Nuttige computertools in coronatijden: zo werkt u vanop afstand

Het coronavirus houdt u wellicht van uw vertrouwde werkplek. Maar een huisarrest hoeft uw productiviteit niet in de weg te staan. Met deze onlinehulpmiddelen kunt u werken vanop afstand.

In de afgelopen jaren hebben heel wat bedrijven de weg gevonden naar professionele platformen zoals Slack, Webex, Microsoft Teams en Asana. Die bieden allerlei mogelijkheden om met collega’s te communiceren, bestanden te delen en afzonderlijke projectgroepen of teams in te stellen. Bent u nog op zoek naar een geschikte tool? De website Remote Starter Kit zet u op weg met een selectie van geteste webdiensten. Die zijn ingedeeld volgens doel: communicatie, samenwerking, office, … U krijgt er telkens een heel korte beschrijving bij.

Wist u dat Facebook ook een zakelijke variant heeft: Workplace? Die is gratis te gebruiken tot vijftig team- of projectgroepen. Een belangrijke troef ten opzichte van de concurrerende tools is het feit dat u en uw medewerkers wellicht al vertrouwd zijn met de privévariant van Facebook. Dat maakt de instapdrempel minder hoog. Workplace is netjes gescheiden van het persoonlijke Facebook-profiel, en switchen tussen beide accounts is simpel.

Televergaderen met collega’s

Slack,Webex en Microsoft Teams laten u ook toe te televergaderen met behulp van een microfoon en een webcam. Bent u op zoek naar een aparte tool, overweeg dan zeker het gebruiksvriendelijke Zoom. Met de gratis formule komt u al een heel eind, maar er zijn ook Pro- en Business-plannen met extra’s. Vergeet niet dat ook populaire apps zoals Skype, WhatsApp en Facebook Messenger vaak volstaan voor een videochat met collega’s. Naar aanleiding van het coronavirus werd zelfs een gelijkaardig Belgisch platform gelanceerd: Praatbox.

Berichten sturen via uw computer

Wellicht verstuurt en ontvangt u in deze geïsoleerde tijden ook veel berichten via sms, iMessage, WhatsApp of Facebook Messenger. U kunt die ook verzenden en ontvangen op uw pc. Het gebruik van uw computerklavier komt de productiviteit van uw communicatie ten goede. In dit artikel komt u meer te weten over de mogelijkheden.

Samenwerken aan een document

Tegenwoordig worden bestanden vaak in de cloud bewaard, en dat vergemakkelijkt de realtime samenwerkingsopties. Samenwerken aan eenzelfde document kan bijvoorbeeld via de ‘delen’-functie in Microsoft Office 365, zodra uw documenten in OneDrive opgeslagen zijn. Met Google Docs haalt u zelfs een volledig gratis alternatief in huis met vergelijkbare ‘sharing’-mogelijkheden. Handig is dat u meteen ziet wat andere personen in een gedeeld document aanpassen.

Bent u een Dropbox-gebruiker? Weet dan dat u via Dropbox Paper gratis een virtuele werkruimte krijgt die u kunt delen met anderen. Er is in een tekstverwerker voorzien, en u kunt content vanuit andere platformen integreren, waaronder Google Drive, Pinterest en Instagram, presentatietools als Prezi en SlideShare, projectplanners als Trello, … Ook filmpjes en audio van YouTube en Spotify kunnen in de documenten worden ingesloten. Programmeurs en websitebouwers vinden er zelfs een handige functie om codeblokken toe te voegen.

Brainstormen over ideeën

Draw.Chat biedt u een virtuele plek om uw ideeën te schetsen. Daarin kunt u teksten, lijnen, vormen en bestanden toevoegen. De ruimte krijgt een url die u deelt met uw collega. Die ziet alles realtime, en kan bijdragen leveren. Via het chatvenster kunt u communiceren. De icoontjes bovenaan laten u notificaties sturen en een spraak- of videoconversatie opstarten. U kunt de tool gratis gebruiken, zonder registratie. Draw.Chat belooft uw creaties zeker een maand te bewaren.

Bij FlockDraw is registratie evenmin vereist. Aan de hand van een pen, een gom en enkele functies (kleuren aanpassen, opvullen, tekst typen, …) visualiseert u uw ideeën. U dient daarvoor wel de Flash Player in uw browser te activeren, en die technologie is intussen achterhaald. Uw virtuele ruimte delen gebeurt op de gebruikelijke manier. Anderen kunnen realtime uw uiteenzetting volgen, maar ook toevoegingen aan uw idee of ontwerp doen. Handig is de chatmodule om met meerdere deelnemers te communiceren.

Ook IDroo biedt u na de registratie een gratis whiteboard aan met de vertrouwde tools zoals een pen, een gom, een tekstvak en grafische vormpjes. U vindt er ook symbolen waarmee u documenten, afbeeldingen en grafieken kunt integreren. Een icoontje om uw whiteboard te delen met anderen mocht niet ontbreken. Extra handig is dat u hun rechten kunt instellen: alleen kijken of ook aanpassen. Weet wel dat dat niet kan per persoon: de rechten gelden dus voor iedereen. IDroo heeft ook een interne chatfunctie.

Stormboard werkt met notitieblaadjes waarop u teksten, grafische bestanden, documenten en YouTube-video’s plakt. Ook schetsen maken en uw gedachten groeperen in ‘index cards’ is mogelijk. Andere personen nodigt u uit via de share-knop. Zij kunnen uw ideeën becommentariëren en hun stem uitbrengen. Alle betrokkenen krijgen elke wijziging in realtime te zien. Live chatten is eveneens mogelijk. Anderen kunnen ook zelf nieuwe ideeën toevoegen. U kunt zelfs opdrachten toekennen aan bepaalde personen.

Mural laat u met vijftig mensen tegelijk samenwerken en brainstormen, maar u betaalt daarvoor na het gratis uitproberen wel 12 dollar per maand. Ook daar voegt u tekstvakken en notitiebriefjes, commentaren, vormen en verbindingen, symbolen, afbeeldingen en documenten, websites, … toe op een virtueel bord. De rechten van de deelnemers (‘can see‘ of ‘can edit‘) kunt u afzonderlijk instellen. Er is ook in een interne chatfunctie voorzien, en er kan anoniem worden gestemd op ideeën.

Rondleiden op een website

Wilt u een collega iets tonen of hem rondleiden op een website? In dat geval kunt u Surfly inschakelen. Nadat u zich hebt geregistreerd, plakt u in de daartoe voorziene ruimte de url van de site. U krijgt dan een link die u deelt met de andere persoon. Die ziet realtime alles wat u op de website doet: hoe u uw muiscursor beweegt, waarop u klikt, … U kunt ook (video)chatten, aantekeningen op de site maken en de controle overdragen. Na de gratis proefperiode betaalt u 16 euro per maand.

Meekijken op een scherm

Andere tools gaan nog een stapje verder, en laten toe uw hele computerscherm te delen. Gebruik daarvoor bijvoorbeeld Screenleap. Alles gebeurt via de internetbrowser, maar er moet wel nog een stukje software worden geïnstalleerd. De gratis versie kunt u gedurende veertig minuten per dag gebruiken. Screenleap kan ook in Slack worden geïntegreerd. Weet ook dat Skype een handige ‘screen sharing’-functie in huis heeft.

Een computer overnemen

Wanneer een collega computerproblemen heeft, leidt telefonische ondersteuning vaak tot frustraties. Handiger is dat u via uw pc tijdelijk toegang krijgt tot de zijne, zodat u het euvel zelf kunt bekijken en oplossen. Dat kan alvast met behulp van MSP360 Remote Assistant of TeamViewer (gratis voor niet-commercieel gebruik). De benodigde software dient weliswaar op beide computers te worden geïnstalleerd. Toegang tot het andere toestel krijgt u via een wachtwoord of een code.

Gebruiken u en uw collega Google Chrome als internetbrowser, dan kunt u ook Chrome Remote Desktop overwegen. Die oplossing bestaat uit enerzijds een programmaatje dat u moet installeren op beide computers, en anderzijds een browserextensie. Heeft uw collega externe hulp nodig, dan klikt hij op het icoontje naast het adresveld. Daarmee kan hij een cijfercode genereren die gedurende vijf minuten geldig blijft. Die gebruikt u om op zijn computer in te loggen. Bij al die tools is externe ondersteuning in beide richtingen mogelijk.

Samen video’s bekijken

Wilt u een video simultaan laten afspelen op meerdere computers? Dat kan bijvoorbeeld handig zijn tijdens een webvergadering of een workshop vanop afstand. Met behulp van Sync Video kunt u alvast YouTube- of Vimeo-video’s gesynchroniseerd laten afspelen. Heeft u eigen filmmateriaal, dan moet u dat eerst naar bijvoorbeeld YouTube uploaden. Met Gaze hoeft dat niet: daarmee kunt u uw eigen video’s rechtstreeks afspelen op twee computers tegelijk. Let wel: het videobestand moet dan wel op beide pc’s aanwezig zijn in mp4-formaat.

En heeft u in deze woelige tijden behoefte aan wat ontspanning? Met de Chrome-extensie Netflix Party kijkt u vanop verschillende computers naar eenzelfde film of serie op Netflix. Op die manier voelt u zich misschien toch even wat minder geïsoleerd. U klikt daartoe op het toegevoegde icoontje in uw browser en deelt de gegenereerde link met de anderen. Via het chatvenster kunt u tijdens het kijken commentaar geven. Een vergelijkbare extensie die ook in Firefox werkt, is TwoSeven.