De 10 geboden voor een goede Excel-hygiëne

Excel biedt de gebruiker ongelofelijk veel mogelijkheden, maar heel wat mensen zondigen tegen het gebruik van het rekenbladprogramma van Microsoft. Met deze 10 geboden raakt u weer op het rechte pad.

1 Gij zult geen epistels typen

Excel is geen tekstverwerker: beperk je tot de essentie.

2 Gij zult het werk niet van Excel overnemen

Bereken of geef niet zelf in wat kan afgeleid worden.

3 Gij zult standaardlijsten gebruiken

Werk maximaal met gestandaardiseerde gegevens (dropdowns,…).

4 Gij zult eerst denken en dan pas doen

Denk na over het doel van je Excel-sheet, teken hem uit en maak hem pas als je weet wat je nodig hebt.

5 Gij zult inclusief denken

Gebruik geen extra bestanden als het niet echt nodig is, werk liever in tabs.

6 Gij zult Excel naadloos inlassen tussen het voor- en natraject van het proces

De Excel-sheet vormt de link tussen aangeleverde gegevens (ingevulde checklists,…) en wat anderen van je willen ontvangen (stuurgegevens, grafiek). Denk mee na en beïnvloed of standaardiseer het voor- en natraject.

7 Gij zult geen kleurboek maken van Excel

Kleuren kan je niet delen, vermenigvuldigen of in procenten zetten. Je gebruikt ze dus beter niet.

8. Gij zult Excel tot een gepersonaliseerde vriend omvormen

Bedenk welke 10 functies je het meest nodig hebt in Excel en zet die in een gepersonaliseerde werkbalk.

9. Gij zult niet met witte tekst werken

Gebruik geen gecamoufleerde rekencellen met witte tekst op witte achtergrond.

10. Gij zult stapsgewijs werken en verbergen wat overbodig is

Bij ingewikkelde berekeningen en bewerkingen: reken stap voor stap met tussenkolommen, verberg

tussenkolommen in het eindresultaat en verberg of bescherm ook de sturingstab.

Bron: Kluwer Opleidingen in samenwerking met Myriam Van der Steen van Konsilo bvba