Eerste hulp bij ondernemen: de 42 vragen die u moet stellen als u een bedrijf begint

Als startende ondernemer staat u er niet alleen voor: u kunt terugvallen op allerlei experts in verschillende domeinen. Maar vooraleer u met hen in gesprek gaat, is een goede voorbereiding essentieel. Trends stelde voor u een lijst met onmisbare vragen op.

Volgens de recentste gegevens van het federaal statistiekbureau Statbel werden in ons land in 2022 precies 126.858 nieuwe ondernemingen opgericht. Daarmee waren op 31 december 2022 meer dan 1,14 miljoen ondernemingen actief. Maar wie door de winkelstraten van een stad flaneert, weet dat sommige nieuwe winkels, restaurants en bars alweer verdwenen zijn voor je goed en wel aan hun aanwezigheid gewend bent geraakt. 78.062 bedrijven hielden ermee op in 2022.

Om een nieuw bedrijf een zo’n goed mogelijke kans op slagen te geven, is het cruciaal dat het op een zo goed mogelijke manier in de steigers wordt gezet. Je zal maar een halfjaar na de oprichting tot de vaststelling komen dat je de verkeerde vennootschapsvorm hebt gekozen. En cours de route van alles wijzigen na de oprichting, slorpt tijd op die u wellicht liever aan uw klanten had willen besteden.

De volgende vragen van experts geven u een leidraad om zo beslagen mogelijk op het ijs te komen bij uw nieuwe accountant, notaris of pr-medewerker.

Accountant

Bart Van Coile, voorzitter van het Institute for Tax Advisors and Accountants (ITAA), adviseert om deze vragen aan uw accountant te stellen:

1. Wat mag ik van onze samenwerking verwachten?
Het antwoord op die vraag is belangrijk om uw onderneming op de juiste manier op te starten, valkuilen te vermijden, en tijd en geld te besparen op middellange termijn, maar evengoed om uw bedrijf te laten registreren en de benodigde licenties en vergunningen te verkrijgen.

2. Waarom en hoe stel ik een financieel plan op?
Een financieel plan is verplicht voor vennootschappen. U hebt het ook nodig om kredieten bij een bank te verkrijgen. Zo’n plan brengt ook uw inkomsten, kosten en eigen loon overzichtelijk in kaart.

3. Werk ik als natuurlijk persoon? Of via een vennootschap (en in welke rechtsvorm)?
Het kiezen van de beste juridische structuur voor uw onderneming is essentieel. Uw accountant is de ideale persoon om u te helpen bij die keuze.

4. Kies ik voor een verkort of voor een verlengd eerste boekjaar?
In functie van het moment dat u uw bedrijf opricht, zal uw eerste boekjaar wellicht wat korter of langer zijn. Uw accountant zal het ideale traject voorstellen.

5. Hoe zit het met voorafbetalingen, btw-aangiftes en socialezekerheidsbijdragen?
Uw accountant kan raad geven over de voorafbetalingen en kan bijsturen als dat nodig is. Btw-aangiftes worden vanaf het eerste kwartaal berekend: ook daarbij kan een accountant u helpen.

6. Hoe belangrijk is de digitalisering van mijn administratie en boekhouding?
E-facturatie is verplicht vanaf 1 januari 2026. Maar wie vandaag een bedrijf start, kiest het best nu al voor een volledig gedigitaliseerde administratie en boekhouding vanwege de talrijke voordelen die ermee gepaard gaan. Uw accountant kan u helpen een systeem op te zetten op de maat van uw onderneming.

Ludo Van den Bossche, de voorzitter van de Koninklijke Vereniging van Accountants en Belastingadviseurs van België (KVABB), voegt nog enkele essentiële vragen aan de lijst toe:

7. Hoeveel kost het om mijn boekhouding door uw kantoor te laten voeren?
Het is belangrijk op voorhand te weten hoeveel uw boekhouding u zal kosten, zowel vanuit financieel als strategisch oogpunt. Hoe worden die diensten gefactureerd? Zijn er extra kosten waarmee u rekening moet houden?

8. Voor welke ondernemingsvorm en juridische structuur kies ik het best?
Is uw huidige ondernemingsvorm (bijvoorbeeld een eenmanszaak) de meest geschikte voor uw situatie? Of moet u overwegen een andere rechtsvorm aan te nemen? Wat zijn de fiscale implicaties daarvan?

9. Kunt u mijn financieel plan nakijken?
Een financieel plan is essentieel voor het waarborgen van de financiële gezondheid van uw onderneming, het sturen van de bedrijfsstrategie en het inschatten van zowel kansen als uitdagingen. Het is een fundamenteel instrument dat de basis legt voor een succesvolle en duurzame bedrijfsvoering.

10. Hoe zorg ik ervoor dat ik aan alle wettelijke en fiscale verplichtingen voldoe?
Die vraag is cruciaal omdat het naleven van wettelijke en fiscale verplichtingen de kern vormt van een gezonde, betrouwbare en duurzame bedrijfsvoering. Ze biedt bescherming tegen juridische en financiële risico’s en legt een solide basis voor de groei en reputatie van uw onderneming.

11. Hoe moet ik mijn inkomsten en uitgaven bijhouden?
Hoe categoriseert u uw uitgaven correct voor de belastingaangifte? Wat moet u doen met contante betalingen of bonnetjes? Hoe houdt u uw zakelijke en privé-uitgaven gescheiden?

12. Wat doe ik als ik dringende vragen heb of advies nodig heb buiten de reguliere overlegmomenten?
U moet te allen tijde voorbereid zijn op urgente situaties, zodat uw bedrijf ook bij onverwachte problemen kan blijven draaien. Het antwoord op die vraag zorgt voor gemoedsrust en helpt u een sterke, betrouwbare relatie met uw boekhoudkantoor op te bouwen.

Notaris

Volgens Jelle Van Hove, notaris en de woordvoerder van Notaris.be, dienen starters deze vragen voor te leggen aan hun notaris:

13. Hoe kan ik mijn gezin beschermen als de zaken fout zouden lopen?
Het is belangrijk te begrijpen hoe u uw persoonlijke en gezinsbezittingen kunt beschermen tegen mogelijke schuldeisers en andere zakelijke risico’s. De juiste juridische structuur, verzekeringen en een huwelijkscontract bieden bescherming in geval van een faillissement of andere financiële problemen.

14. Mijn gezinswoning staat op naam van mij en mijn partner. Kan daarop ooit beslag worden gelegd als het fout zou lopen?
Uw aansprakelijkheid als ondernemer kan een weerslag hebben op uw persoonlijke bezittingen. Uw notaris kan evenwel verhinderen dat professionele schuldeisers een beslag kunnen leggen op uw gezinswoning, bijvoorbeeld via een verklaring van onbeslagbaarheid.

15. Vanaf wanneer wordt het interessant om van mijn eenmanszaak een vennootschap te maken?
De overgang van een eenmanszaak naar een vennootschap is raadzaam zodra uw onderneming een bepaalde grootte of winstgevendheid bereikt. Behalve de fiscale optimalisatie is ook de beperking van uw persoonlijke aansprakelijkheid een aandachtspunt.

16. Heeft investeren via de vennootschap gevolgen voor mijn privévermogen?
Investeringen via uw vennootschap kunnen wel degelijk een impact hebben op uw persoonlijke financiële situatie. Een goede bescherming en afscherming zijn dus essentieel.

17. Wat gebeurt er met mijn onderneming na mijn overlijden?
Wilt u de continuïteit waarborgen na uw overlijden en dienen uw opvolgers bepaalde wensen te respecteren? Uw notaris kan helpen bij uw successieplanning, zowel professioneel als privé.

Financiering

Isabelle Marchand, de woordvoerster van de bankenfederatie Febelfin, stelde deze vragenlijst samen voor beginnende ondernemers:

18. Welke financieringsvormen bestaan er?
Naast het traditionele bankkrediet bestaan nog tal van andere financieringsmogelijkheden, waaronder microkredieten en leasing. Het is belangrijk als ondernemer een goed beeld van die opties te hebben.

19. Hoeveel eigen inbreng heb ik nodig om een financiering te krijgen?
Voor het toekennen van een krediet vraagt een bank doorgaans een eigen inbreng van de ondernemer. Beschikt u over onvoldoende eigen vermogen, dan kunt u bijvoorbeeld een beroep doen op privé-investeerders of crowdfunding.

20. Welke documentatie of informatie moet ik aanleveren bij een financieringsaanvraag?
Een succesvolle financieringsaanvraag vereist een goed onderbouwd kredietdossier, dat onder meer een ondernemingsplan en een liquiditeitsplan bevat. U kunt zich daarvoor laten begeleiden door uw bankier of accountant, maar ook instanties als VLAIO kunnen helpen.

21. Welke steun kan ik krijgen als ik geen of onvoldoende privé-financiering heb?
Er bestaan zowel regionale, federale als Europese steunmaatregelen voor starters. Op www.financieringvanondernemingen.be/begeleiding-en-steun vindt u een goed overzicht. Ook uw bankier kan u meer informatie verschaffen.

22. Waarom moet uw onderneming voldoende duurzaam zijn?
Een duurzame onderneming is toekomstbestendig en aantrekkelijk voor stakeholders. Informeer bij uw bankier over het belang van ESG-rapportering, onder meer als onderdeel van een bedrijfsfinanciering.

Juridisch advies

Ondernemers kunnen bij hun advocaat terecht voor juridisch advies. Volgens Nicolaas Vinckier, bestuurder van Advocaat.be, zou elke starter deze vragen moeten voorleggen aan zijn raadsman:

23. Welke regelgeving en vergunningen zijn van toepassing op mijn onderneming?
Beschikt u over de juiste vergunningen voor als u een gereglementeerde activiteit wilt uitvoeren? En gebeurt de uitoefening van uw activiteiten volgens de regels? Door die vraag tijdig te stellen, vermijdt u problemen en nutteloze investeringen.

24. Welke bedrijfsstructuur past het best bij mij?
Die vraag stelt u ook aan uw boekhouder en uw notaris, maar een advocaat heeft behalve op de fiscaliteit ook zicht op uw aansprakelijkheid, de gevolgen van mogelijke conflicten met vennoten of de overdrachtsregeling.

25. Wat zijn mijn aansprakelijkheidsrisico’s? Hoe kan ik die beperken?
Risicobeheersing is een belangrijk aandachtspunt. Dat kan via het afsluiten van de juiste verzekeringen, maar ook door uw zakelijke contracten goed op te stellen. Betrek uw advocaat zeker bij de opmaak van uw algemene voorwaarden.

26. Is mijn intellectuele eigendom voldoende beschermd? En tast ik die van anderen niet aan?
De intellectuele eigendom is soms automatisch beschermd, maar meestal moet u daar iets voor doen, zoals deponeren of registreren. Omgekeerd moet u erop letten dat u de intellectuele eigendom van anderen niet aantast.

27. Is de privacy van mijn klanten en werknemers voldoende beschermd?
In het kader van de GDPR, de Europese richtlijn die het beheer en de beveiliging van persoonlijke gegevens van Europese burgers beschermt, loopt u aanzienlijke risico’s wanneer blijkt dat u nonchalant omgaat met persoonsdata. Laat u dus goed begeleiden.

28. Hoe werk ik op een verantwoorde manier samen met derden?
U bouwt zakelijke relaties op met onder meer werknemers, freelancers, leveranciers, verhuurders en distributeurs. Uw raadsman kan u helpen met het opmaken van sluitende en juridisch correcte contracten.

Verzekeringen

Lars Vervoort, woordvoerder van AG Insurance, somt op welke verzekeringstechnische vragen cruciaal zijn voor de startende ondernemer:

29. Hoe bescherm ik mijn bedrijfsmiddelen?
Uw medewerkers, bedrijfspanden, machines en voertuigen zijn onmisbaar voor uw zaak. Verzeker ze goed, zodat een tegenslag uw groei niet in de weg staat.

30. Hoe bescherm ik mezelf en mijn medewerkers?
De verplichte arbeidsongevallenverzekering zorgt voor een dekking na een arbeidsongeval of een ongeval van en naar het werk. Daarnaast bestaan er oplossingen om uw gezin te beschermen en uw inkomen te garanderen bij ziekte of na een ongeval.

31. Hoe bescherm ik me op het gebied van aansprakelijkheid?
Zelfs de beste professional kan fouten maken. U moet zich dan ook beschermen tegen de financiële gevolgen van een fout of nalatigheid. Hiervoor zijn een aantal polissen relevant. De verzekering burgerrechtelijke aansprakelijkheid is voor sommige beroepen verplicht.

32. Hoe bouw ik een aanvullend pensioen op?
Als zelfstandige moet u grotendeels zelf voor uw pensioen zorgen, en bij voorkeur begint u daar zo vroeg mogelijk mee. Gelukkig kunt u een pensioen opbouwen met verzekeringsproducten die ook nog eens een fiscaal voordeel opleveren.

Public relations

Een pr-kantoor helpt u uw zakelijke boodschap de wereld in te sturen. Delphine De Pauw, managing director België van Team Lewis, adviseert om deze vragen te stellen:

33. Welke ervaring heeft u in mijn sector?
Specifieke ervaring in de sector betekent dat het pr-bureau de markt, de doelgroep en de unieke uitdagingen begrijpt waarmee u als ondernemer te maken zult krijgen. Dat helpt om relevante en impactvolle campagnes te ontwikkelen en dus ook om betere resultaten te genereren.

34. Hoe meet u het succes van een campagne?
Wanneer is de campagne geslaagd? Het succes kan worden uitgedrukt in mediabereik, engagement rates of websiteverkeer. Het is belangrijk dat u weet wát het pr-bureau precies meet. Dat zorgt ervoor dat de verwachtingen over wat succes betekent op één lijn liggen.

35. Hoe zorgt u voor een consistente stroom aan media-aandacht voor mijn bedrijf?
Effectieve pr leunt sterk op mediarelaties. Inzicht in de aanpak om media-aandacht te genereren, inclusief de publicaties waarop die gericht zijn, verduidelijkt hoe het bureau de zichtbaarheid van uw merk wil vergroten.

36. Hoe helpt u mijn bedrijf een crisis te managen?
In het geval van een crisis is het cruciaal een solide pr-plan te hebben. Bespreek samen hoe negatieve situaties worden beheerd en hoe de reputatie van uw merk wordt beschermd.

37. Hoe past pr in het brede marketingplaatje?
Pr moet synergetisch werken vanuit een brede marketingstrategie. Probeer te begrijpen hoe het pr-bureau zich afstemt op uw andere activiteiten en zorgt voor een samenhangende merkboodschap over alle kanalen.

Raf Weverbergh en Kristien Vermoesen, managing partners van het strategisch communicatiebureau FINN, vullen het vragenlijstje verder aan:

38. Heeft u al gewerkt voor bedrijven in mijn sector?
U wilt een pr-bureau dat de juiste journalisten en influencers kent: mensen met interesse in uw sector. Informeer daarnaar en vraag naar voorbeelden van soortgelijke campagnes.

39. Waar bent u actief?
Steeds vaker gaan scale-ups meteen internationaal. Het is belangrijk dat een pr-kantoor op uw doelmarkten aanwezig is en er persoonlijke contacten met journalisten heeft. Maar ook binnen België is het cruciaal zowel Franstalige als Nederlandstalige teamleden te kunnen inzetten, vanwege de regionale verschillen.

40. Heeft u ex-journalisten in uw team?
Succesvolle pr vereist dat het bureau voelt vanwaar de wind waait. Wie zelf journalist is geweest, ziet en voelt dat sneller en kan uw verhaal aanpassen, zodat het in de tijdsgeest past.

41. Welke invalshoeken ziet u in mijn verhaal? En wat kunt u bereiken door de tijd?
Een goed pr-kantoor kan heel snel een aantal invalshoeken bedenken om uw verhaal naar verschillende media – internationaal, nationaal, lokaal, tv, print – te brengen. Bespreek ook hoe uw strategie door de tijd zal evolueren.

42. Wat is nieuwswaardig? Is het de moeite om hierin te investeren?
Sommige feiten die voor startende ondernemers heel belangrijk lijken, zijn dat voor de buitenwereld helemaal niet. Werk met uw pr-kantoor verhalen uit die er wél toe doen. z