Efficiënt en niet duur

Webapplicaties zoals Google Drive en Zoho Docs zijn een interessant en gratis alternatief voor de dure programma’s van Microsoft Office, zoals Word, Excel en PowerPoint. Bovendien wordt samenwerken met andere gebruikers eenvoudiger.

Zowat iedereen werkt met software van Microsoft Office om teksten, spreadsheets en presentaties op zijn pc te maken en te bewerken. Een licentie voor thuisgebruik en voor studenten kost minimaal 139 euro, en professionele gebruikers betalen minstens 269 euro. Gelukkig zijn er gratis alternatieven. Tot voor kort kon u daarvoor terecht bij Google Docs, maar die webtool werd onlangs vervangen door Google Drive, de nieuwe online-opslagdienst van Google. De online-opslagcapaciteit werd opgevoerd tot 5 gigabyte, terwijl de officemogelijkheden dezelfde zijn gebleven. De enige vereiste is dat u een Google- of Gmail-account hebt. Goed om te weten is dat u de opslagruimte tegen betaling kunt uitbreiden — bijvoorbeeld tot 20 gigabyte, voor 3 euro per maand.

Google Drive

Met Google Drive kunt u zowel documenten, spreadsheets als presentaties maken, importeren, bewerken en delen met anderen. Dat gebeurt via een herkenbare webinterface. Daarin vindt u menu’s, knoppen en functies zoals u die ook gewend bent van de Microsoft-producten. In de teksten kunt u bijvoorbeeld lettertypes en stijlen aanpassen, sjablonen gebruiken en tabellen en grafische elementen toevoegen. Met de spreadsheetapplicatie kunt u onder meer wiskundige functies gebruiken, grafieken maken en data sorteren. En de presentatietool is sinds vorig jaar uitgegroeid tot een volwaardige tegenhanger van PowerPoint.

Een nieuw bestand creëert u via een klik op de ‘maken’-knop, maar het kan ook via de sneltoetsen Shift-T (nieuw document), Shift-S (nieuwe spreadsheet) en Shift-P (nieuwe presentatie). Een overzicht van alle shortcuts vindt u door rechtsboven op het tandwieltje te klikken. Bestaande documenten — bijvoorbeeld een Word-tekst of een pdf-bestand — kunt u gemakkelijk importeren in Google Drive door ze naar de interface te slepen. Als u die ook wilt bewerken, moet u eerst de ‘uploadinstellingen’ (ook via het tandwieltje) aanpassen: zo worden ze meteen geconverteerd naar het juiste formaat. Handig is ook dat u de bestanden kunt onderbrengen in overzichtelijke mappen.

Samenwerken wordt makkelijker

Een groot pluspunt van een online-officepakket is dat u daarmee gemakkelijk samen met andere personen aan een bestand kunt werken. U kunt niet alleen afzonderlijke bestanden voor hen toegankelijk maken (via de ‘delen’-knop), maar ook hele mappen met meerdere documenten of spreadsheets. Het is ook mogelijk andere gebruikers specifieke rechten te geven. Zo kunt u instellen dat ze ofwel uw documenten kunnen bewerken, ofwel dat ze die alleen kunnen bekijken zonder ze te wijzigen. Op die manier kunt u te veel inmenging vermijden. Voor documenten — maar vreemd genoeg niet voor spreadsheets en presentaties — is voorzien in de optie ‘mag opmerkingen plaatsen’: daarmee geeft u anderen het recht commentaren in te voegen in uw teksten, zonder dat ze die kunnen veranderen.

Door anderen bewerkingsrechten voor uw Google Drive-bestanden te geven kunt u zelfs tegelijkertijd met hen werken aan dezelfde tekst, spreadsheet of presentatie. Als een van hen wijzigingen in het bestand aanbrengt, kunnen de andere betrokkenen dat in realtime volgen. Het spreekt voor zich dat u het beste vooraf goede afspraken maakt, anders verliest u wellicht de controle. De ingebouwde chatfunctie kan daarbij helpen.

Zoho Docs

Ook Zoho Docs is een interessant online-alternatief voor Microsoft Office. Die webapplicatie is, net zoals Google Drive, gratis. Zodra u een account hebt aangemaakt, kunt u meteen aan de slag. Zoho Writer is een Word-achtige interface om documenten mee te maken en te bewerken. Zoho Sheet is het online-alternatief voor Excel en Zoho Show is de tegenhanger van PowerPoint. Al die applicaties gaan probleemloos om met de gebruikelijke Microsoft Office-formaten. Met Zoho Docs kunt u, net zoals met Google Drive, bestanden verspreiden via de ‘delen’-knop. U bepaalt zelf wie u leesrechten of bewerkingsrechten geeft. Er bestaat zelfs een optie ‘co-owner’, waarmee de vrijheid nog groter wordt. Ook hier kunnen andere betrokkenen de wijzigingen in realtime volgen en bestaat er een chatfunctie voor interne communicatie. Alle bestanden kunt u netjes onderbrengen in mappen. In de gratis versie krijgt u 1 gigabyte opslagruimte, maar die kan tegen betaling worden uitgebreid.

Ook offline

Een online-officepakket heeft dus heel wat troeven. Maar wat als u plots zonder internetverbinding valt of op het vliegtuig wilt voortwerken? Geen probleem: als u de internetbrowser Google Chrome gebruikt, kunt u in Google Drive de optie ‘Google documenten offline’ selecteren (via ‘meer’ in het linkermenu). Om offline te werken moet u vervolgens nog een kleine plug-in installeren. Deze optie heeft nog enkele beperkingen: u kunt de documenten en spreadsheets offline bekijken, maar u kunt alleen documenten bewerken. En de presentaties die u in Google Drive maakt, zijn voorlopig nog niet offline beschikbaar.

Daarnaast kunt u natuurlijk kiezen voor een softwarepakket dat op uw pc of laptop staat. Een bekende en gratis versie is OpenOffice. Sinds een paar jaar kunt u ook het afgesplitste LibreOffice en het vrij nieuwe Kingsoft overwegen. Met die tools kunt u documenten, spreadsheets en presentaties maken en bewerken. Maar om samen te werken met anderen bieden de webalternatieven meer mogelijkheden.

ROEL VAN ESPEN