Zo gaat u slimmer om met uw computerbestanden

De hoeveelheid computergegevens die bedrijven moeten stockeren, neemt hand over hand toe. Grote leveranciers van opslagsystemen hebben een offensief ingezet om KMO’s te charmeren.

Wie ooit durfde te dromen van een papierloos kantoor, is ondertussen allang gedesillusioneerd in een hoekje naast de printer gekropen. Maar dat professionele gebruikers meer papier gebruiken dan ooit tevoren, wil niet zeggen dat er in de distributie van documenten niets veranderd is, integendeel. De meeste brochures, rapporten of afbeeldingen die vandaag op papier worden gezet, komen uit de computer. Een formaat als ‘pdf’ ( Portable Document Format) – waarbij de lay-out van documenten bewaard blijft – zorgt ervoor dat jaarverslagen, marketingmateriaal of zelfs complete boeken elektronisch gedistribueerd kunnen worden. En ook foto’s worden nog bijna uitsluitend digitaal verspreid.

Harde schijven krijgen dezer dagen dus heel wat informatie te slikken. In 2000 berekende Hal Varian, professor aan de Amerikaanse Berkeley-universiteit voor het eerst hoeveel informatie er per jaar geproduceerd en opgeslagen wordt; in 2003 zorgde hij voor een update van zijn onderzoek. Noem het gerust een explosieve groei van digitale gegevens. Zo berekende Varian dat de hoeveelheid informatie die op harde schijven opgeslagen staat tussen 1999 en 2002 met 114 % toenam.

IT-managers die proberen aan deze opslaghonger te voldoen, wijzen vooral met een beschuldigende vinger naar e-mail. Onderzoeksbureau IDC schat dat er in 2000 wereldwijd zo’n 10 miljard berichten per dag verstuurd werden en dat dat aantal sindsdien snel toeneemt. Voor 2006 is er sprake van 60 miljard. Uit een recente enquête van Hitachi Data Systems bij 630 IT-managers in veertien landen (waaronder België) blijkt bovendien dat e-mail gemiddeld 20 % van de opslagcapaciteit van een onderneming inpalmt. Eén op de tien respondenten had het zelfs over 40 %.

Alles op één plek

De basis van zowat elk opslagsysteem wordt gevormd door een datanetwerk dat computers onderling verbindt. Zo’n netwerk is sowieso aanwezig in het gros van de bedrijven. Gespecialiseerde servers zorgen er bijvoorbeeld voor dat alle gebruikers toegang hebben tot een gemeenschappelijke printer of dat iedere pc met het internet verbonden is. Diezelfde uit de kluiten gewassen computers kunnen in principe ook gebruikt worden om bestanden op te slaan, want ook hun harde schijf is vanaf elke pc in het netwerk bereikbaar. De telefoonlijst van het bedrijf of de klantendatabase komen op een server te staan en iedereen kan er een kijkje gaan nemen.

Maar wat als er méér ruimte nodig is voor dit soort gemeenschappelijke computerbestanden? Het is technisch perfect mogelijk om een tweede harddisk te installeren of een extra server aan het systeem toe te voegen, maar dan blijkt al snel dat in deze aanpak geen groei is ingecalculeerd. Elke extra harddisk wordt immers apart aan de pc’s gelinkt, zodat gebruikers zich steeds moeten afvragen op welke harde schijf een bestand zich bevindt.

Een betere aanpak is de installatie van een zogenaamde NAS-server. NAS staat voor Network Attached Storage, opslagcapaciteit die rechtstreeks aan het computernetwerk gekoppeld wordt. Eigenlijk is een NAS-machine een verzameling van grote harde schijven die naar buiten toe als één geheel zichtbaar worden gemaakt. Het is aan de server om uit te maken waar de bestanden zich fysiek bevinden. Die logica blijft bewaard wanneer men bijkomende harde schijven installeert of de bestaande exemplaren vervangt door een groter model. NAS-servers zijn meestal makkelijk installeerbaar en bruikbaar omdat ze bij de fabrikant al de meest courante instellingen hebben meegekregen. De prijs wordt vooral bepaald door de opslagcapaciteit, waarbij de kleinste modellen vaak al voor een goede 1000 euro de deur uitgaan – perfect binnen het budget van een KMO dus.

Vooral het Amerikaanse EMC laat zich op deze markt opmerken. EMC is al jaren ‘s werelds grootste leverancier van opslagsystemen, maakte naam met industriële opslagservers van 1 miljoen dollar of meer en kreeg dankzij een partner-ship met Dell een voet tussen de deur bij heel wat KMO’s. “Vandaag bieden we onze producten ook aan KMO’s aan,” zegt Geert Van Peteghem, die bij EMC Benelux verantwoordelijk is voor de partnerrelaties. “Niet alleen omdat we nu meer op hun maat werken, maar vooral ook omdat de behoeften van kleine en middelgrote bedrijven hand over hand toenemen.”

Voorzien op het onvoorziene

Een computer is perfect betrouwbaar, doet altijd wat u ervan verwacht en heeft nooit kuren. Als u echter niet in sprookjes gelooft, dan kunt u maar beter voor een goede veiligheidskopie zorgen. Waarschijnlijk zijn menselijke fouten, technische problemen – zoals een harde schijf die plots dienst weigert – en brand de meest voorkomende oorzaken van gegevensverlies. Veel ondernemingen dekken zich tegen dergelijke miserie in door bestanden te kopiëren naar tapes, magneetbanden met een hoge opslagcapaciteit. Die kunnen bovendien gemakkelijk in een brandkast gestopt worden of toevertrouwd worden aan een externe firma, zodat men in principe ook bij een zware bedrijfsbrand beschermd blijft tegen dataverlies.

Toch gaan er steeds meer stemmen op om tapes naar de prullenmand te verwijzen. Net zoals bij een video- of audiocassette is het immers onmogelijk om snel van de ene plek naar de andere te springen, omdat de magneetband steeds verder- en teruggespoeld moet worden. Dat maakt het herstellen van enkele bestanden uit een grote gegevenscollectie vaak erg tijdrovend en versnelt het slijtageproces. Volgens het onderzoeksbureau META Group heeft tape als back-upmedium afgedaan, zeker voor grotere ondernemingen. Bedrijven kiezen beter voor een tweede server op een veilige plek buiten het bedrijf, die pakweg elke nacht wordt gevoed met nieuwe bestanden. Als er al iets fout gaat binnen de onderneming, dan kunnen de gegevens bijna onmiddellijk teruggekopieerd worden.

Bij Iomega, een fabrikant van opslagapparatuur die zijn sporen verdiende op de consumentenmarkt maar tegenwoordig ook KMO’s bedient, willen ze daarentegen de voordelen van magneetbanden en harde schijven samenbrengen. Iomega bracht onlangs REV op de markt, een harde schijf verpakt in een compacte module ( cartridge) die door speciale apparatuur gelezen en beschreven kan worden. Hoewel gegevens op die manier gemakkelijk en snel aanspreekbaar zijn, is het toch mogelijk om een veiligheidskopie weg te leggen in een brandkast of een REV-cartridge uit te wisselen met een zakenpartner.

“We weten dat KMO’s op zoek zijn naar een eenvoudige en vooral betaalbare oplossing,” zegt Werner Heid, chief executive officer (CEO) van Iomega. “En die kosten zitten evengoed in de tijd die je spendeert aan het maken van een veiligheidskopie. Tape-systemen zijn goed ingeburgerd en goedkoop, maar steeds minder voorbereid op de grote hoeveelheden informatie die ook kleine bedrijven te verwerken krijgen,” aldus Heid. REV wordt in de eerste plaats gecommercialiseerd als individueel back-upsysteem, rechtstreeks verbonden met de pc van de gebruiker, maar kan volgens Iomega perfect ingezet worden in een netwerk. Met REV richt de producent zich volgens Heid vooral op bestaande gebruikers van tape-systemen. “Gemiddeld wordt zo’n systeem om de drie jaar vervangen, omdat de betrouwbaarheid nogal snel afneemt. Dat probleem heb je niet als je voor een technologie op basis van harde schijven kiest. Bovendien zullen we de capaciteit van de cartridges de komende jaren veel sneller kunnen uitbreiden dan dat met magneetbanden mogelijk is.”

Daar staat tegenover dat REV een gesloten systeem is: gebruikers kunnen zowel voor de apparatuur als voor de cartridges alleen bij Iomega terecht, al is het volgens Heid de bedoeling dat er op termijn andere fabrikanten met REV-cartridges op de markt komen.

Beveiligd op afstand

Ondertussen winnen ook zogenaamde on line back-upsystemen aan belang. Zo zijn er de diensten van Backup24, een Belgische onderneming die zich richt op thuiswerkende zelfstandigen en kleine bedrijven. De back-ups lopen in dit geval via het internet: klanten van Backup24 huren een stukje opslagruimte af op een grote server en sturen hun gegevens er via een snelle kabel- of ADSL-aansluiting naartoe. “Klanten installeren een softwareprogramma op elk van de computers die ze willen beveiligen. Dat zorgt ervoor dat alleen gegevens die sinds de laatste back-up toegevoegd of gewijzigd zijn, doorgestuurd worden,” legt Geert Van Houdt, zaakvoerder van Backup24, uit. Bovendien zorgt de software bij de klant ervoor dat alle bestanden gecodeerd worden voordat ze via het internet getransporteerd worden – een vereiste wanneer het gaat om vertrouwelijke bedrijfsdata. Backup24 laat zich betalen per vereiste opslagcapaciteit, waarbij het verder geen rol speelt hoeveel pc’s van de dienst gebruikmaken of hoe vaak de klant een back-up wil maken. De pakketten kosten tussen de vijftien en de 80 euro per maand.

Daarnaast is ook BlueBackUp op de Belgische markt actief, met een model dat zich op iets grotere ondernemingen richt. Wie écht veel gegevens te versassen heeft, kan dan weer een beroep doen op Belgacom Network & System Inte-gration, een afdeling van de telecomoperator die zich met bedrijfsinformatica bezighoudt. Klanten kunnen opslagcapaciteit huren in een van de datacenters van Belgacom en ze via snelle glasvezelverbindingen aan hun eigen infrastructuur koppelen. Belgacom werkt hiervoor samen met EMC.

Raphael Cockx

Back-ups bewaren via het internet wint aan belang.