Wie scant, die vindt

Raakt u bedolven onder de papierberg? Het Oudenaardse informaticabedrijf C&C helpt uw bureau schoon te vegen. De ruimmethode: elektronisch documentbeheer.

Waar is die factuur gebleven? Wie moet dit document nog ondertekenen? Het zijn herkenbare taferelen in menig bedrijf, die al dan niet gepaard gaan met het nodige gevloek en getier. Het opsporen en archiveren van bedrijfsdocumenten zoals facturen, BTW-aangiften of personeelsgegevens kost veel tijd en handenvol geld.

Recent onderzoek van het Planbureau becijferde dat een bedrijf met minder dan tien werknemers meer dan 6% van zijn omzet besteedt aan administratieve verplichtingen tegenover de overheid. De totale kosten van de papierberg lopen voor alle bedrijven en zelfstandigen van het land op tot 8,6 miljard euro, of 3,5% van het bruto binnenlands product (BBP). Een niet onaanzienlijk deel van de nationale rijkdom gaat dus op aan paperassen. Dat biedt ruimte om te besparen. De regering beloofde het bedrijfsleven minder onder de administratieve rompslomp te bedelven. Maar een strategie om als bedrijf zélf de papierberg te lijf te gaan, werpt wellicht sneller vruchten af.

In veel bedrijven is het papierloze kantoor immers nog een waanidee, en de papierberg een dure realiteit. Dat het anders kan, toont het Oudenaardse informaticabedrijf Computers and Communications (C&C) aan. “In dit bedrijf komen de faxen elektronisch binnen en worden ze elektronisch verdeeld. Ook de inkomende post wordt meteen ingescand,” zegt Germain Coghe, algemeen directeur van C&C. “En niemand laat op zijn bureau nog documenten slingeren die zoek kunnen raken. Hoeveel bedrijven hebben al eens stilgestaan bij de kosten van het zoekwerk?”

De erosie van de papierberg

C&C paste zelf het concept toe dat het op de markt brengt om de papierberg af te toppen: het vangt de bedrijfsdocumenten in een digitale loop. C&C ontwikkelde softwaresystemen om documenten in te scannen en vervolgens digitaal te laten circuleren, alleen bij díé mensen die de documenten in kwestie te zien moeten krijgen. “Het systeem volgt ook de documenten op de voet, zodat een belangrijke factuur niet zoek kan raken,” zegt Coghe. “Een sneller en efficiënter documentbeheer heeft een impact op alle geledingen van een onderneming. Ik denk bijvoorbeeld aan een beter aankoopbeleid. Het is even wennen, maar de toegevoegde waarde is hoog. Elektronisch documentbeheer kan een kantoor papierarm maken.”

Maar in België bestaat (in tegenstelling tot in Nederland) nog geen omkaderende wetgeving rond digitale archivering. Alle belangrijke documenten moeten nog tien jaar op papier bewaard worden. In bedrijfskelders staan de kubieke meters dozen hoog opgestapeld.

Voor een bedrijf dat een digitale loop wil installeren, varieert de investering van 10.000 euro tot enkele honderdduizenden euro. Dan gaat het om grote ondernemingen of banken, die tot 60 bladzijden per minuut door de scanner jagen. “Maar wij mikken op KMO’s met 20 tot 500 medewerkers. Bedrijven dus die net wel of net niet een eigen ICT-man in huis hebben. Bij grotere bedrijven hebben we geen missie. Hun ICT-afdeling is soms dubbel zo groot als C&C,” zegt Coghe.

Germain Coghe, een ingenieur elektronica die ook het KMO Challenge-programma van de Vlerick Leuven Gent Management School achter de kiezen heeft, is voor de volle 100% eigenaar van C&C. Zijn vrouw Francine Coghe, Wim Baelen, en Luc Ballegeer vervolledigen de vierkoppige managementcel. “We hebben nog nooit ruzie gemaakt,” vertelt Coghe over de sfeer bij C&C, waar nu 29 mensen werken.” De sfeer is familiaal, het personeelsverloop is klein. Niemand heeft sinds 1999 op eigen initiatief het bedrijf verlaten, en dat in een heel moeilijke arbeidsmarkt. Centen komen voor mij op de tweede plaats, daarvoor is het leven te kort. Ik investeer liever in een goede bureaustoel voor mijn personeel. Er zijn hier noch managers, noch niveaus, al draag ik de eindverantwoordelijkheid.” Coghe omschrijft C&C, dat in 1987 werd opgericht, als een systeemhuis, een one-stop shop voor hardware en software. Naast on-linedocumentbeheer, staan ook boekhoudsystemen of e-commercetoepassingen in de catalogus van het bedrijf. Daarmee concurreert het met Dolmen, Xpower, CCE en Infosoft.

“Bedrijven kunnen bij ons terecht voor een behoefteanalyse en implementatie van de programmatuur op maat. Eén product staat niet in mijn catalogus, en dat is korting.”

De sof van de millenniumbug

Germain Coghe is ook voorzitter van Progress Users Group Belgium ( PUGB), een gemeenschap van Progress Software-ontwikkelaars. Coghe: “In België werken tachtig softwarehuizen met Progress. Met het Internet Component Framework (ICF) hanteert C&C een nieuwe standaard om programma’s op te bouwen.” C&C runt ook een softwareschool en kreeg als eerste een label van de VlaamseGemeenschap voor het gebruik van de opleidingscheques.

Cijfers, dat is vrijdagmateriaal op het bureau van Coghe. In het boekjaar afgesloten op 30 juni 2001 kende het bedrijf een kleine omzetdaling naar 3,5 miljoen euro, grotendeels omdat de pc- en serverprijzen daalden, en omdat 2000 een uitstekend jaar was voor de hardwareverkoop. Dit jaar zou het omzetcijfer dat van twee jaar geleden moeten evenaren. De bedrijfswinst bedroeg vorig boekjaar 14.000 euro. Coghe: “We hebben altijd met zwarte inkt geschreven. Het hele investeringsbeleid is erop afgestemd.”

C&C is net verhuisd naar een groter gebouw, twee blokken verderop. Op de nieuwe locatie is plaatsgemaakt voor vier grote leslokalen. Prijskaartje: bijna 2 miljoen euro. “Maar in Oudenaarde betaal ik 27 euro voor een vierkante meter per jaar; in Vilvoorde zou dat 210 euro geweest zijn. Het nieuwe gebouw verdien ik op zes jaar terug.” Nieuwe projecten en producten moeten de omzet volgend jaar naar 5 miljoen euro stuwen. België is de thuismarkt, maar via de moederbedrijven van een aantal klanten belandde C&C ook al in Nederland en Frankrijk. “C&C heeft niet de ambitie om beursrijp te worden, want we willen op onze eigen manier verder werken,” aldus Coghe. “Bij een eventuele uitstap zullen de medebestuurders in de prijzen delen. Maar een langetermijnplanning in de informaticasector? De fabrikanten hanteren niet eens een jaarplan!”

Coghe stelt vast dat de ICT-markt stilaan weer op zijn pootjes valt. “Er zijn stommiteiten gebeurd waarop het bedrijfsleven met rode kaken moet terugkijken. Neem nu de millenniumbug. Iedereen verkocht veel hardware, maar vergat marges aan te rekenen. En de vraag viel later uiteraard terug, want wie zet er nu twee computers op zijn bureau? Ook de invoering van de euro heeft de voorbije zomer de markt artificieel opgeblazen. Voorts is de hype in het e-commercegebeuren overgewaaid. De speeltijd is voorbij. E-commerce heeft toekomst, maar dan in zijn eigen ritme. Amazon.com heeft net een eerste kwartaal zonder verliescijfers afgesloten. Bedrijven investeren nog in ICT, maar dan alleen in projecten die wel geld opbrengen en resulteren in meer efficiëntie.” Het Oudenaardse bedrijf ontvangt ook weer vijftien sollicitatiebrieven per week – nog een teken dat het slechte tij gekeerd is. Coghe: “De baas zal weer keuzes kunnen maken.”

Daan Killemaes [{ssquf}], dkillemaes@trends.be

Hoeveel bedrijven hebben al eens stilgestaan bij de kosten van het zoekwerk naar verloren documenten?