WORD DE DIGITALE OVERDAAD DE BAAS

Desktops, laptops, tablets en smartphones bombarderen ons dag en nacht met berichten en meldingen. Focussen wordt haast onmogelijk. En als we in de verleiding komen om dingen voor ons uit te schuiven, liggen de afleidingen voor het oprapen.

De cultuur van constante bereikbaarheid eist professioneel en persoonlijk haar tol. We verspillen tijd, aandacht en energie aan onbelangrijke informatie en interactie. Zo blijven we bezig, zonder veel van waarde te produceren. Onderzoek heeft aangetoond dat mensen die regelmatig meerdere informatiestromen tegelijk verwerken, minder goed in staat zijn zich te concentreren, zaken te onthouden en hun taken te beheren. Verlaagde productiviteit en verminderde betrokkenheid zijn het resultaat, zowel op kantoor als thuis.

Over de oplossing zijn de meeste mensen het eens: we moeten de digitale overdaad de baas worden, zodat het omgekeerde niet gebeurt. Maar hoe doe je zoiets? Psycholoog Larry Rosen en technologe Alexandra Samuel hebben elk een andere oplossing. Rosen vindt dat we ons systematisch moeten afsluiten voor de informatiestroom en ons op activiteiten moeten concentreren die meer energie opleveren. Samuel pleit voor het strategische gebruik van digitale tools. Samen bieden hun oplossingen nuttige ideeën om deze enorme en groeiende uitdaging aan te gaan.

FOMO en FOBO

Volgens Larry Rosen toont de realiteit aan dat multitasken niet altijd goed werkt: twee dingen tegelijk doen kan alleen wanneer minstens een van de taken automatisch kan worden uitgevoerd. Dus ja, je kunt tegelijk wandelen en kauwgom kauwen. Maar je e-mail checken terwijl je deelneemt aan een vergadering? Facebook-berichten bekijken en tegelijk nuttig werk verrichten? Onderzoekers hebben aangetoond dat de simpele aanwezigheid van een telefoon mensen minder productief maakt en dat studenten die tijdens het studeren worden onderbroken, meer tijd nodig hebben om de materie tot zich te nemen en meer stress ervaren.

Waarom laten we onszelf zo afleiden door technologie? Sommige mensen noemen het overmatig gebruik van digitale toestellen een verslaving. Aangezien de meesten van ons niet veel plezier aan dit gedrag lijken te beleven — een bepalend kenmerk van verslaving — noemt Rosen het liever geen verslaving. Meer accurate termen zijn FOMO (fear of missing out, angst om iets te missen), FOBO (fear of being offline, angst om offline te zijn) en nomofobie (angst om niet bereikbaar te zijn per mobiele telefoon). Het zijn stuk voor stuk vormen van angst met dwangmatige of obsessieve trekjes. Mensen checken voortdurend hun laptop, tablet en telefoon omdat ze bang zijn informatie later dan anderen te ontvangen, te traag op een sms of e-mail te antwoorden of te laat te zijn om een socialemediabericht te becommentariëren of te ‘liken’.

Beperken

Hoe kalmeren we dat onrustige gevoel? In zijn gesprekken met studenten, ouders, docenten en bedrijfsleiders beveelt Rosen drie strategieën aan, die te maken hebben met tijdelijk afstand nemen van de technologie om de focus te hervinden. Ten eerste, pas gedragsprincipes toe om los te komen van je digitale toestellen. Geef jezelf bijvoorbeeld toestemming om al je elektronische communicatiekanalen te controleren, maar zet daarna alles uit en zet je telefoon in de stille stand. Stel een alarm in voor een kwartier later en geef jezelf na die vijftien minuten één minuut om je berichten te checken. Herhaal dit proces tot je de offlinetijd zonder gevoel van ongemak kunt verlengen tot een uur of meerdere uren.

De tweede strategie is geïnspireerd op het onderzoek van Nathaniel Kleitman, die vaststelde dat onze hersenen niet alleen wanneer we slapen, maar ook overdag in rust- en activiteitscycli van negentig minuten werken. Neem daarom elk anderhalf uur een pauze, vooral als je met technologische toepassingen aan het multitasken bent. Zo vermijd je dat je hersenen overactief worden. Tien minuten wandelen in een groene omgeving kan voldoende zijn om tot rust te komen. Ook andere vormen van lichaamsbeweging of naar muziek luisteren, naar kunst kijken of mediteren kunnen nuttig zijn.

Ten derde, hou je slaapkamer technologievrij. De Amerikaanse National Sleep Foundation (NSF) en Mayo Clinic hebben vastgesteld dat het gebruik van led-toestellen die blauw licht uitstralen, de slaap verstoren. De NSF beveelt aan een uur voor het slapengaan geen digitaal materiaal meer te bekijken, terwijl Mayo Clinic adviseert ‘s avonds het scherm te dimmen, het scherm ruim 35 cm van je gezicht te houden en alle toestellen uit de slaapkamer te verbannen wanneer je klaar bent om te gaan slapen. We gebruiken technologie om ons te ontspannen, maar een overdosis maakt ons alleen maar onrustiger. Om de cirkel te doorbreken, moeten we het gebruik van onze toestellen beperken. Alleen dan kunnen we onze focus hervinden.

Vuur met vuur bestrijden

Technologe Alexandra Samuel heeft een andere kijk op de zaak. ‘Offline gaan’ is volgens haar geen oplossing in het digitale tijdperk. Er vindt zo veel werk, communicatie en sociale interactie plaats op de schermen die we gebruiken, dat veel mensen het zich niet kunnen veroorloven de toestellen tijdens de werkdag — of zelfs ‘s avonds en in het weekend — langere periodes uit te zetten. Als we ze goed gebruiken, kunnen digitale tools ons wel degelijk helpen, vindt de Amerikaanse.

Allereerst moet je afrekenen met het fabeltje dat je al je e-mails kunt lezen, alles wat van belang is in de media kunt bijhouden en diepzinnige berichten op je sociale netwerken kunt plaatsen. In plaats daarvan moet je ernaar streven de informatie die je ontvangt te sorteren en te beperken. Het lezen, beantwoorden en delen van de relevante informatie moet je stroomlijnen.

Veel e-mails hebben bijvoorbeeld geen onmiddellijk antwoord nodig. Sommige nieuwsberichten in je sector zijn gewoon niet relevant voor dat waarmee je bezig bent. Mensen zijn vaak bang dat ze iets zullen missen, maar zodra ze erin slagen de ruis en de drukdoenerij weg te filteren, merken ze dat ze effectiever met hun klanten en collega’s communiceren en goed geïnformeerd blijven.

E-mail kan een van de grootste afleidingen zijn. Als je altijd een achterstand hebt in je inbox, of als je elk bericht zo trouw beantwoordt dat je geen tijd overhoudt voor andere zaken, automatiseer dan een deel van je taak. Dat levert grote tijdswinst op. Outlook, Gmail en de meeste andere e-mailprogramma’s bieden de mogelijkheid regels en filters te gebruiken om ervoor te zorgen dat alleen de echt essentiële berichten rechtstreeks bij je aankomen. Minder dringende berichten kun je automatisch naar andere mappen doorsturen, waar je ze later kunt bekijken.

Het type e-mail dat je waarschijnlijk niet meteen hoeft te lezen, omvat nieuwsbrieven, aankoopbevestigingen, interne bedrijfsnota’s, socialemediameldingen, berichten waarbij je alleen in cc staat en zelfs vergaderuitnodigingen. Bedenk dat die niet-gelezen berichten niet verdwijnen: ze wachten op je in de mappen die je ervoor hebt aangemaakt, zodat je ze kunt lezen wanneer je dat uitkomt. Maak daar een uur per dag of per week voor vrij, afhankelijk van de inhoud.

Ook voor nieuwsberichten en sociale media kan automatisering wonderen doen. Automatisering kan digitale afleiding niet doen verdwijnen, maar het is een krachtig wapen in de strijd. E-mailfilters, nieuwsapps, berichtenplanners en andere tools kunnen heel goed helpen om te bepalen welke onderwerpen je aandacht verdienen. Daardoor heb je niet langer het gevoel dat je bezwijkt onder de informatie en ben je beter in staat je te concentreren op je belangrijkste taken — op het werk en thuis, online en offline.

© HARVARD BUSINESS REVIEW/NYT SYNDICATE

Twee dingen tegelijk doen kan alleen wanneer minstens een van de taken automatisch kan worden uitgevoerd.

Neem elk anderhalf uur een pauze, vooral als je met technologische toepassingen aan het multitasken bent.