De verplicht digitale facturatie komt eraan

Vanaf 2026 moeten alle Belgische ondernemingen onderling elektronisch factureren, heeft de minister van Financiën aangekondigd. “Ingescande facturen als pdf mailen, volstaat dan niet meer”, zeggen btw-expert Bart Buelens en e-facturatiespecialist Marco Eeman.

Meer dan een op de drie (36%) Belgische ondernemingen verstuurt haar facturen nog met de post, vaak zelfs als een simpele Word-print. Dat blijkt uit een nieuwe studie van het onderzoeksbureau iVox, uitgevoerd in opdracht van de Belgische start-up Horus Software, de ontwikkelaar van een door artificiële intelligentie aangedreven boekhoudpakket. Onze bedrijven hebben dus de komende twee jaar nog flink wat werk voor de boeg.

“Vanaf januari 2026 moet de facturatie tussen btw-plichtigen in België elektronisch gebeuren. Dat geldt zowel voor vennootschappen als eenmanszaken en zelfstandigen”, benadrukken Bart Buelens en Mohamed El Kastite van VAT Consult, expert in btw-advies en compliance. Zo wil ons land het btw-systeem moderniseren en belastingfraude bestrijden. Dat is ook wat de Europese Commissie nastreeft met de nieuwe ViDArichtlijn – VAT in the Digital Age.

Te weinig btw

De btw vormt een belangrijke bron van belastinginkomsten voor alle EU-lidstaten, met een aandeel van ongeveer 18 procent van de EU-belastinginkomsten. Maar het btw-regelgevingskader is verouderd, en de diversiteit aan nationale maatregelen bemoeilijkt de handhaving van belastingwetten, vergemakkelijkt belastingfraude en veroorzaakt enorme verliezen voor de staatskas. Dat heet de btw-kloof: het verschil tussen wat de overheid moet ontvangen aan btw-inkomsten en wat ze werkelijk ontvangt.

Het VAT Gap Report van de Europese Commissie onthulde dat in 2020 en 2021 naar schatting respectievelijk ongeveer 99 en 60 miljard euro aan inkomsten verloren gingen, waarvan een kwart toe te schrijven was aan grensoverschrijdende transacties. België behoort tot de koplopers. “Met een geraamd bedrag van 2,5 à 4,6 miljard euro aan te weinig geïnde btw-inkomsten zitten we procentueel boven onze buurlanden”, weet Bart Buelens.

Grondige vernieuwing

Om al die redenen heeft de Europese Unie besloten via de ViDA het btw-beleid grondig te vernieuwen. Zo kan de Unie aansluiten bij de globalisering van de markt en de opkomst van nieuwe elektronische handelsmodellen. Een van de belangrijkste initiatieven is precies de elektronische facturatie tussen bedrijven. Ook ons land doet mee: eind september keurde de ministerraad een voorontwerp van wet goed dat het gebruik van gestructureerde elektronische facturen verplicht voor b2b-transacties.

“Aanvankelijk was het plan de verplichte invoering van elektronische facturatie geleidelijk te laten verlopen, op basis van de omzet, te beginnen bij de grootste ondernemingen”, verklaart Mohamed El Kastite. “Uiteindelijk is beslist dat álle btw-plichtigen vanaf 1 januari 2026 gestructureerde elektronische facturen moeten opmaken voor b2b-transacties.”

Peppol

De ViDA legt ook een gemeenschappelijke norm voor elektronische facturatie vast. Facturen inscannen en als een pdf-bestand mailen, volstaat niet langer. De facturen dienen digitaal aangemaakt en aangeleverd te worden in een formaat dat voldoet aan de Europese Peppol-norm (Pan-European Public Procurement On-Line). Peppol fungeert als een digitale brug tussen leveranciers en klanten. “Elektronische facturen worden digitaal verzonden via het Peppol-netwerk, wat resulteert in een snellere verwerking, een betere automatisering en minder kans op fouten”, zegt Marco Eeman, general manager bij Billtrust Europe, een softwarespecialist in digitale betalingen, debiteurenbeheer en facturatie.

De verplichting geldt zowel voor vennootschappen als voor zelfstandigen’
Bart Buelens, VAT Consult

Veel facturatieprogramma’s hebben nu of binnenkort de mogelijkheid facturen op deze manier te creëren en verzenden. De uitwisseling van digitale facturen via Peppol gebeurt bovendien realtime. Daar wordt ook een rapportagesysteem aan gekoppeld, al is het nog onduidelijk hoe dat in ons land zal werken. “Voorlopig wordt in België geen e-reporting gekoppeld aan de e-invoicing”, zegt Bart Buelens. “Al is dat – alleszins op Europees niveau – wel de ambitie.” Bedrijven zullen dan enkele werkdagen na de factuur de transacties moeten rapporteren aan de fiscus. “Dat is een gigantisch groot verschil: vandaag moeten bedrijven hun omzet maandelijks of per kwartaal rapporteren via btw-listings.”

De overheid als tussenpersoon?

Marco Eeman verwacht dat de EU uiteindelijk zal evolueren naar een systeem waarin al de uitgaande facturen van bedrijven geregistreerd worden bij de overheid, voordat ze bij de ontvanger terecht komen. “Veel lidstaten hebben al een eigen systeem van e-invoicing. Italië staat daarin het verst: de leverancier stuurt daar via een platform zijn factuur naar de overheid, die het registreert en vervolgens doorstuurt naar de klant.”

Of dat model er uiteindelijk mee voor kan zorgen dat er uiteindelijk geen btw-aangiftes meer nodig zijn, en die dus volledig geautomatiseerd verlopen, is nog onduidelijk. “Dat kan zeker volgens het systeem van Italië, maar het is helemaal niet zeker of alle lidstaten dat voorbeeld zullen volgen”, zegt Marco Eeman. “In de voorgestelde hervorming van de Commissie worden de huidige EU-listings vervangen door een systeem van e-reporting. Of zo’n

rapportering op termijn ook de overige btw-aangiftes kan vervangen, is momenteel koffiedik kijken”, klinkt het bij Bart Buelens.

Voordelen en efficiëntiewinsten

De ViDA beoogt nog specifieke efficiëntiewinsten: zowel voor bedrijven als de overheid. Omdat Europese bedrijven hun facturen niet langer meer per post versturen, besparen ze naar schatting 1,9 miljard euro aan verzendingskosten. “ViDA zal allicht ook de digitale transformatie bij bedrijven versnellen”, stelt Marco Eeman. “Omdat ze automatiseringstechnologieën moeten implementeren en bedrijfsgegevens elektronisch rapporteren. Die digitalisering maakt bedrijven ook competitiever.”

Uiteraard worden er ook extra belastinginkomsten verwacht. Het ViDA-rapport raamt die tussen 135 miljard en 170 miljard euro. Datzelfde rapport stelt dat de vermindering van koolstofemissies een economisch equivalent kan hebben tot 500 miljoen euro.