Hoe efficiënt vergadert uw directiecomité?

De vergaderingen van directieteams van grote bedrijven zijn voor verbetering vatbaar. Dat zeggen de mensen die de vergaderingen organiseren. Momenteel is er nog te weinig sturing, zo blijkt uit een benchmark onderzoek verricht door Diligent, wereldleider in boardportals, software om de bedrijfsleiding te ondersteunen.

‘Er zou sneller en beter beslist moeten worden.’ ‘Actiepunten moeten vlotter worden opgepakt.’ Dat zijn enkele conclusies uit een bevraging van de mensen die directievergaderingen organiseren.

Deze zomer werd gepeild bij een divers gamma aan grote bedrijven, gemiddeld met een 700 werknemers. De vragen werden gesteld aan de personen die de directievergaderingen organiseren. Wie zijn dat? In een meerderheid van de gevallen gaat het om directiesecretaressen, management assistants en executive assistants. Eventueel een office manager. In een vrij beperkt aantal ondernemingen gaat het om secretarissen en/of directieleden.

7/10

Slechts een zeer kleine meerderheid van die mensen geeft meer dan zeven op tien wanneer gevraagd wordt naar het oordeel over de effectiviteit van het team. In turbulente tijden als deze is dit eerder mager.

De klachten gaan over trage en slechte beslissingen, over een gebrek aan initiatief en over de organisatie van de vergaderingen. ‘Het grootste deel van de respondenten heeft op dit moment een coördinerende rol met betrekking tot het functioneren van de directie. In plaats van faciliterend bezig te zijn, zouden ze liever een regiefunctie hebben en meer willen sturen om de effectiviteit van het team te vergroten.’

Deze conclusies weerspiegelen zich in de huidige tijdsbesteding en de gewenste tijdsbesteding: nu gaat veel tijd naar het samenbrengen van de vergaderstukken, het notuleren en archiveren, administratieve taken. De tijd zou meer moeten gaan naar het sturen van de vergadering, de besluitvorming en de opvolging van de beslissingen.

8 dimensies

Om effectief te vergaderen, moet zorg worden gedragen voor acht dimensies, of acht criteria, zo u wil. Zo moeten de vergaderstukken steeds de juiste zijn. Lijkt logisch, maar in praktijk gebeurt het dikwijls dat oude versies van de agenda of van de infodocumenten nog circuleren en gebruikt worden.

De vergaderstukken moeten ook beschikbaar zijn op verschillende (mobiele) devices. Dit is handig voor de deelnemers aan de vergadering, maar natuurlijk moet wel over de veiligheid gewaakt worden.

Discipline is belangrijk. Vergaderingen moeten doorgaan op de plaats en het tijdstip dat voorzien is, zodat iedereen zich kan organiseren.

Ook moet duidelijk zijn waarover vergaderd wordt, en waarover niet. Anders wordt veel tijd verloren aan overleggen en bijpraten, zonder tot de essentie te komen.

Kwaliteit betekent ook dat de onderwerpen niet last-minute veranderd worden. Bij een derde van de bedrijven gebeurt dit regelmatig, wat leidt tot minder gestructureerde vergaderingen en omslachtiger notulering.

Er moet ook een juiste cultuur zijn, waarbij directieleden tijdig feedback geven op de vergaderstukken. Ervaring leert dat dit sterk bijdraagt tot een hogere effectiviteit.

Liefst de helft van de respondenten meldt dat het te veel tijd vergt om agendapunten te bepalen en de directieleden de nodige documenten te verstrekken. Dit administratieve werk vraagt wel minder tijd dan bij een gelijkaardig benchmark onderzoek in 2017 maar er is nog steeds veel ruimte voor beterschap.

Eveneens verschillend in vergelijking met 2017 is de perceptie van de veiligheid: wordt de bedrijfsgevoelige informatie steeds voldoende veilig opgeslagen en verstuurd? Dit oordeel was in 2020 minder positief dan in 2017 maar dit kan ook te maken hebben met een grotere gevoeligheid: bedrijven zijn zich beter bewust van de risico’s.

Wilt u de prestaties van uw directiecomité vergelijken met die in andere bedrijven, dan vindt u hier het breedschalige benchmark onderzoek. Met uiteraard diverse tips om beter te doen en nuttige inspiratie.