Zo beheert u uw zakenrelaties beter

Wellicht heeft u een indrukwekkend bestand met zakenrelaties. Collega’s, klanten, leveranciers, enzovoort. Ziet u door het bos de bomen nog? Een onlinedienst als Highrise kan helpen.

Highrise (www.highrisehq. com) is een product uit de stal van het Amerikaanse 37signals. Dit bedrijf werd negen jaar geleden opgericht in Chicago. Sindsdien heeft het een aantal interessante tools ontwikkeld. Zo zijn er Basecamp (voor projectbeheer), Campfire (een chatdienst voor professionele doeleinden) en Backpack (voor taak- en agendabeheer). En dus ook Highrise. Een onlinedienst die geen installatie van software vereist. Eerst moet u zich regis-treren. Daarna krijgt u een persoonlijke webpagina in de vorm van uwnaam.high-risehq.com. Op die pagina kunt u gemakkelijk gedetailleerde fiches van uw zakenrelaties aanmaken. U kunt hier zowat alles op kwijt: contactgegevens, achtergrondinformatie, een foto, enzovoort. En ook eender welke aantekening of geheugensteun. Bijvoorbeeld wanneer u die bewuste persoon de laatste keer aan de lijn had en waarover het gesprek precies ging.

Mails oppikken

Er is meer. Highrise kan het e-mailverkeer van en naar een bepaalde persoon automatisch bewaren op zijn detailfiche. Inclusief eventuele bijlagen. Het gaat hier om de mails die u verstuurt en ontvangt via uw vertrouwd e-mailpakket. U krijgt namelijk een persoonlijk e-mailadres – iets als dropbox@12345678.uwnaam.high-risehq.com. Dat ontdekt u via de ‘e-maildropbox’-tab in de rubriek ‘my info’. U kunt dit adres in het bcc-veld van een uitgaande e-mail plaatsen. U kunt ook een binnengekomen mailtje forwarden naar dit adres. Highrise pikt die mail op en zet hem op de fiche van uw correspondent. De module herkent immers zijn naam in de e-mail. Hebt u nog geen steekkaart aangemaakt voor die bewuste persoon? Geen probleem: Highrise doet het automatisch. Wij deden de test en het werkt.

Via een speciaal e-mailcommando kunt u overigens op een eenvoudige manier bepaalde taken ingeven. Zoals: bel persoon X morgen. Die taak wordt dan toegevoegd op zijn infofiche en Highrise waarschuwt u tijdig via e-mail. U kunt zelfs op de hoogte gebracht worden via sms (dat stelt u in via de ‘task reminders’-tab in ‘my info’). Die laatste mogelijkheid hebben wij niet uitgeprobeerd. De vermelding ‘Your mobile provider may charge you to receive text messages’ schrok ons enigszins af.

Contacten opzoeken

Highrise maakt een aantal fiches van uw contacten snel toegankelijk via tabs op uw persoonlijke webpagina. De andere steekkaarten vindt u terug in de ‘contacts’-rubriek. Er is ook een zoekfunctie voorhanden. Handig zijn de zogenaamde tags – trefwoorden, zeg maar – die kunt u toevoegen aan de fiches. Dat vergemakkelijkt het zoeken naar (een groep) personen. We geven u ook nog mee dat u meerdere relaties kan verzamelen in een specifieke ‘case’. Handig als u bijvoorbeeld met verschillende mensen aan een project werkt.

Highrise is in principe gratis. De module is dan wel beperkt tot maximum 250 contactfiches. Hebt u daar niet voldoende aan, dan zijn er nog altijd de betaalformules (vanaf 24 dollar per maand). Maar voor de meesten onder ons is 250 meer dan voldoende. Godzijdank. (T)

Door Roel Van Espen