De digitale factuur wordt verplicht vanaf 2026: hoe moet u daaraan beginnen?

Vanaf 1 januari 2026 geldt een verplichte digitale en gestructureerde facturatie tussen ondernemingen in ons land. Hoe begint u daaraan?

Zelfstandigen en ondernemingen kunnen vandaag nog zelf bepalen hoe ze factureren aan hun professionele of particuliere klanten. De wetgever stelt enkel eisen wat betreft de authenticiteit van de herkomst, de integriteit van de inhoud en de leesbaarheid van de gegevens op de factuur. Uitgaande facturen dienen ook bepaalde gegevens te vermelden, waaronder het woord ‘factuur’, de datum, een volgnummer, de identiteitsgegevens van de onderneming en de klant, het bedrag, het toegepaste btw-tarief en de btw.

Er geldt ook vrijheid van keuze tussen papieren of elektronische facturen. Die zijn in ons land sinds 1 januari 2013 juridisch gelijkwaardig. Dat is het gevolg van de omzetting van een Europese btw-richtlijn. Het is ook toegestaan voor bepaalde klanten digitale facturen op te maken, terwijl andere klanten nog altijd een klassieke factuur op papier krijgen. Let wel: verstuurt u een papieren én een elektronische versie van dezelfde factuur naar een klant, dan moet u wel duidelijk vermelden dat een van beide exemplaren een ‘duplicaat’ is en geen recht geeft op fiscale aftrek.

Over het vereiste elektronische formaat van de digitale factuur spreekt de wet zich niet uit. Het is dus niet noodzakelijk een softwarepakket of webtoepassing te gebruiken om e-facturen op te maken en te versturen. Ze kunnen gewoon als een Word- of pdf-bijlage worden gemaild naar de klant. Een uitzondering daarop geldt wanneer die klant de federale, de Vlaamse, de Waalse of de Brusselse overheid is (b2g). Facturen aan een van die overheden moeten al verplicht elektronisch én in een opgelegd formaat worden opgesteld.

Globale digitalisering

Ons land telt bijna 1,2 miljoen btw-plichtige ondernemingen, die jaarlijks een enorme hoeveelheid aan facturen uitwisselen (b2b). In het kader van de globale digitaliseringsgolf is het dan ook logisch over te stappen naar e-facturatie. Eind 2022 stelde de Europese Commissie een reeks maatregelen voor onder de titel VAT in the Digital Age. Die hebben als doel het btw-stelsel in de Europese Unie te moderniseren en fraudebestendiger te maken door middel van digitalisering.

In het najaar van 2023 bereikte minister van Financiën Vincent Van Peteghem (cd&v) daarover een akkoord in de Belgische ministerraad. Vanaf 1 januari 2026 wordt het voor btw-plichtigen verplicht gestructureerde elektronische facturen op te maken bij b2b-transacties, net zoals dat al het geval is voor wie factureert aan de overheid.

De maatregel past niet alleen in het streven naar meer digitalisering en administratieve vereenvoudiging, maar beoogt ook het aantal misbruiken en de btw-kloof te verkleinen. Die kloof – het verschil tussen wat de schatkist zou moeten inzamelen aan btw-inkomsten en wat ze effectief ontvangt – zou jaarlijks 3,5 miljard euro bedragen.

In een gestructureerd formaat

De nieuwe verplichting geldt alleen in een b2b-omgeving, voor facturen tussen ondernemingen dus. Maar ook al heeft een zelfstandige of onderneming enkel particuliere klanten, dan nog moet die inkomende e-facturen van professionele leveranciers digitaal kunnen ontvangen en verwerken.

Die b2b-facturen moeten vanaf 2026 niet alleen digitaal zijn, ze dienen ook te worden opgemaakt in een gestructureerd UBL-formaat (kort voor Universal Business Language), en verstuurd volgens een specifiek protocol. In ons land wordt Peppol (Pan-European Public Procurement Online) naar voren geschoven als het netwerk dat voldoet aan alle Belgische normen.

Bedrijven die actief zijn in het buitenland, hebben in de toekomst mogelijk nood aan een ruimere oplossing”, “zegt Bart Van Coile, de voorzitter van het Institute for Tax Advisors and Accountants (ITAA). De Europese lidstaten hanteren verschillende protocollen. Pas in 2030 komt er een Europese verplichting om grensoverschrijdende facturatie elektronisch te laten verlopen.

200 euro per jaar

Het verplichte formaat en het protocol betekenen dat u een factuur niet langer als pdf- of Word-bijlage mag mailen naar uw professionele klanten. Wie hardleers zijn facturen via de post of e-mail blijft versturen, riskeert boetes die kunnen oplopen tot 80.000 euro of 4 procent van de jaaromzet.

Uiterlijk op 1 januari 2026 dienen btw-plichtige organisaties een facturatiepakket te gebruiken dat overweg kan met Peppol, en dat zowel voor inkomende als voor uitgaande b2b-facturen. Een officiële lijst met softwareoplossingen die voldoen aan de Belgische normen vindt u op de website efactuur.belgium.be. Voor advies en begeleiding kunt u ook bij uw accountant terecht. Bent u actief in het buitenland, dan raadt Bart Van Coile aan te kiezen voor een tool die ook overweg kan met de daar geldende protocollen.

Het gebruik van een eenvoudig Peppol-conform pakket zal een zelfstandige of kmo al snel 200 euro per jaar kosten. De overheid voorziet weliswaar in fiscale tegemoetkomingen (zie kader Fiscale ondersteuningsmaatregelen).

De populaire facturatie- of boekhoudsoftwarepakketten bevatten vaak al een interne link naar het Peppol-netwerk. Gebruikt u software die niet rechtstreeks gekoppeld is aan dat netwerk, dan kunt u een API-oplossing overwegen die de brug legt tussen Peppol en bedrijfstoepassingen voor facturatie.

Kosten en tijd besparen

Aan elektronische facturatie zijn volgens experts ook heel wat voordelen verbonden. Zo vormt het automatiseren van het proces van factuurverwerking via e-facturatie een besparing van tijd en kosten (papier, postzegels, archivering en eventueel personeel). De integratie van het digitale facturatieproces in de bredere bedrijfsinfrastructuur en -systemen verhoogt ook de interne samenwerking en dus ook de efficiëntie binnen een onderneming.

Met e-facturatie verkleint ook de kans op menselijke fouten en het risico op verlies doordat de digitale facturen veilig worden opgeslagen, gearchiveerd en verstuurd. Een elektronisch verstuurde factuur bereikt de klant ook sneller dan een papieren die met de post wordt verstuurd, wat de kans op een snellere betaling verhoogt en het risico op ‘vergeten’ facturen doet dalen.

Digitale facturen zijn makkelijker op te volgen, te beheren en terug te vinden. De onderneming krijgt zo ook sneller inzicht in de openstaande betalingen en bij uitbreiding in haar financiële situatie, waardoor ze haar cashflow beter onder controle kan houden.