Van digitale kluis tot videovergadering en online veiling: zo digitaliseert uw notaris

Het notariaat wordt traditioneel geassocieerd met papierwerk, maar die aanname gaat niet langer op. Fednot, de federatie van het notariaat, lanceerde de voorbije jaren diverse digitale toepassingen die het de burger en de ondernemer makkelijker maken.

Het notariaat heeft een eeuwenoude geschiedenis, maar heeft ook oog voor de hedendaagse behoeften van de maatschappij. De afgelopen drie decennia is sterk ingezet op technologie en digitalisering. Onder de noemer ‘eNotariaat’ probeert de Federatie van het Notariaat (FedNot) de processen te versnellen, zodat de notarissen meer tijd kunnen besteden aan advies op de maat van hun cliënten.

In een eerste fase werd een digitaal netwerk uitgerold tussen de federatie en de notariskantoren, inclusief een waaier aan onlinetools en databanken voor intern gebruik. Daarna volgden toepassingen in samenwerking met de overheid, waaronder eRegistration voor de onlineregistratie van akten bij de federale overheidsdienst Financiën. Digitale tools voor het grote publiek zijn bijvoorbeeld het Centraal Register van Samenlevings- en Huwelijksovereenkomsten (CRH) en het Centraal Erfrechtregister (CER).

In 2018 werd Biddit gelanceerd, een platform voor de onlineverkoop van vastgoed. Daarmee kunnen kandidaat-kopers al in een paar weken eigenaar worden van een woning. Dat is een pak sneller dan bij een klassieke verkoop, waar vaak drie à vier maanden verlopen tussen de verkoopovereenkomst en de akte. Een bijkomende troef van Biddit is dat de betrokken notaris vooraf alle controles afrondt.

Videoconferencing

In 2019 maakte een nieuwe wet het ook mogelijk de koopakte op afstand te verlijden en te ondertekenen. “Bij een verkoop van een woning heeft elke partij doorgaans zijn eigen notaris”, verklaart Jan Sap, de CEO van Fednot. “Door een videoconferentie op te zetten tussen de twee notariskantoren hoeven de koper en de verkoper niet langer fysiek in dezelfde ruimte te zitten. Het volstaat dat ze zich ieder bij hun eigen notaris aanbieden. Dat is handig wanneer je bijvoorbeeld in Limburg woont en een appartement aan de kust koopt.”

De betrokken notarissen kunnen ieder de inhoud van de akte overlopen en toelichten, en de koper en de verkoper kunnen vragen stellen en opmerkingen formuleren. Eventuele wijzigingen in de akte kunnen ook meteen worden uitgevoerd. Alles wordt ter plaatse ondertekend.

In 2020 maakte de introductie van de digitale volmacht het zelfs mogelijk authentieke documenten te ondertekenen zonder dat daarvoor een fysieke verplaatsing naar het notariskantoor nodig is. “Dat gebeurt opnieuw via videoconferencing”, legt Jan Sap uit. “Beide partijen kunnen een volmacht geven aan een notarieel medewerker – of een andere derde – voor de ondertekening van de akte. Aan zo’n volmacht zijn geen extra kosten verbonden.”

Ook voor ondernemers

De digitalisering van het notariaat is ook voor ondernemers een goede zaak, onder meer voor de oprichting van een vennootschap. Ook hier maken videoconferencing en de digitale volmacht het mogelijk de akte te verlijden zonder fysieke verplaatsing.

Sinds 1 augustus 2021 kunnen de oprichters van een onderneming – ook weer via een videovergadering met de notaris – de oprichtingsakte zelf digitaal ondertekenen op afstand. “België was het eerste Europese land dat de Europese richtlijn met betrekking tot het gebruik van digitale instrumenten en processen in het kader van het vennootschapsrecht heeft omgezet in nationale wet”, zegt Jan Sap. Dat heeft geleid tot een wijziging van enerzijds het wetboek vennootschappen en verenigingen, en anderzijds de wet op het notarisambt.

Daaruit is ook Start My Business voortgevloeid. Die gratis webmodule begeleidt ondernemers online door de eerste stappen van de oprichting van een vennootschap. In 2023 breidde het notariaat de tool uit tot Manage My Business. “Die kan worden gebruikt om zowel oprichtingen als wijzigingen als ontbindingen digitaal door te voeren en op te volgen”, zegt Jan Sap.

Digitale ondertekening

Zonder volmacht moet u voor het verlijden van de meeste aktes nog altijd fysiek langsgaan bij een notaris. Het gebruik van pen en papier behoort echter meer en meer tot het verleden. Sinds 8 april 2024 is het mogelijk een notariële akte digitaal te ondertekenen in het kantoor van de notaris. Jan Sap: “Dat gebeurt met behulp van je eID of de itsme-identificatieapplicatie. Het is dus niet per se nodig om je handtekening manueel op papier te zetten en alle pagina’s afzonderlijk te paraferen.”

De digitale ondertekening kan voor het merendeel van de aktes, bijvoorbeeld voor een schenking, de aankoop van een woning of een krediet. “Er zijn wel enkele uitzonderingen”, merkt Jan Sap op. “Testamenten en soortgelijkge uiterste wilsbeschikkingen moeten nog altijd met de hand worden ondertekend. Dat zijn zeer persoonlijke en vertrouwelijke documenten.”

Is het toch niet wat vreemd dat, behalve de oprichtingsakten en de overige vennootschapsakten, de meeste andere aktes zonder volmacht nog altijd niet volledig digitaal kunnen worden verleden? “Nee, want in onze sector blijft het persoonlijk contact essentieel”, stelt Jan Sap. “Onze kerntaak is onze cliënten duidelijk en onpartijdig advies te geven. Door de complexiteit van de dossiers neemt de nood aan persoonlijke begeleiding nog toe. Vandaar dat cliënten vaak verkiezen naar het notariskantoor te komen, om daar hun dossier te bespreken.”

Wie dat wenst, kan nog altijd een papieren kopie van zijn aktes mee naar huis nemen. Maar sinds de lancering van Izimi (spreek uit als ‘easy me’) in 2020 hoeft dat niet meer. Dat is een digitale en persoonlijke kluis waarin u al uw vertrouwelijke en belangrijke documenten kunt bewaren en eventueel delen met, bijvoorbeeld, uw partner, uw kinderen of uw notaris. Dat kunnen notariële akten zijn, maar evengoed kopieën of scans van uw paspoorten, diploma’s, verzekeringsdocumenten, aankoopfacturen, waardepapieren en de statuten van uw vennootschap. Toegang krijgt u via uw eID of itsme. Intussen hebben al ruim 500.000 Belgen een Izimi-kluis geopend.