Beatswitch, de Belgische software die grote festivals vlekkeloos laat verlopen

Wanneer u deze zomer een groot muziekfestival bezoekt of bezocht heeft, is de kans groot dat de organisatoren gebruikmaken van het Antwerpse Beatswitch-platform. Dat neemt veel kopzorgen weg.

Bij de organisatie van een festival komt heel wat kijken. Naast het boeken van de artiesten zijn vergunningen, de financiën, marketing en promotie, ticketverkoop, logistiek en infrastructuur, beveiliging, duurzaamheid en de beleving van de festivalgangers cruciale pijlers van zo’n evenement. Dat er een massa mensen bij betrokken is – artiesten, bookers, managers, medewerkers, leveranciers, cateraars, journalisten, sponsors en bezoekers – maakt de uitdaging des te groter.

Heel wat innovatieve Belgische bedrijven zorgen ervoor dat festivals efficiënt verlopen. Voorbeelden zijn Appmiral, Areal, Stageco, Goodless en The Powershop (zie kader Nog achter de schermen van de festivals). Ook Beatswitch draagt zijn steentje bij met een alomvattende oplossing voor de organisatoren. Het softwareplatform heeft tools en functies die alle betrokkenen helpen bij de planning, coördinatie en beheer van hun festival.

Gertjan De Wilde richtte Beatswitch in 2014 op, nadat het idee geselecteerd was door de accelerator Idealabs. Enkele maanden later stapte Thomas Van Orshaegen in. “De drive van Gertjan en de combinatie van technologie en festivals spraken me erg aan”, zegt die laatste. “Gertjans initiële product was een softwareoplossing voor boekingsagenten. Maar omdat er vooral interesse vanuit de festivalhoek kwam, hebben we al snel besloten onze focus te verleggen.” Eind 2019 stapte De Wilde uit Beatswitch, om zich toe te leggen op een nieuwe uitdaging. Sindsdien staat Van Orshaegen aan het roer van het Antwerpse bedrijf, dat volgend jaar zijn tiende verjaardag viert.

Lees verder onder kader

Iedereen op één platform

Beatswitch brengt alle stakeholders van muziekfestivals samen op een overzichtelijk platform. Het stelt allereerst de organisatoren in staat achter de schermen alle relevante informatie over de artiesten te managen en te centraliseren. “Het verzamelen van de contracten en de riders (de verlanglijsten van de muzikanten of dj’s, nvdr), het opzetten van de tijdroosters en het organiseren van de vluchten is vaak een stevig administratief kluwen. Wij centraliseren al die data op één plek”, vertelt productmanager Simon Van Herzele. “Zo besparen we de organisatoren en de artiesten niet alleen veel tijd, we zorgen er ook voor dat de juiste informatie steeds voorhanden is op de meest stressvolle momenten. De productie kan allerlei nuttige data delen met de juiste artiesten.”

We zorgen we er onder andere voor dat de juiste informatie steeds voorhanden is op de meest stressvolle momenten.
Simon Van Herzele, Beatswitch

De Beatswitch-software biedt daarnaast hulpmiddelen voor de opmaak en het beheer van gedetailleerde productieschema’s. Het gaat dan bijvoorbeeld over de planning van de optredens, de soundchecks, de podiumopbouw en de technische vereisten. Voorts helpt Beatswitch bij de opvolging van logistieke aspecten zoals accommodaties, transport en uitrusting. Daardoor kan het productieteam efficiënter plannen en gerichter middelen toewijzen.

Het platform faciliteert ook de communicatie en de samenwerking tussen de betrokken partijen, waaronder de artiesten, hun managers, productieteams en leveranciers. Iedereen is altijd en overal op de hoogte. De software omvat zelfs uitgebreide rapportage- en analysemogelijkheden, waarmee de organisatoren inzicht krijgen in alle facetten van hun evenement.

Ten slotte helpt Beatswitch hen de beleving uit te breiden naar de smartphone van de festivalganger. “Het platform ontsluit artiestgerelateerde informatie, en die kunnen festivals dan via hun eigen mobiele app delen met de bezoekers”, klinkt het. Daarvoor werkt Beatswitch samen met de ontwikkelaar Appmiral.

Op elk continent aanwezig

Als Belgisch product kent Beatswitch de grootste afzetmarkt in eigen land en bij zijn noorderburen. “In Nederland maken heel wat festivals van de grote ID&T-groep gebruik van ons platform”, zegt Thomas Van Orshaegen. “Andere voorbeelden zijn Parookaville in Duitsland, Montreux Jazz Festival in Zwitserland, Soundstorm in Saudi-Arabië en Rhythm and Vines in Nieuw-Zeeland. We zijn letterlijk op elk continent aanwezig.”

“We moeten wel opboksen tegen buitenlandse spelers. Er is bijvoorbeeld het Nederlandse In2event, maar een Canadese concurrent heeft covid niet overleefd. Er zijn ook enkele nichespelers, die focussen op andere evenementtypes zoals filmfestivals.”

Beatswitch is een begrip in de sector. En daar komt uiteraard heel wat bij kijken. “In het verleden werd continu onder de motorkap gesleuteld”, zegt Van Orshaegen. “Nu brengen we één keer per jaar een nieuwe versie uit, die voldoet aan de nieuwste verwachtingen. Maar eerlijk gezegd: die verwachtingen zijn vrij stabiel. Onze klanten hebben uiteraard bepaalde wensen, maar echt grote trends of evoluties zijn er niet. We stellen wel vast dat artiesten opnieuw massaal aan het touren zijn. Dat helpt ons om het laatste stukje van de covid-impasse finaal te verteren.”

Ondanks zijn eerder beperkte omvang kende Beatswitch doorheen de jaren een aanzienlijke groei. Thomas Van Orshaegen: “Er waren een paar overnames van kleinere concurrenten, maar die stelden niet zo heel veel voor.”

Een klein bedrijf moet soms keuzes maken. In het verleden bood het Beatswitch-platform ook een planningstool voor de workflow van credentials aan. Dat zijn de pasjes of badges die toegang bieden tot bepaalde festivalzones, zoals de backstage, de persruimte of het vip-gedeelte. “We hebben er echter voor gekozen ons toe te leggen op de beheerstool voor de artiesten en voor de productie”, zegt Van Orshaegen. “Onze credentials-tool is niet langer actief. Dat is een bewuste keuze.”