aan die medaille is, horen we van Verlooy: “Je faciliteiten worden intensiever gebruikt en dat kan ertoe leiden dat ze ook intensiever moeten worden onderhouden of dat ze sneller aan vervanging toe zijn.”

Hét sleutelelement in het facilitaire verhaal is de zoektocht naar een ideale balans tussen werk- en privéleven. Het is de enige manier om je mensen gelukkig te houden, ze productief te maken voor je bedrijf én ze te motiveren om lang genoeg aan de slag te blijven. Flexibele kantoorruimtes en state-of-the-arttechnologie zijn daarbij de succesfactoren. Verlooy: “Het is een open deur, maar de druk is vandaag toch écht wel hoog. Ik zie dat jammer genoeg vooral bij vrouwen: ze moeten naast hun dagtaak vaak ook nog instaan voor het grootste deel van het huishouden. Flexibiliteit in de organisatie van het werk moet die druk doen afnemen. Er is een belangrijke taak voor goed facilitair beheer weggelegd.”