Aantal ondernemers die digitaal boekhouden meer dan verdubbeld

Meer dan twee keer zoveel ondernemers hebben in mei hun documenten via een digitaal systeem aan hun boekhouder of accountant geleverd, in vergelijking met een jaar eerder. Dat blijkt uit de gegevens van Wolters Kluwer Tax & Accounting België. De belangrijkste reden voor de digitale overstap is de coronacrisis.

Met een stapel documenten onder de arm gingen ondernemers jarenlang langs bij de boekhouder of accountant. Slechts een minderheid koos voor digitale alternatieven. Maar daar heeft de coronacrisis verandering in gebracht. In mei is het aantal bedrijven – vooral kmo’s – die hun boekhouding digitaal organiseren en via dezelfde weg aan hun accountant bezorgen meer dan verdubbeld, blijkt uit cijfers van Wolters Kluwer Tax & Accounting.

‘Het fysiek afgeven van documenten, zoals facturen of kassabonnetjes aan de accountant, werd door de opgelegde maatregelen onmogelijk’, zegt Ronny De Goedt, Managing Director Tax & Accounting. ‘Heel wat zelfstandigen en ondernemers hebben daarom nu de noodzakelijke omslag gemaakt om hun boekhouding digitaal aan te leveren. Door het uitstel van de BTW-aangifte, kregen accountants bovendien meer tijd om hun klanten wegwijs te maken in de digitale aanpak. In maart en april zagen we al een sterke toename van de kmo’s die met de digitale boekhouding begonnen zijn ten opzichte van dezelfde periode vorig jaar. Deze trend zet zich sterk door, want afgelopen mei zagen we een explosieve toename van 2,5 keer meer ondernemers die de digitale weg opgaan.’

Efficiënter werken

Boekhouders en accountants reageren tevreden op de omschakeling. Ondernemers laden documenten op via het web, een app op hun smartphone of sturen het door via e-mail. Daardoor wordt alles verzameld in een persoonlijk, digitaal archief. Eenmaal de software de documentgegevens herkent, kan alles automatisch geboekt worden. De documenten komen daardoor meer gespreid binnen bij het accountantskantoor, wat aangenamer is voor de dossierbeheerders. Ze kunnen ruim voor een aangiftedeadline de verwerking starten.

Maar de accountants merken op dat ook ondernemers vruchten plukken van de digitalisering. ‘We zijn al tien jaar bezig met de digitalisering van onze activiteiten. Tot voor kort hadden we zo’n 65 procent ‘digitale klanten’. De coronacrisis heeft ervoor gezorgd dat tot 95 procent van onze ondernemingen met digitaal boekhouden zijn begonnen’, legt Isabelle Tant, accountant bij AB Consult, uit.

Digitaal boekhouden is veel efficiënter en betaalbaarder, vindt Tant. ‘Het zorgt bij ons ook voor een minder drukke btw-periode, documenten worden sneller aangeleverd en de ondernemingen hebben voortdurend toegang tot hun documenten via de applicatie. We zijn ervan overtuigd dat de volledige sector hier naar moet evolueren. Wij, boekhoudkantoren, worden zo opnieuw adviseurs in plaats van louter verwerkers van documenten.’

Geen dubbel werk

De accountantssector hoopt alvast dat de trend zich ook na de huidige crisis verder doorzet. ‘We zijn ongeveer een jaar geleden gestart met digitaal boekhouden’, zegt Liesa Macquoi van kantoor Macquoi Yoeri. ‘Sindsdien moeten we geen algemene gegevens meer handmatig ingeven of overtikken. Het nakijken is gemakkelijker en ook ons archief is gedigitaliseerd. Daardoor kan iedereen, waar die zich ook bevindt en op elk moment, facturen of andere documenten snel terugvinden via de applicatie. Door de coronacrisis hebben we vandaag meer dan dubbel zoveel digitale klanten.’

Daarbij geloven ze bovendien dat er niet noodzakelijk een kloof ontstaat tussen de oudere en jongere generatie ondernemers op vlak van digitaal boekhouden. ‘De meeste ondernemingen stonden er in het begin niet voor te springen omdat ze dachten dat digitaal boekhouden te ingewikkeld zou zijn. Maar we zien intussen dat zowel jong als oud op de kar springt. Zo is onze oudste digitale klant vandaag zeventig jaar.’