Boekhoudsoftware Sage stapt volledig over naar abonnementsformules

De boekhouding wordt papierloos en moet van overal bereikbaar zijn via het internet. Sage past daarom zijn verdienmodel aan en verkoopt zijn software voor boekhouding vanaf oktober enkel nog via een abonnementsformule.

Boekhouders bereiden zich voor op het einde van papier. Slechts uitzonderlijk komen ondernemers nog elk kwartaal een schoendoos of wasmand vol facturen en bonnetjes legen bij hun boekhouder. De uitwisseling van gegevens verloopt almaar meer digitaal. Boekhoudkantoren zoeken nog naar hun nieuwe rol, nu het monnikenwerk de boekhouding in te vullen grotendeels verdwijnt door elektronische facturen of software die automatisch de juiste gegevens uit ingescande bonnetjes en administratie haalt. De Britse softwarepionier moet mee met de stroom. “Boekhoudkantoren leggen zich steeds meer toe op proactief advies en een voortdurende analyse van de financiële data”, zegt Alex Dossche, de algemeen directeur van Sage België en Luxemburg.

Belgische boekhoudkantoren beheren meer dan 280.000 dossiers van zelfstandigen en bedrijven met de software van Sage. Daarnaast werken nog 15.000 Belgische bedrijven zelf met de boekhoudsoftware van Sage, soms in combinatie met andere pakketten voor bedrijfs- of klantenbeheer. Sage was bij de opkomst van de pc’s een van de gangmakers van de digitalisering en breidde gaandeweg de mogelijkheden van zijn softwarepakket uit. Maar nu begint het aan een nieuw hoofdstuk.

“Vanaf 1 oktober verkopen wij geen eenmalige licenties meer”, vertelt Dossche, die sinds 2016 de Belgische afdeling van Sage leidt. “Voor nieuwe contracten schakelen we over naar een abonnementsformule met een jaarlijkse kostprijs per dossier. Dat is een logische evolutie. Vijf jaar geleden maakte Sage er een prioriteit van onze software online te laten draaien in plaats van enkel lokaal op de systemen van onze klanten. Zowat alle clouddiensten werken met een abonnementsformule.”

Klanten verleiden

Sage brak door met het klassieke verdienmodel voor zakelijke software: een eenmalige licentie liet bedrijven toe de software voor eeuwig te gebruiken. Ze betaalden desgewenst een jaarlijkse vergoeding voor technische ondersteuning. De meeste klanten van Sage in België hebben nog zo’n klassiek contract. Het bedrijf zal die klanten de komende jaren moeten verleiden in te tekenen op de nieuwe abonnementsformule. Dat is riskant, klanten kunnen overstappen naar een concurrent.

Dossche heeft er vertrouwen in. “Een beginnend boekhoudkantoor moest vroeger direct een paar duizend euro of meer investeren om zelfs maar twintig dossiers te beheren”, zegt hij. “In ons nieuwe model wordt de relatief grote opstartinvestering vervangen door een lage maandelijkse kostprijs per dossier. De laagdrempeligheid is nog niet het grootste voordeel. De koppeling met andere databronnen en de cloud maakt een betere manier van werken mogelijk. Door via de cloud te werken, kunnen we een pak meer functionaliteiten aanbieden, zoals de geautomatiseerde verwerking van elektronische facturen. De voorbije jaren hebben we onze software opgezet als een open platform, dat via het internet datastromen van de meest uiteenlopende partijen kan binnenhalen. Klanten, zeker jonge ondernemers, eisen ook van hun boekhouder dat die snel en efficiënt de boekhouding opvolgt, dat ze mee kunnen kijken en dat ze een accuraat en actueel overzicht krijgen.”

Twijfels wegmasseren

Ook voor de lokale afdeling van Sage is de impact groot. Dossche zal moeten rekening houden met een omzet die mondjesmaat binnenkomt, in plaats van in één grote slok. Daarnaast heeft hij moeten investeren in een grotere helpdesk. “Het is als een huis verhuren in plaats van het te verkopen. We hebben nu meer verplichtingen en dat brengt een andere dynamiek. Je moet ervoor zorgen dat de huurder de toegevoegde waarde van je dienst blijft inzien. Een goede helpdesk die snel ingrijpt bij problemen en goed communiceert, is cruciaal.”

Voor veel zakelijke software is de overstap naar een online-abonnementsformule in plaats van de licentieverkoop ook het moment om over te schakelen naar directe verkoop. Klanten kunnen gemakkelijk zelf via de website aan de slag, zoals ze thuis een abonnement nemen op een streamingdienst à la Netflix. Dossche heeft de omgekeerde beweging gemaakt. “We hebben drie jaar geleden beslist onze eigen verkoopafdeling in te krimpen en volledig in te zetten op indirecte verkoop. We hebben een nieuw compensatiemodel uitgewerkt voor ons partnerkanaal van consultants en ICT-dienstverleners. We hebben de voorbije jaren ook intensieve opleidingen voor hen georganiseerd. Klanten moeten goed begeleid worden bij de instap of de overstap. Sage Belux is met 33 medewerkers te klein voor de klantenportefeuille en daarom bekleden onze partners nu nog meer een sleutelpositie in de bediening van onze klanten.”

Samen met zijn partners zal Sage ook de twijfels over veiligheid moeten wegmasseren. Met de cloudformule laten boekhoudkantoren en bedrijven hun gevoelige financiële data opslaan en verwerken op de infrastructuur van Sage in plaats van lokaal op het IT-systeem op kantoor. “De cloud biedt zeker een even hoog beveiligingsniveau”, vertelt Dossche. “We werken met een hybride aanpak. De data blijven ook lokaal bewaard. Zo zijn boekhoudkantoren ook met alle regels in orde.”