‘Hybride vergaderen combineert het beste van twee werelden’

Naarmate sommige werknemers terugkeren naar de werkvloer, worden fysieke en virtuele vergaderingen vermengd. Hoe doet u dat, en is het een goede zaak? Onderzoekers Willem Standaert en Sophie Thunus geven duiding.

Veel organisaties hebben de afgelopen maanden ervaren dat ze kunnen blijven functioneren met werknemers die thuis werken, dankzij onder meer virtueel vergaderen. De voordelen zijn intussen bekend: meer efficiënt vergaderen door het overslaan van small talk; flexibiliteit in het plannen en betrekken van extra deelnemers; en het gebruik van functionaliteiten zoals het delen van een scherm. Intussen is het eerste enthousiasme weggeëbd en heerst er een ‘love to hate’-gevoel.

Naarmate de coronamaatregelen versoepeld werden, laten veel organisaties weer toe dat hun werknemers op kantoor werken. Die merken al snel dat de vaak genoemde beperkingen van telewerken, nu ook spelen op de fysieke werkvloer. De mondmaskers verbergen veel van de non-verbale communicatie. Ook spontane interacties komen minder eenvoudig tot stand als je elkaar in de gang kruist mét mondmasker. Ten slotte is er weinig informele interactie mogelijk als je alleen aan je bureau moet lunchen.

Mossel noch vis

Bovendien komen werknemers vaak gedeeltelijk terug naar kantoor, bijvoorbeeld afwisselend een halve week en een volledige week. Dat heeft als gevolg dat een hybride werkplek ontstaat, sommige werknemers zijn op kantoor, anderen thuis. Hierdoor hebben organisaties en werknemers ineens nood aan een tussenvorm van vergaderen, die het fysieke en virtuele vermengt. De deelnemers gebruiken dan verschillende functionaliteiten om deel te nemen aan dezelfde vergadering. De deelnemers die op kantoor zijn, zien elkaar en kunnen lichaamstaal, flip charts en dergelijke gebruiken, maar de deelnemers op afstand zien daar in het beste geval een deel van, op een klein scherm.

Dat creëert nieuwe uitdagingen. Er kunnen zich lokale coalities vormen tussen de mensen op kantoor die beslissingen nemen voor of na de formele vergadering. De deelnemers op afstand voelen zich gemakkelijk uitgesloten, zowel inhoudelijk als sociaal. Onderzoek geeft aan dat als de toegang tot functionaliteit te verschillend is (bijvoorbeeld, de combinate van een fysieke vergadering met een audioconnectie), de uitkomst slechter is dan voor puur virtuele vergaderingen. Misschien is het dan aangewezen om de hybride vorm te vermijden en een ritme van vergadermodi te vinden. Bijvoorbeeld, één keer per maand fysiek vergaderen en tussenin virtueel. Dan is het primordiaal om de doelstellingen van de vergadering f te stemmen op de modus.

Hybride, een naadloze ervaring

Hybride settings werden door veel organisaties al gebruikt vóór de coronacrisis. Zogenoemde multi-hubmeetings werden georganiseerd als alternatief voor grote evenementen om tijd, kosten en CO2-uitstoot te besparen. Denk aan een viertal locaties waar telkens een honderdtal mensen fysiek samenkomt en tegelijkertijd virtueel in contact staan met de andere ‘hubs’. Dan worden allerlei activiteiten gepland om de interactie tussen de hubs te stimuleren. Met hybride vergaderen – ook met minder deelnemers – kan men dus de voordelen van beide werelden combineren: flexibiliteit en tijdsbesparing, maar toch nog de mogelijkheid om relaties op te bouwen of te onderhouden door informele gesprekken te faciliteren.

Om hybride vergaderingen efficiënt te laten verlopen, zijn een geschikte technologie en aangepaste vergadertechnieken belangrijk. De voorzitter moet regelmatig de deelnemers op afstand betrekken. De deelnemers op afstand moeten de deelnemers in de fysieke vergaderzaal goed horen én zien. Bovendien moet wat gedeeld of gepresenteerd wordt in de vergaderruimte kunnen gevolgd worden op afstand. Tegelijkertijd moeten de deelnemers in de fysieke vergaderruimte ook de deelnemers op afstand kunnen horen én zien, alsook wat zij willen delen. Naast extra opname-apparatuur, zijn er dus bijkomende schermen nodig in de vergaderruimte. Barco, de Belgische specialist in visualisatietechnologie, heeft eerder dit jaar ClickShare Conference gelanceerd, specifiek bedoeld voor deze hybride vergaderingen. Door deze dynamieken beter te begrijpen, kunnen we het beste van twee werelden combineren.

Willem Standaert (HEC Liège, ULiège & Universiteit Gent) en Sophie Thunus (Institut de recherche santé et société, UCLouvain)