Hoe efficiënt is uw administratie?

De meeste bedrijven beheren hun administratie op een bepaalde manier, omdat het ‘zo gegroeid is’. Dit leidt vaak tot inefficiënte situaties en heel wat tijdverlies. Goede software kan uitkomst bieden.

Offertes, bestellingen en facturen. In veel bedrijven zijn dat gescheiden documenten. Wanneer een offerte is goedgekeurd, wordt er manueel een order aangemaakt. Zodra het order uitgevoerd is, wordt er manueel een factuur opgemaakt. Maar deze drie documenten bevatten voor 90 procent dezelfde gegevens. In een goed werkend computersysteem hoeft deze informatie slechts eenmaal ingevoerd te worden (in dit geval in de offerte) en worden de daaropvolgende documenten automatisch aangemaakt en eventueel verder aangevuld.

Automatisch voorraadbeheer. Heel vaak komen de bestellingen bij de magazijnier terecht, die controleert welke artikelen aanwezig zijn en een lijstje maakt van wat bijbesteld moet worden. Dat lijstje wordt doorgegeven aan de aankoper, die de aankoopbehoeften bundelt in bestellingen. Maar goede software vergelijkt automatisch de bestellingen van klanten met de beschikbare voorraad en lanceert zelf aankoopvoorstellen.

Aankoopfacturen controleren. Een heel tijdrovende activiteit in heel wat ondernemingen is het controleren van de aankoopfacturen. Houd daarom per bestelbon/bestelregel in het systeem bij: ‘zoveel geleverd’, ‘zoveel gefactureerd’, ‘zoveel betaald’. Een alternatief voor bedrijven die grote volumes afnemen bij eenzelfde leverancier is self-billing. U maakt zelf de aankoopfacturen op en stuurt ze naar de leverancier ter controle. In een systeem waar bestelbonnen al in zitten, is de stap naar het generen van aankoopfacturen niet groot.

Bron: Zorros.be