Youston haalt zijn toekomst uit het verleden

Documenten scannen lijkt een arbeidsintensieve business met weinig toegevoegde waarde. Toch bouwt het Hasseltse Youston aan het verkeersknooppunt Lummen een nieuwbouw om de vraag bij te houden.

Youston stapelt tientallen kilometers dossiers in de witte hallen van de oude Philips-fabriek aan de Kempensesteenweg in Hasselt. De archiefdozen staan er in blauwe rekken tot zes meter hoog. “Binnen zes maand is dit vol”, houdt chief executive officer Pieter Vansynghel ons voor.

Opslag van archieven is maar het halve verhaal van Youston. Het bedrijf maakt ze ook digitaal beschikbaar voor zijn klanten. Verderop in de naamloze gangen bereidt een tiental bedienden de digitalisering van OCMW-dossiers voor. Hun taken staan op didactische panelen bij de tafels. Zij verwijderen nietjes, paperclips en post-its en strijken gevouwen pagina’s glad. Tien barcoderollen per tafel identificeren de hoofdstukken van elk dossier. Het traject eindigt bij twee hogesnelheidsscanners, waar de operator de documenten in batches (in groep) doorheen jaagt en op een overzichtsscherm de kwaliteit van de pagina’s corrigeert.

Youston is in 2005 door de familie Coenen opgericht als een Limburgs invoegbedrijf dat langdurig werklozen aan het werk wou zetten in repetitieve taken in informaticaomgevingen. Nog altijd zijn de meeste werknemers voormalige langdurig werklozen. “Wij hebben daar zes of twaalf maanden steun voor ontvangen, maar intussen werken die mensen hier nog altijd”, zegt Vansynghel.

Hij en zijn vrouw Ines Vandeputte namen Youston in stappen over vanaf 2007. De twee volgende jaren kende het bedrijf een serieuze dip, toen Youston omschakelde naar scanning. In 2010 stroomde het werk binnen en ging het personeelsaantal weer van vier naar elf fulltime-equivalenten. Volgens Vansynghel heeft Youston vandaag een 25-tal medewerkers op de payroll. “Wij zijn het sterkst groeiende digitaliseringsbedrijf in de Benelux. Dit jaar halen we een omzet van 3 miljoen”, zegt de naar Limburg uitgeweken Aalstenaar, die in 2009 bekend werd toen hij een tijdlang voor rekening van de investeringsmaatschappij van Brantano-stichter Joris Brantegem Eddy Merckx Cycles leidde.

Alles binnenshuis

De Limburgers hebben een wat eigenzinnig bedrijfsmodel in een activiteit waarin de concurrentie deels komt van gevangenissen en beschutte werkplaatsen. Youston houdt de productie volledig binnenshuis. “We digitaliseren nu vooral patiëntendossiers, dossiers van sociale- verzekeringsmaatschappijen en overheidsinformatie. Al die informatie is confidentieel. Je kan je eigenlijk niet permitteren die zaken door gevangenen te laten inscannen”, is Vansynghels belangrijkste verkoopargument.

Input For You, Youstons concurrent uit Anderlecht, doet het anders. Het besteedt de scanvoorbereiding (het weghalen van de nietjes) uit aan beschutte werkplaatsen. Het scannen en de toevoeging van de metadata – werk voor gespecialiseerde bedienden – gebeuren binnenshuis. Zo’n outsourcingmodel heeft het voordeel dat het beter schaalt. Input For You heeft in de afgelopen jaren enkele miljoenen patiëntendossiers van een 20-tal Belgische ziekenhuizen gedigitaliseerd. “Op het hoogtepunt van onze opdrachten voor de ziekenhuizen stelden wij direct en indirect 220 mensen te werk”, zegt algemeen directeur Stephan Cornelis. Vandaag diversifieert hij zich vooral naar ‘inkomende’ scanning, onder meer met het digitaliseren van facturen in onderaanneming voor Certipost.

Missioneringswerk aan de winkel

Youston-baas Vansynghel is net terug van een congres van PFU Imaging Solutions, de scannerfabrikant uit de Fujitsu-groep. Youston werd er gelauwerd in de categorie Overheidsproject van het Jaar voor de digitalisering van de gelijkvormigheidsattesten in de 77 Belgische autokeuringscentra.

Vansynghel is ook trots op het contract voor het inscannen van de patiëntendossiers van Ziekenhuis Oost-Limburg met zijn 811 bedden. Hij rekent erop dat digitalisering van patiëntendossiers een grote bron van inkomsten wordt. Vorige week startte federaal minister van Volksgezondheid, Laurette Onkelinx, een rondetafelconferentie die tegen 20 december een groeipad moet uittekenen voor het elektronisch patiëntendossier voor 2013-2018. Nu zijn ziekenhuizen verplicht hun patiëntendossiers dertig jaar bij te houden, maar ze zijn niet verplicht dat elektronisch te doen, commentarieert Peter Raeymaekers, stafmedewerker van Zorgnet Vlaanderen.

Vooral grote ziekenhuizen zijn al met digitalisering begonnen. “Elektronische archivering is een besparing”, verklaart Stephan Cornelis van Input For You. “De terugverdienperiode is zes, zeven jaar. In het geval van het UZ Leuven was het maar anderhalf jaar.” Youston biedt daar met zijn combinatie van scanning en opslag een flexibele aanpak. Actuele dossiers maakt het direct elektronisch beschikbaar. Oudere dossiers slaat het op om ze op afroep in te scannen.

Vansynghel heeft nog missioneringswerk voor de boeg. Het Ziekenhuis Oost-Limburg maakt gebruik van de diensten van HospiLim, de vzw die het aankoopbeleid van de Limburgse ziekenhuizen moet coördineren. Daar zijn nog geen plannen om de digitalisering van de patiëntendossiers te veralgemenen.

Oog op recurrente omzet

Net als voor Input For You is de grote uitdaging voor Youston dat scanning van archieven eigenlijk een projectactiviteit is. “Wij eten onze beste klanten op”, lacht Peter Beerten, commercieel directeur van Youston. Hij is een voormalige marketingdirecteur van de Duitse beursgenoteerde Allgeier-groep en hij leidde in Zaventem de ScanFactory, een concurrent van Youston. Een voorbeeld van een ‘opgegeten’ klant is Zenito, een sociaal- verzekeringsfonds voor zelfstandigen, waarvan Youston de archieven heeft gedigitaliseerd. “Volgend jaar verhuizen ze naar een nieuwe locatie in Brussel, zonder archiefopslag”, schetst Vansynghel.

Om de volatiliteit van de archiefscanning tegen te gaan, zoekt Youston klanten met recurrente opdrachten. Een voorbeeld is Comfort Energie, een stookolieverdeler waarvoor Youston dagelijks de nuttige gegevens haalt uit de honderden leveringsbons, die dan meteen in het facturatiesysteem van Comfort Energie worden gestopt. Een andere niche zijn architectenplannen. “Bij renovaties zijn er gewoonlijk alleen plannen op papier. Wij maken daar Autocad-bestanden van”, zegt Beerten.

Uiteindelijk wil Youston vooral hogerop in de waardeketen. In zijn presentaties tekent Youston het hele traject van de gegevensverwerking, van de scanvoorbereiding over de optische karakterherkenning en het scheiden van documenten tot het opkuisen van de gegevens, de indexering en de beschikbaarstelling van de informatie in een documentmanagementsysteem. In elk van die activiteiten bestaan gevestigde marktleiders. “We willen het warm water niet uitvinden”, zegt Vansynghel. “Maar om onze kernactiviteit veilig te stellen gaan we zwaar investeren in de hogere delen van de waardeketen.” Hij verklapt dat Youston zijn softwareontwikkeling uitbesteedt aan een Aziatisch offshorebedrijf, dat hij niet wil benoemen.

Moeilijke markt

Hans Hollaers, in België en Nederland directeur van Allgeier, dat geregeld acquisities doet, noemt België “een moeilijke markt”. Naast Input For You, Youston en Allgeier zijn hier onder meer nog Merak, Cintas en Iron Mountain Belgium actief. “Schaalgrootte is belangrijk in deze branche”, zegt Hollaers.

Groot is Youston alvast in Limburg. Dat spreekt uit de raad van bestuur, waarin André Knaepen, gedelegeerd bestuurder van Cegeka; Robert Ceuppens, oud-financieel directeur van Concentra; en Vansynghels schoonvader Jean Vandeputte, voormalig hoofdingenieur van de stad Hasselt, mee de strategie bepalen.

De ambitie straalt af van het bedrijfsgebouw dat Youston langs de E313 in Lummen gaat neerzetten, een investering van 2,5 miljoen. Het moet het bedrijf capaciteit, veiligheid en een gestroomlijnde productiestroom bezorgen. Maar ook publiciteit. “Langs de E313 passeert een pak volk”, weet Vansynghel. “Als u weet waar wij zitten, is de drempel lager dan wanneer we een totaal onbekend bedrijf zouden zijn.”

BRUNO LEIJNSE, FOTOGRAFIE KRISTOF VRANCKEN