In meer dan de helft van de grote bedrijven is er ontevredenheid over de effectiviteit van het directiecomité. Dit blijkt uit een bevraging bij diegenen die zelf betrokken zijn bij die vergaderingen. Er gaat onvoldoende aandacht naar de kansen om directies sneller en beter te laten werken. Hieronder enkele tips die makkelijk te implementeren zijn.
Diligent, wereldleider in boardportals (geïntegreerde software om het bestuur en management van een bedrijf te ondersteunen), deed een breed onderzoek naar de werking van directiecomités in grote bedrijven. Na eerste artikelen over de efficiëntie en de focus van directievergaderingen staan we nu stil bij de remedies.
Die remedies zijn direct gelinkt aan vier grote problemen die de betrokkenen melden. Zo is er een probleem met tijdigheid. De helft van de ondervraagden meldt dat er teveel tijd nodig is om de agendapunten te bepalen en de nodige vergaderstukken ter beschikking te stellen.
Het tweede probleem dat moet worden aangepakt is meer een bedrijfscultuur. De directieleden moeten tijdig en voldoende feedback formuleren op de toegezonden stukken waardoor de meetings efficiënter verlopen.
Derde probleem is de veiligheid. De gevoelige informatie die gebruikt wordt in en voor de vergaderingen is lang niet altijd voldoende beveiligd. Dit kan worden verholpen door innovatieve vergaderhulpmiddelen. Die zullen meteen ook zorgen voor betere rapportage en analyse.
Een vierde aandachtspunt is de kwaliteit van de voorbereiding. De agenda wordt op het laatste moment nog gewijzigd, waardoor vergaderingen minder gestructureerd verlopen, en het notuleren meer tijd vergt.
Goed of slecht
Bedrijven die de effectiviteit van hun corporate governance een cijfer geven van maximaal zeven op tien, merken problemen bij het nemen van strategische beslissingen, maar ook bij de monitoring en de aansturing van de organisatie. Bedrijven bij wie de effectiviteit hoger ligt, zijn dan weer meer tevreden over de omzet, de groei van het bedrijf en de ontwikkeling van de winst.
Bijna zeventig procent van de respondenten stelt dat meer zou moeten gedaan worden om de effectiviteit van het directieteam te verbeteren. Het gaat dan met name om het sneller bepalen van de agendapunten en het versturen van de vergaderstukken, om betere feedback te genereren, om de veiligheid van de rondgestuurde informatie te waarborgen. Liefst drie kwart van de respondenten is van oordeel dat het effectiever maken van de directie sneller zou moeten gaan.
Nieuwe tijden
Al het voorgaande was geldig in normale tijden. Maar corona heeft al heel wat doen wijzigen en de nieuwe tijden zijn zich aan het vormen.
Wat de vergaderingen van het directiecomité betreft, betekent dit onder meer dat meer digitaal vergaderd zal worden, zo voorspellen de meeste respondenten. Om digitale vergaderingen effectief te laten verlopen, is nodig dat documenten betrouwbaar kunnen verstuurd, gedeeld en opgeslagen worden. Er zijn nieuwe digitale hulpmiddelen nodig. De beveiligde communicatie van bedrijfsgevoelige informatie is cruciaal. Besluitvormingsprocessen moeten gedigitaliseerd worden.
En een hele belangrijke is dat ook voldoende aandacht gaat naar de informele contacten in deze nieuwe tijden. Bijvoorbeeld teambuilding zal moeilijker en zeker anders verlopen wanneer de leden van het team elkaar minder of niet fysiek ontmoeten. Ook hier hebben leiders aandacht voor.
Bent u iemand die uw directie beter wil laten werken? Wil u de prestaties in uw bedrijf vergelijken met die in andere, grote bedrijven? Deze studie zal u de nodige inspiratie bieden, om te analyseren en remediëren.
Voor meer informatie over Diligent, bezoek www.diligent.com/nl
