Gedragskodes. Bedrijven stellen de wet

Een konflikt bij Coca-Cola België zet de schijnwerpers op de wetten en codexen die vooral Amerikaanse bedrijven hanteren om het (etisch) gedrag van hun medewerkers te regelen. Een enquête bij multi’s in België.

Begin november weigerden alle werknemers van Coca-Cola in Gosselies de Code of business conduct te tekenen. De Code is een stel formele en gedetailleerde etische gedragsregels voor het personeel (zie kader).

Het verschijnsel is nochtans niet zo ongewoon. Bedrijven zoals Hewlett-Packard (HP) of Digital, om slechts een paar voorbeelden te noemen, maken gebruik van zeer doorwrochte dokumenten terzake.

Jacques Bruylant, personeelsdirekteur bij Hewlett-Packard : “Over de interne relaties staat er weinig of niets in het arbeidsreglement. Wel krijgt iedere nieuweling een introduktietraining, waar uitgebreid over etische waarden gesproken wordt. Verder hebben we een internationaal beleid, met bindende richtlijnen over de bescherming van de privacy en over de menselijke relaties. De HP-richtlijnen gelden, tenzij de nationale wetgeving strenger is. Tema’s die aan bod komen zijn : het samenleven van rokers en niet-rokers, ongewenste seksuele intimiteiten, hoe omgaan met gehandicapten, enzovoort. “

ZELDEN MISBRUIKEN.

De externe relaties zijn bij HP veel uitvoeriger en koherenter vastgelegd in de Standards of Business Conduct. Ze overweldigen de lezer. Verklaart Bruylant : “De stichters van HP maakten de krisis van de jaren ’30 mee en waren kerkelijk geïnspireerd. Ze dachten systematisch na over bedrijfswaarden. In het begin rekruteerden ze vooral medewerkers die hun waarden deelden, waardoor er een specifieke HP-kultuur ontstond. Het arbeidskontrakt bevat een artikel dat stelt dat de ondertekenaar uitdrukkelijk de Standards of Business Conduct aanvaardt als een soort bijkomende, persoonlijke wetgeving. Het is al gebeurd, niet in België weliswaar, dat hoge omes afgedankt werden wegens onetisch gedrag. Wijzelf hebben al iemand zwaar op de vingers getikt niet ontslagen omwille van intensief gebruik van de fax voor persoonlijke business. Maar over het algemeen botsen we in België zelden op misbruiken. “

Ze maken er bij HP anders wel werk van. Elk jaar wordt geverifieerd of iedere nieuweling de tekst gelezen en goedgekeurd heeft. Om de twee jaar moet iedereen op kursus rond de etische principes, inzoverre dat de anciens de tekst bijna van buiten kennen. Die intensieve aanpak is volgens Jacques Bruylant niet overbodig omdat konkrete situaties veranderen : “IBM en Wang waren vroeger konkurrenten. Er gold dus een informatieverbod. Nu zijn IBM en Wang klanten. En moeten we dus informatie delen. Wat mag doorgespeeld worden en wat niet ? “

De normen zijn in principe gelijk in alle landen, maar lokale aanpassingen zijn mogelijk. Er geldt bijvoorbeeld een strikt verbod op kommissielonen, maar in sommige Aziatische of Afrikaanse landen kan je dat niet hard maken. Steekpenningen blijven echter uit den boze.

Hoe soepel is de etiek ? Verklapt Bruylant : “Tijdens de Italiaanse korruptieprocessen informeerde ik bij kollega’s in welke mate HP betrokken geweest was bij omkoperij, of er het slachtoffer van geworden was. Zij bevestigden dat HP ook in Italië van in het begin elke relatie stopzette van zodra kon vermoed worden dat er een reukje aan zat. “

INFORMELE KODE.

Voorbeelden van topics uit de kursussen geven een idee van de reikwijdte van de etische kode : hoe ga je om met journalisten, mag je ingaan op de uitnodiging van een buur-bedrijfsleider om samen te gaan vissen, onder welke voorwaarden mag je deelnemen aan een business-lunch ? Het blijft op het eerste gezicht onschuldig. HP waagt zich op een glibberiger pad met de zin (uit de Standards-tekst) : “Het kan voorkomen dat u denkt dat een werknemer van HP betrokken is bij een onetische of illegale zakelijke transaktie. Als dit het geval is, wordt er van u verwacht dat u kontakt neemt met een van de managers of de afdeling Personeelszaken. ” Dit komt in de buurt van een aansporing tot verklikking. Replikeert Bruylant : “Die passage klinkt inderdaad McCarthy-achtig. Hier hebben we het ook al meegemaakt dat iemand spontaan informeerde over een zaak die niet door de beugel kon. Als dat gebeurt, moet diskretie gewaarborgd worden. Wij zetten onze medewerkers echter niet aan om te rapporteren. In sommige gevallen vragen we de internationale audit een onderzoek in te stellen, zonder hen precies te informeren over wie of wat het gaat. Je moet sterk op je hoede zijn, want soms blijken beschuldigingen of verdenkingen helemaal ongegrond. “

De gedragskode van Digital is even uitgebreid als deze van HP en bestrijkt grosso modo dezelfde domeinen, maar is minder precies, rept niet over kontroleprocedures en vraagt de werknemer niet expliciet om informatie over overtredingen door te geven.

Erik Faes, director human resources & organisation bij Digital : “Tijdens het introduktieseminarie illustreren we de richtlijnen uit de gedragskode met konkrete voorbeelden. De kode kan formeel lijken, maar wordt niet echt als zodanig ervaren omdat de bedrijfskultuur informeel is. We rekenen vooral op zelfdiscipline. De enige kontrole, als je het zo mag noemen, is de evaluatie van individuele en groepsprestaties, waarbij ook wordt nagegaan of de etische regels werden nageleefd. Externe en interne klanten geven hierover feedback via jaarlijkse enquêtes. Ook de overlegorganen kijken hierop toe. Overigens wordt de etische kode tijdens alle trainingen, ook de technische, in het programma verwerkt. De gevoeligste punten liggen op het terrein van het konkurrentiële. De kennis van onze mensen is zeer gegeerd. Zo kan de verleiding ontstaan om buiten de Digital-opdracht aktiviteiten te ondernemen, die strijdig kunnen zijn met deze van het bedrijf. In dit uitzonderlijk geval treden we ook op. “

STEEKPENNINGEN.

Als cola verkopen een gedragskode vereist, hoe zit het dan met de hamburgers ? Marketing manager Walter De Groof van McDonald’s moet ons op onze honger laten : “Gezien wij veel met franchise werken en ook onze distributiestruktuur vrij eenvoudig is, past het opstellen van regels of wetten niet zo goed bij deze informele struktuur. Er bestaat dus geen formele etische gedragskode. Er is wel een sterk uitgewerkte bedrijfskultuur, met trainingen, waardoor een formele gedragskode minder relevant wordt. Veel wordt overgelaten aan het gezond oordeel. Alleen het tema steekpenningen is zeer strikt geregeld. Onder geen enkel beding zijn ze toegestaan. Elk departementshoofd moet daarover elk jaar een verklaring ondertekenen. “

Woordvoerder Jan Baszak, director corporate communication Europe, van Levi Strauss verwijst ook naar het probleem van de steekpenningen : “Dat er geen formele kode bestaat, betekent niet dat er onduidelijkheid heerst. Ter illustratie : in Polen hebben we verscheidene goede lokaties voor Levi’s-winkels gemist, omdat de manager weigerde steekpenningen te geven. Over dat principe hangt geen zweem van twijfel. Zelfs al strijden we daardoor met ongelijke wapens. Levi’s hanteert een beperkt dokument met eerder algemene aanbevelingen, waarbij veel ruimte open gelaten wordt. Het wil een gids zijn, maar reikt geen oplossingen aan voor specifieke situaties. Er is echter wel een driedaagse sessie waarop uitsluitend etiek besproken en uitgediept wordt. Voorlopig blijven de sessies beperkt tot de VS en het managementniveau, maar ze zullen later uitgebreid worden naar andere landen en personeelskategorieën. Die sessies moeten het management toelaten de etische visie te begrijpen, zelf het voorbeeld te geven en haar over te brengen naar het personeel. Op dit ogenblik hebben een paar duizend medewerkers trainingen gekregen : een volle week voor het management en drie dagen voor de bedienden. In België heeft vrijwel iedereen ze meegemaakt. Nu staan we op het punt om de fabrieksarbeiders erbij te betrekken. “

JOS GAVEL

ETISCHE GEDRAGSREGELS Gedragskodes bij Coca-Cola, Hewlett-Packard, Digital, McDonald’s, Levi’s : zoveel bedrijven, zoveel formules.