Tien tips voor digitale CFO’s in coronatijden

Veel CFO’s zijn bekommerd om de negatieve invloed van de coronacrisis op de productiviteit van hun medewerkers. Door het vele thuiswerk is de productiviteit van de meeste financiële afdelingen met 60 tot 80 procent afgenomen, blijkt uit een recente CFO-studie. Dit is het moment om te leren van succesvolle digitale CFO’s, zegt Kristof Stouthuysen, professor management accounting aan de Vlerick Business School en de KU Leuven.

Covid-19 zorgt ervoor dat bedrijven versneld digitaliseren. We werken met zijn allen van thuis en organiseren virtuele vergaderingen en koffiepauzes. We lezen hoe robots en algoritmes met artificiële intelligentie (AI) ons het leven makkelijker zullen maken door autonoom grote volumes data te analyseren en complexe problemen te doorgronden. Lang leve de digitalisering! We worden productiever.

Maar een recente CFO-studie toont dat de productiviteit van de meeste financiële afdelingen met 60 tot 80 procent is afgenomen sinds de start van de pandemie. Er zijn tal van redenen die die daling in productiviteit kunnen verklaren. Zo is thuis werken met kinderen niet ideaal en leidt het gemis aan sociaal contact en ontspanning tot oververmoeidheid of stress. Maar er is meer aan de hand. Deze pandemie is de eerste echte test die nagaat hoever de financiële afdeling staat in de digitale transformatie. We kunnen bijgevolg heel veel leren van succesvolle digitale CFO’s. Deze tien zaken zijn cruciaal:

1. Pas je aanwervingsbeleid aan

CFO’s die inzetten op de digitalisering, passen het best hun aanwervings- en retentiebeleid aan. Een tekort aan mensen met technologische competenties zal een negatieve impact hebben op hoe de financiële afdeling beslissingen neemt en omgaat met data.

2. Maak rapportering gebruiksvriendelijker

Financiële afdelingen zitten op een berg aan data. De manier waarop die data worden voorgesteld of geïnterpreteerd, is vaak onderhevig aan specifieke vormvereisten of standaarden. Niet-financiële medewerkers ervaren financiële rapporten daarom vaak als te technisch of saai en haken af bij het lezen ervan. Digitale CFO’s herdenken de manier waarop data wordt gepresenteerd en maken rapporten intuïtiever en gebruiksvriendelijker.

3. Artificiële intelligentie is een blijver

In de komende jaren zal artificiële intelligentie de financiële afdeling grondig hervormen. Zo zal AI-technologie ervoor zorgen dat heel wat repetitieve taken worden geautomatiseerd, en staat ze de CFO bij in het nemen van complexe beslissingen. Dat alles op voorwaarde uiteraard dat de CFO de technologie begrijpt en investeert in de nodige opleidingen en infrastructuur.

4. Herover financiële analyses

Digitale CFO’s gaan veel proactiever na hoe ze andere afdelingen zoals onderzoek en ontwikkeling, logistiek, IT, marketing en productie kunnen bijstaan met diepgaande analyses en strategische beslissingen. Een proactieve CFO kan ook de wildgroei aan rapporten en interpretaties tegengaan.

5. Nog een blijver: de cloud

Tal van CFO’s gaven voor de coronacrisis aan dat ze de cloud interessant vonden, maar waagden uiteindelijk niet de stap omdat de investering te hoog was of ze schrik hadden voor privacy en beveiligingsrisico’s. Diezelfde CFO’s merken nu op dat de traditionele ERP-systemen overbelast geraken sinds werknemers van thuis uit werken en dat bepaalde toepassingen en data vanop afstand niet toegankelijk zijn. De overstap naar de cloud is daarom noodzakelijk.

6. Rapportering op vraag

Rapporteringsverwachtingen zijn geëvolueerd en dat verhoogt de druk op de financiële afdeling om realtime te rapporteren. Ook externe belangengroepen eisen meer realtime toegang tot data en vergevorderde analyses. CFO’s moeten begrijpen hoe die verwachtingen om te zetten in realiteit. Welke technologieën helpen hen daarbij? Welke data komen in aanmerking voor realtime rapportering? En welke garanties kunnen daarbij worden gegeven?

7. Digitale transformatie zorgt voor nieuwe risico’s

Nu meer bedrijven samen met hun klanten, leveranciers en de overheid deel uitmaken van een digitaal ecosysteem, krijgen ze ook meer te maken met cybercriminaliteit zoals malware, ransomware (denk aan Picanol en Asco), identiteitsfraude en systeemfraude. De digitale CFO handelt in nauw partnership met de CIO of het beveiligingsteam om een inschatting te maken van de mate waarin bedrijfsactiva worden blootgesteld aan die cyberrisico’s, welke kosten er mogelijk mee gepaard gaan, en hoe daarover moet worden gerapporteerd.

8. De CFO assisteert het AI-algoritme

Waar het AI-algoritme de CFO bijstaat in het nemen van complexe beslissingen, is het algoritme ook afhankelijk van de input van de CFO. Zo zorgt de digitale CFO ervoor dat het algoritme kan leren op basis van kwalitatieve en betrouwbare data, helpt de CFO met de interpretatie van de AI-resultaten, en promoot de CFO het ethisch en duurzaam gebruik van artificiële intelligentie.

9. Innovatie en partnerships

In hun digitale reis, laten veel CFO’s zich informeren door externe technologiespelers. Zo valt het aantal bedrijfjes dat robotgestuurde procesautomatisering (RPA) en boekhoudbots aanbiedt nog nauwelijks bij te houden. Maar de ervaring leert dat vele van die oplossingen niet zaligmakend zijn. Ze kunnen zelfs voor andere problemen zorgen en worden vaak onterecht onder de noemer van AI-technologie verkocht. Ga daarom liever op zoek naar een technologiespeler die de klant centraal zet in plaats van het product, één die realistische doelen aanhaalt en die inspirerend werkt. Digitale CFO’s stimuleren ook een interne innovatie-cultuur. Heel wat AI-technologie is open source en laat de financiële afdeling toe zelf aan de slag te gaan.

10. CFO-leiderschap

De digitale CFO moet ervoor oppassen dat de ‘harde’ vorm van leiderschap niet domineert. De CFO heeft al zo’n reputatie omdat hij of zij beslissingen neemt op basis van cijfers. Om de balans te bewaren, beschikt de digitale CFO daarom ook over ‘softe’ leiderschapskwaliteiten. Creativiteit, aanpassingsvermogen, integriteit, bescheidenheid, engagement en empathie zullen straks even belangrijk zijn om de financiële afdeling succesvol door het digitale tijdperk te leiden.

Kristof Stouthuysen is associate professor management accounting aan de Vlerick Business School en KU Leuven. Aan de Vlerick Business School leidt hij het Centre for Financial Leadership and Digital Transformation. Sinds enkele jaren richt hij zich op het gebruik van artificiële intelligentie door de CFO en in financiële functies.