De juridische dienst van Nestlé Belgilux ontvangt de Trends Legal Award 2019. De dienst is geen passieve adviseur, maar zit mee in de strategische cockpit van het bedrijf. Helder taalgebruik is het ordewoord in de communicatie met niet-juristen.
De Trends Legal Award 2019 voor de beste juridische dienst gaat naar het driekoppige team van Nestlé Belgilux onder leiding van Saskia Deknock. De voormalige advocaat werkt sinds 1999 voor de juridische dienst van het bedrijf. Het grote verschil met toen? “Het management schakelde ons vooral in om te weten of een beslissing tot juridische problemen kon leiden”, herinnert ze zich. “Nu nemen we zelf het voortouw om potentiële juridische problemen op te sporen. We rapporteerden vroeger aan het management, terwijl we nu in de directie zitten en de strategie mee uitbouwen. We staan sterker op onze strepen en bepalen meer onze eigen agenda. Het is een wereld van verschil.”
Een verfrissend juridisch verhaal brengen is niet gemakkelijk
Nestlé distribueert in België een ruime waaier voedingsproducten, zoals Nescafé, Nespresso, Herta, Perrier, Maggi en Valvert. De juridische dienst houdt zich alleen bezig met dossiers die rechtstreeks met het commerciële beleid in België en het Groothertogdom Luxemburg te maken hebben, zoals contracten, privacy en intellectuele eigendom. Andere collega’s behandelen het arbeids- en fiscaal recht.
Alle juridische zaken worden in principe intern afgerond. “We doen alleen voor gerechtelijke geschillen en zeer complexe wetgeving een beroep op advocaten”, zegt ze. “Meestal kiezen we het kantoor zelf. Bij een internationaal overnamedossier gebeurt dat meestal door de hoofdzetel, omdat het uiteraard beter is dat één kantoor de afwikkeling coördineert.”
Mededingingsrecht beslaat de meeste plaats in Deknocks agenda. “We onderzoeken niet alleen eventuele kartelafspraken bij leveranciers, we waken er ook over dat onze commerciële dienst zelf het concurrentierecht respecteert in zijn relatie met de afnemers”, stelt Deknock, die veel trainingen organiseert om medewerkers attent te houden. Wie bijvoorbeeld op een handelsbeurs staat, moet behoedzaam zijn welke informatie hij deelt met de concurrenten, want dat kan als een prijsafspraak worden beschouwd. ” Compliance, de interne naleving van allerhande rechtsregels, is een van onze belangrijkste opdrachten.”
De dienst is zeer concreet over de toepassing, zoals wat moet gebeuren als een medewerker zijn boekentas kwijt is of welke berichten die over het bedrijf of zijn merken op zijn persoonlijke Facebookpagina kan plaatsen. Dat gebeurt via korte video’s op schermen aan de koffiemachine en in de liften. Met een juridische quiz werden de medewerkers ook getest op hun praktische kennis.
Heldere taal
De jury accentueert het heldere taalgebruik van het team van Deknock. “Het communiceert juridische zaken op een begrijpelijke en pragmatische wijze”, klinkt het. “Zo verlagen we de drempel om de gevoeligheid voor juridische thema’s aan te scherpen”, stelt Deknock. “Dat kan alleen met een eenvoudige boodschap. Dat is men niet van juristen en advocaten gewend. Die hullen zich dikwijls in een mist van complexe woorden en begrippen om hun belang en vooral onmisbaarheid te benadrukken. Maar zo zet een juridische dienst zich aan de rand van de organisatie, terwijl wij er middenin zitten.”
Volgens Deknock komen medewerkers graag naar de juridische infosessies, omdat ze nieuwsgierig zijn naar de manier waarop ze gebracht worden. “Een verfrissend juridisch verhaal brengen is niet gemakkelijk”, weet ze. “Probeer maar eens verrassend uit de hoek te komen over de manier waarop we de anticorruptiewetgeving moet toepassen. Medewerkers komen ook spontaan met vragen naar ons, omdat ze weten dat ze met antwoorden naar buiten stappen, niet met nog meer vragen. Onze collega’s van marketing, communicatie en financiën zien ons verbaasd bezig. Onze juridische dienst is een buitenbeentje, ook intern.”
Risico wordt kans
In heel wat bedrijven is de juridische dienst vooral een interne waakhond, die moet vermijden dat de medewerkers verkeerde beslissingen nemen. “Wij willen hun beslissingen niet bemoeilijken, maar de strategie mee mogelijk maken”, verdedigt Deknock. “Wij willen niet zo’n juridische dienst zijn die altijd neen zegt, wel een die strategisch meedenkt. Door snel in te spelen op een wetgeving in de steigers en die te integreren in de bedrijfsstrategie, kunnen we die ombuigen tot een competitief voordeel in plaats van een last.” Ook de jury was onder de indruk van de ‘van risico tot opportuniteit’-aanpak.
Deknock wijst naar de invoering van de Europese regels rond de General Data Protection Regulation, de bescherming van de privacy in gegevensbestanden. Dat gebeurde in 2018 en is ook vandaag een belangrijk thema. Bedrijfsjuristen werden in de aanloop naar de invoering bestookt met nieuwsbrieven van advocatenkantoren en uitnodigingen voor dure seminars, omdat er een naar eigen zeggen bijzonder groot gevaar richting het bedrijfsleven kwam.
“Als je de mensen schrik aanjaagt, kan je later een des te hogere factuur aanrekenen”, stelt Deknock. Zij heeft de invoering rond GDPR intern geregeld. “Dat gebeurde lang op voorhand. Onze medewerkers weten perfect hoe ze privégegevens kunnen vragen en hoe ze die, met de uitdrukkelijke medewerking van onze consumenten, commercieel kunnen gebruiken. Heel wat consumenten willen wel informatie vrijgeven, zolang die met respect wordt behandeld. Vandaag weten we meer over onze klanten en maken we daar ook efficiënter gebruik van.”
Fout opgemerkt of meer nieuws? Meld het hier