Hoe krijgt u als zelfstandige of kmo toch nog geld van klanten die in gebreke blijven?

Sinds de uitbraak van de coronacrisis worden bedrijven geconfronteerd met heel wat facturen die onbetaald blijven. Hoe krijgt u als zelfstandige of kmo toch nog uw geld vast van klanten die in gebreke blijven?

In 2018 werd 2 procent van de uitgaande facturen van Belgische kmo’s niet betaald. De coronacrisis bracht dat percentage naar een alarmerende 12 procent. Eén op de acht facturen wordt vandaag dus niet – of toch niet zonder slag of stoot – geïnd. De Oekraïnecrisis maakt de situatie niet eenvoudiger, wel integendeel. Wanneer klanten in gebreke blijven, komen bedrijven zélf in de problemen. Want als zij door een vertroebelde cashpositie hun leveranciers of medewerkers niet meer kunnen betalen, wordt hun bedrijfscontinuïteit onzeker.

Intrum helpt bedrijven om facturen makkelijker betaald te krijgen. Dat gebeurt via een ruim gamma aan incasso- en creditmanagementdiensten. “Door het invorderingsproces van je facturen uit te besteden, hoef je als ondernemer niet zelf te investeren in mensen en systemen”, zegt salesdirector Christophe De Boeck. “Wij gebruiken verschillende klassieke en digitale kanalen om debiteuren te bereiken. We bieden ook allerlei betalingsmogelijkheden aan die de drempel verlagen.”

Essentieel in het hele proces is volgens De Boeck: meteen identificeren waarom een klant niet betaalt. “Ofwel kan hij wel maar wil hij niet, ofwel wil hij wel maar kan hij niet”, stelt hij. “De aanpak en het betalingsvoorstel verschillen dan ook naargelang de omstandigheid. Klanten willen gehoord en begrepen worden. Onze mensen zijn opgeleid om naar hen te luisteren en hen te doorgronden. Hun ervaring en empathische benadering krikken de klantbeleving op. Dat vertaalt zich op termijn in een hogere financiële return.”

De tijd van Napoleon

“In de praktijk zijn onbetaalde facturen vaak het gevolg van een slordigheidje”, zegt Bart Vandesompele. Hij is algemeen directeur van Socrem, een vzw die streeft naar sociaal en economisch verantwoord creditmanagement. “Maar dikwijls kán de klant gewoonweg niet betalen. Helaas gaan veel bedrijven met openstaande facturen er onterecht van uit dat de niet-betaling een gevolg is van onwil, of van een gebrek aan respect van de klant. Het gevolg daarvan is dat ze meteen een advocaat en een deurwaarder inschakelen.”

“Het systeem om via de gerechtelijke weg onbetaalde facturen te innen, dateert nog uit de tijd van Napoleon. Vandaag bestaat er een efficiëntere en effectievere manier om je facturen betaald te krijgen: de minnelijke invordering. Overleg en communicatie spelen daarbij een cruciale rol. Je spreekt onderling een afbetalingsplan af, op maat van de klant en met begrip voor de situatie. Door het bedrag te spreiden over een bepaalde periode, voorkom je moedeloosheid en demotivatie. De kans op een volledige vereffening van de schuld is dan ook veel groter.”

“Zo’n minnelijke vereffening heeft nog meer voordelen. De kosten zijn lager dan die van een gerechtelijk traject, en de klant wordt niet behandeld als een mislukkeling of een misdadiger. Hij geniet zelfs continuïteit van de dienstverlening, terwijl die bij een gerechtelijke invordering stopgezet wordt. De minnelijke aanpak is ook eenvoudiger en sneller. Als leverancier hoef je de afrekening niet tot op het einde af te wachten: de gespreide betaling start meteen. Bovendien zorgt deze manier van invordering voor minder belasting van onze rechtbanken.”

‘White label’-service

Intrum kan ook instaan voor de eerste en belangrijke fase van het invorderingsproces. “Wij nemen dan de financial customer care van de opdrachtgever over, versturen zijn facturen, verwerken de betalingen, volgen onbetaalde rekeningen op en sturen indien nodig reminders”, legt Christophe De Boeck uit. “Het gaat om een ‘white label’-dienstverlening. We handelen dus steeds in naam van de onderneming, met respect voor haar waarden en cultuur. De opdrachtgever bepaalt op elk moment de regels.”

Intrum biedt die service in diverse varianten aan. Grote bedrijven zoals telecomspelers, ziekenhuizen en financiële instellingen kunnen er terecht voor een verregaande vorm van outsourcing. Die vergt maatwerk, want de aanpak verschilt naargelang de behoeften van de opdrachtgever. Kleinere bedrijven en zelfstandigen kunnen een beroep doen op een snel en makkelijk implementeerbare standaardoplossing. Alles gebeurt met respect voor de GDPR-regels en sectorspecifieke regelgeving zoals de wet op het consumentenkrediet.

Volledig online

Ook jongere spelers betreden de incassomarkt. Een voorbeeld is Unpaid, een onlineplatform dat bedrijven kunnen inschakelen voor (niet-geprotesteerde) openstaande facturen in een b2b-context. “Je vult simpelweg een formulier in op onze website”, zegt CEO Dirk Dewulf. “Wij controleren dan of je dossier voldoet aan de wettelijke voorwaarden. Vervolgens levert onze gerechtsdeurwaarder binnen de week een aanmaning tot betaling af bij je klant. Als die niet reageert, ontvangen wij een uitvoerbare titel waarmee de deurwaarder hem na een maand en acht dagen kan dwingen tot betalen.”

Het Unpaid-platform werd ontwikkeld in het advocatenkantoor waarvan medeoprichter Jeroen De Man partner is. De initiatiefnemers trokken dan ook niet de kaart van de minnelijke vereffening, maar kozen resoluut voor de gerechtelijke invordering via de zogeheten IOS-procedure. “Via die procedure kan je een juridische invordering opstarten zonder dat je bij een advocaat of rechtbank moet langsgaan”, verduidelijkt Dirk Dewulf.

Belgische of buitenlandse bedrijven die via Unpaid hun b2b-facturen willen innen, betalen initieel een voorschot. Dat is afhankelijk van het openstaande saldo, en varieert tussen 169,27 en 409,07 euro. “Dat voorschot verhalen wij evenwel volledig op de klant”, zegt Jeroen De Man. “De opdrachtgever krijgt het bedrag dus integraal terug bij de uitbetaling van de openstaande factuur.”

Automatisering

Een andere jonge speler is Recovr: een fintechbedrijf dat het debiteurenbeheer van bedrijven automatiseert en hen zo helpt bij het invorderen van onbetaalde facturen. Het systeem kan gekoppeld worden aan het vertrouwde boekhoudpakket van de opdrachtgever. De achterliggende software controleert de status van de facturen, en bij niet-betaling zet het de (door de opdrachtgever ingestelde) reactiemechanismen in gang. Dat kan een herinneringsmail of een aanmaning zijn, maar ook het verwittigen van een advocaat of een gerechtsdeurwaarder.

“Alle betrokkenen communiceren via eenzelfde platform”, legt CEO Alessandro Drappa uit. “De in gebreke blijvende klanten hebben er op elk moment toegang tot hun openstaande facturen, en kunnen die daar meteen betalen. De opdrachtgever betaalt geen commissie, maar wel een vast maandelijks bedrag dat varieert naargelang de hoeveelheid facturen. Voor maximaal vijftig stuks per maand betaal je bijvoorbeeld 82 euro. De betalingstermijn van de uitgaande facturen van onze gebruikers daalt gemiddeld met 30 tot 50 procent.”

Mail to Pay centraliseert eveneens het incassoproces op één onlineplatform, en mikt daarmee op bedrijven die grote hoeveelheden betaalverzoeken versturen. “Dankzij machine learning weet onze software precies hoe de klant het liefst benaderd wil worden”, legt managing director Luc Verstraete uit. “Het juiste kanaal, op het juiste moment en met de juiste toon. De geautomatiseerde debiteurenprocessen garanderen een optimale klantbeleving, vanaf het verzenden van de factuur over de aanmaning tot de minnelijke incasso.”

Het kan verkeren

Ook de Mechelse start-up Virteo lanceerde in het verleden een onlineplatform om schuldinvorderingen te beheren. Bedrijven konden daarmee hun onbetaalde facturen snel en efficiënt laten opvolgen door incassokantoren, advocaten en gerechtsdeurwaarders. De toewijzing van de dossiers gebeurde automatisch via parameters die de schuldeiser zelf bepaalde. Het kan evenwel verkeren: in november 2021 werd Virteo – dat nochtans miljoenen euro’s wist op te halen bij investeerders – zelf failliet verklaard.