Vijf nieuwe inzichten om beter virtueel te vergaderen

Een recente enquête bij vier Belgische universiteiten onthult welke impact virtueel vergaderen heeft op organisaties en hoe mensen omgaan met de meetings via Zoom of Microsoft Teams. Deze vijf adviezen helpen u beter te vergaderen.

1. Doe je voordeel met de efficiëntie, maar hou er rekening mee dat virtueel vergaderen vermoeiend is

Sinds de lockdownmaatregelen om de coronacrisis te bestrijden, is het gemiddelde aantal vergaderingen in levende lijve gedaald van 4,5 naar 1 per week, blijkt uit de enquête (zie kader). Het aantal virtuele meetings steeg van 0,5 naar 5. We gingen wel van gemiddeld vijf vergaderingen per week voor corona naar zes nu. “De enquête laat veel enthousiasme zien voor virtueel vergaderen, voor sommigen is het zelf een openbaring omdat zo’n virtuele vergadering rechttoe rechtaan is en je geen tijd verliest in het verkeer”, zegt onderzoeker Willem Standaert van HEC Liège – ULiège en Universiteit Gent. Hij trekt mee het project, waarvan Sophie Thunus van UCLouvain het hoofd en de initiator is. “Virtueel vergaderen is wel vermoeiender omdat je een groot deel van de lichaamstaal mist”, zegt Standaert. “Je moet je meer concentreren.”

2. Let erop met hoeveel je vergadert en met welk doel

We vergaderen korter, maar meer. Een van de redenen daarvoor is dat je bij een virtuele vergadering minder doelen kunt bereiken. “Virtuele vergaderingen met minder dan vijf personen zijn heel goed voor zaken als informatie uitwisselen, problemen oplossen of instructies geven”, zegt Willem Standaert. “Uit vorig onderzoek blijkt dat audio (de klassieke conferencecall, nvdr) daar eigenlijk even doeltreffend voor is als video. Wanneer je ook beslissingen moet nemen, wordt het belangrijker de anderen te zien. Zo kun je zien hoe mensen reageren. Virtueel vergaderen via video is op dat gebied zelfs even effectief als face-to-face vergaderen. Ook om over emoties te communiceren, staan video en face-to-face op hetzelfde niveau. Tot slot kun je ook vergaderen om relaties te onderhouden en op te bouwen. Relaties onderhouden via video is geen probleem, maar nieuwe relaties opbouwen is bijna onmogelijk.” Uiteraard respecteer je bij virtueel vergaderen ook de vergaderetiquette die al voor vergaderingen op kantoor gold. Je deelt op voorhand de agenda, bepaalt hoeveel tijd je aan de punten besteedt, je let erop wie je uitnodigt en als je je dossier niet hebt voorbereid, kom je beter niet.

3. Evolueer naar een hybride model

De telewerkende medemens begon de afgelopen weken spontaan virtuele koffiepauzes te organiseren. Uit de enquête blijkt dat videovergaderen minder geschikt is om de relaties met collega’s te onderhouden of te netwerken. De georganiseerde serendipiteit van het praatje aan het koffieapparaat dat een nuttige tip oplevert, of de ontmoeting met een interessant nieuw contact op een evenement, valt online eerder tegen. Volgens het onderzoek is nieuwe relaties opbouwen via virtuele afspraken moeilijk. Wellicht is dat mee de verklaring van het succes van Veerkracht, een onlinenetwerkevent van de netwerkorganisatie Startups.be/Scale-ups.eu en het Antwerpse techbedrijf Conversation Starter, dat de netwerktool ontwikkelde. Ondernemers organiseerden in geen tijd meer dan 2000 videomeetings met de tool om te praten over marketing, digitalisering of sales met investeerders, freelancers, consultants of gevestigde bedrijven. Sophie Thunus en Willem Standaert zien bedrijven de komende tijd evolueren naar een hybride model: “Dat betekent dat je voor de meeste zaken virtueel blijft vergaderen, en slechts een aantal keer per jaar fysiek met elkaar afspreekt, waarbij je focust op de relaties onder de werknemers.”

4. Een virtuele vergadering leid je anders dan een fysieke meeting

Meer dan de helft van de respondenten vindt dat de rol van de voorzitter van de virtuele vergadering belangrijker is dan bij een meeting in levende lijve. Dat komt vooral omdat de non-verbale communicatie wegvalt en de moderator moeilijker kan zien wie het woord wil nemen, wie niet akkoord gaat of wie een consensusvoorstel goed vindt. Vooral als je vergadert met een grote groep, wordt de rol van de moderator onpersoonlijker en meer gericht op de agenda afwerken binnen de veertig minuten die je bijvoorbeeld hebt bij de gratis versie van Zoom. “Zeker bij een grote groep is het moeilijk voor een moderator om zowel de vergadering in goede banen te leiden als inhoudelijk bij te dragen tot het gesprek”, zegt Sophie Thunus. “Je kan dat opvangen door een extra persoon aan te wijzen die de agenda helpt te beheren en eventueel zaken als een virtuele poll opzet.”

5. Let op met het mengen van fysiek en virtueel vergaderen

Ook de technologie speelt een belangrijke rol. In bedrijven met krachtige technologie om virtueel te vergaderen, lukken zulke meetings vlotter dan in ondernemingen die improviseren met gratis vergadertools. “Mijn vrees is dat mensen die op kantoor zijn, verzamelen voor de vergadering en de rest via video of audio vanop afstand deelneemt”, zegt Willem Standaert. “Eigenlijk zet je de mensen die op kantoor zijn dan ook gewoon beter achter een scherm. Je kiest beter voor de technologie die de grootste gemeenschappelijke deler heeft onder de deelnemers.” Willem Standaert en Sophie Thunus hopen dat er binnenkort een technologische doorbraak komt waardoor mensen niet meer op voorhand hoeven af te spreken op welk platform ze vergaderen. Mensen met Zoom, kunnen dan vergaderen met iemand die Microsoft Teams, Google Meet, Cisco WebEx of nog een andere technologie verkiest. Grote namen als Microsoft en Facebook zijn aan het innoveren geslagen. “Zoom kende een sterke hausse, net als ‘skypen’ vijftien jaar geleden, is ‘zoomen’ een werkwoord geworden”, zegt Willem Standaert. “Eigenlijk is het succes van Zoom het falen van de grote techbedrijven. Zij hebben een lesje in gebruiksgemak gekregen van Zoom.”