InviteDesk doet webinars lijken op fysieke evenementen

De coronapandemie maakte netwerken veel moeilijker. Iemand aanspreken op een evenement of een mogelijke klant tegen het lijf lopen aan het buffet was er niet meer bij. InviteDesk wil dat veranderen.

Door corona schoten de webinars als paddenstoelen uit de grond. De pandemie dreef de eventsector online. De software erachter was overwegend internationaal. Spelers als Zoom en Webex domineren het veld. Als het van InviteDesk afhangt, verandert dat snel. De Vlaamse start-up die al eventsoftware aanbiedt, lanceert nu ook een webinardienst: InviteDesk Present & Connect. Die moet online netwerken makkelijker maken en de wandelgangen van fysieke evenementen naar de virtuele wereld brengen.

“Webinars hebben hun voordelen, maar vergeleken met fysieke evenementen schieten ze op een aantal vlakken nog tekort”, vertelt Mark Van der kinderen, medeoprichter van InviteDesk. “De dingen die er echt toe doen tijdens een professioneel evenement, gebeuren meestal niet tijdens de eigenlijke presentaties, maar in de wandelgangen. De verkoopploeg slaat een praatje met prospecten tijdens de koffie, tijdens de pauze babbelen de gasten na, tijdens een drink wordt business gedaan. Webinars daarentegen zijn vaak eenrichtingsverkeer en de gasten interageren amper met elkaar. De verkoopmensen zitten er ook passief bij en hebben moeite om te netwerken.”

InviteDesk wil die webinarervaring verbeteren, inclusief digitale wandelgangen. “We willen die fysieke ervaring deels online reproduceren”, stelt Van der kinderen. “Zodat er parallel gesprekken gevoerd kunnen worden.”

Volledige controle

Het nieuwe product gaat een stapje verder dan de alomtegenwoordige webinars. Alle bekende features zijn er: sprekers kunnen presenteren, slides delen en polls aanmaken. Ook de branding is gemakkelijker: het organiserende bedrijf kan de interface helemaal in zijn huisstijl maken. Daarnaast zet InviteDesk sterk in op verkoop. Het salesteam van het organiserende bedrijf kan makkelijk volgen wie er binnenkomt, stuurt mogelijke klanten berichten en nodigt prospecten uit in aparte virtuele kamers om individuele gesprekken te voeren. Het overschakelen tussen die gesprekken en de meer algemene presentaties zou ook eenvoudiger zijn. “We reproduceren eigenlijk de kleine cocktailtafeltjes op netwerkevents”, lacht Van der kinderen.

Het nieuwe product vloeit voort uit de software die InviteDesk al aanbiedt. “Onze tool werd origineel vooral gebruikt voor fysieke evenementen”, stelt Van der kinderen. “Toen covid-19 toesloeg, integreerden we heel snel zaken zoals Zoom met onze software. Met onze tool beheer je het evenement en nodig je mensen uit. En zodra de presentatie begint, zetten wij de gasten af aan de voordeur van de webinar. Zo behouden onze klanten de controle over het hele traject en weten ze wie die deur binnen is gegaan.”

Zo pasten ze hun pandemiegevoelige business aan de nieuwe realiteit aan. Nu gaan ze nog een stapje verder. “Een webinar kan zoveel meer zijn dan gewoon een presentatie”, stelt Van der kinderen. “Onze klanten doen webinars voor een reden. Ze willen informatie delen, zodat mogelijke klanten overtuigd raken van hun oplossing, en tegelijk de relatie met die contacten uitdiepen. De bestaande tools bieden daar te weinig mogelijkheden voor.”

Die transitie naar een nieuw product financierden ze door een combinatie van bronnen. Ten eerste steunden ze op hun eigen kapitaal, maar er kwam ook steun van businessangels, vrienden en familie. Daarbovenop injecteerde het overheidsfonds PMV begin 2021 700.000 euro in het bedrijf.

Hybride evenementen

Maar komt InviteDesk niet te laat met die oplossing? Nu de vaccinatiecampagne op gang komt, mogen we stilaan weer uitkijken naar fysieke evenementen en kunnen de webinars hun belang verliezen. Tegelijk bestaan er al heel wat webinartools.

“We komen inderdaad later op de markt”, geeft Jan Heiremans toe, de andere medeoprichter van InviteDesk. “Spelers zoals Zoom hebben een voorsprong. Maar tijdens deze periode maakten veel bedrijven kennis met webinars en ze zagen dat er ook voordelen aan verbonden zijn. Je bereikt meer mensen, want ze hoeven zich niet te verplaatsen, en geïnteresseerden kunnen gewoon snel binnenspringen. Voor de pandemie werden virtuele evenementen als minderwaardig beschouwd, maar dat sentiment is nu verzwakt.”

Het webinar zal dus niet onmiddellijk verdwijnen. Van die markt wil InviteDesk alsnog een stukje inpalmen. Dat past in een nieuwe trend om online en offline te combineren. “Ook al is het een buzzword, we gaan naar hybride evenementen”, stelt Heiremans.

Moeilijker dan gedacht

Zulke evenementen organiseren zal misschien complexer blijken te zijn dan gedacht. “Wanneer we hybride zeggen, denken mensen al snel aan een live-evenement dat je ook online kunt volgen”, zegt Heiremans. “Maar dat brengt volgens mij meer praktische problemen met zich dan mensen vaak denken. Want online- en offline-evenementen zijn twee heel verschillende zaken.” Voor een online-evenement moeten de presentaties volgens Heiremans bijvoorbeeld gemiddeld korter zijn. De timing is ook erg strikt. Terwijl live-evenementen vaak uitlopen door praktische oorzaken, zoals files of een koffiepauze die langer duurt dan gedacht. Er komt dus heel wat meer kijken bij een hybride evenement dan gewoon een stream online gooien.

“Hybride evenementen kunnen betekenen dat je een live-evenement combineert met een kortere onlinesessie op een ander moment. Of je kunt stukjes van de presentaties op aanvraag delen. Zo krijgt het digitale én het fysieke publiek de aandacht die het verdient”, vervolgt Heiremans.

InviteDesk staat klaar voor meer groei, deels op basis van internationalisering. “De klanten die we al hebben, profiteren hiervan”, vertelt Heiremans. “Tegelijk opent dit deuren naar nieuwe bedrijven. We kijken naar onze markt in België, maar we internationaliseren ook. Sinds 1 januari hebben we bijvoorbeeld twee mensen in Zweden, om in Scandinavië InviteDesk in de markt te zetten.”

“Virtuele evenementen gaan niet meer weg”, weet Van der kinderen. “Maar fysieke evenementen komen evengoed terug. De toekomst is dus hybride. Bij ons beheer je nu alles met één platform.”