‘Is je agenda vrij van vergaderingen, dan moet er wel iets mis zijn’

Hoewel ik al een aantal jaren als student-zelfstandige werk, ben ik nog vrij vroeg in mijn carrière. Het is te zeggen: sommige mensen met wie ik werk, wijzen me vaak nogal eens graag op mijn leeftijd. Veelal met goede bedoelingen, maar toch. Maar als er één ding is waar ik het in mijn jonge carrière al helemaal mee gehad heb, dan is het wel met de meeting mania, de vergaderziekte.

Ik vind het verbijsterend om te zien hoe graag in ons land wordt vergaderd. Men vergadert niet alleen graag, men vergadert ook te veel. Iedereen die actief is in om het even welk bedrijf of om het even welke vereniging, kent ze wel, die dodelijke zinnetjes. “Laat ons anders snel een meeting inplannen” en consoorten. Hieronder een capita selecta van ergernissen die ik tijdens tal van projecten bij tal van opdrachtgevers al mocht tegenkomen.

Vooreerst is er de afschuwwekkende zin: “Zet dat maar gewoon op de agenda van de vergadering.” Niet alleen worden vergaderingen vaak gezien als een soort restafvalbak voor varia, het zorgt er ook voor dat er nodeloos wordt gediscussieerd over topics die eigenlijk niet tot het doel van een meeting behoren.

Soms, zo merk ik, is er zelfs helemaal geen duidelijk doel voor een meeting vastgelegd. Al te vaak vergaderen mensen for the sake of it. Gewoon, omdat vergaderen gelijk zou staan aan werken. Ik vergader, dus ik ben productief. Is je agenda vrij van vergaderingen, dan moet er wel iets mis zijn. Dan zit je blijkbaar op je luie krent. Terwijl we – als we eerlijk zijn – toch gewoon het meeste werk achter de kiezen hebben na een dag focussen op die to-dolijst. Verder is het beleggen van een vergadering voor sommigen ook uitstelgedrag. Als we iets “wel zullen bespreken op de vergadering”, dan hoeven we het nu niet te doen.

Nog een klassieker: “Ik schiet snel even een invite in”, waarna op automatische piloot hersenloos een Microsoft-Teams-invite of een Google Meet-meeting in je inbox belandt. Vaak zonder nadenken of dat wel nodig is. Maar al te vaak heb ik al gedacht: deze hele meeting had een e-mail kunnen zijn of soms zelfs een whatsappje.

Hoe dan ook nemen we ook erg veel tijd voor meetings. Ik merk daar evenwel grote verschillen naargelang de plek op de wereldkaart en de sector. Amerikaanse bedrijven houden vaak van korte, strak getimede meetings. Een kwartiertje of een halfuurtje volstaat. Nemen ze een uur, dan is het echt belangrijk. Hier in België echter is de meeting van zestig minuten de standaard voor veel bedrijven. Klassiek nemen ook overheidsactoren graag voldoende tijd voor een meeting. Meer dan in privébedrijven, blijkt uit onderzoek.

Onze meetings zijn vaak ook drukbevolkt. Hoe meer zielen, hoe meer vreugd, denken we. Al is dat absoluut niet het geval, want het is dubbel tijdverlies. Diegene die er eigenlijk niet bij had moeten zijn, voelt zich van zijn tijd beroofd en meer volk bevordert daarom niet de vooruitgang.

Wat ik met deze column wil aankaarten, is dat we misschien allemaal wat meer respect mogen hebben voor elkaars tijd. Ja, werken is een sociaal gegeven en vergaderingen zijn nodig. Maar laat ons alsjeblieft stilstaan bij volgende vragen voor we alwééér een meeting inplannen: 1. Is dit nodig? 2. Wat is het doel? 3. Moeten al die personen er wel echt zijn? 4. Hoeveel tijd is voldoende tijd? 5. Wat wil ik hier uithalen?

En laat ons daarnaast ook het afwijzen van onnodige vergaderingen normaliseren. Time is money, wordt wel eens beweerd. Dat klopt niet. Want geld is minder waardevol. Geld kun je terugverdienen, je tijd hier op aarde niet.