Werken als nomaden

Telewerken was nog niet zo lang geleden omslachtig en duur. Ook de werknemers moesten er niks van weten. De technologische mogelijkheden zijn ondertussen fel verbeterd en medewerkers vragen zelf meer flexibiliteit en willen de files ontwijken.

PricewaterhouseCoopers (PwC) heeft voor het eerst in vier jaar weer een onderzoek gedaan naar ‘mobiele infrastructuur’ in bedrijven. In het begin van de eeuw werd flink geïnvesteerd, maar net voor de financiële crisis namen de investeringen af. De helft van de ondervraagde ondernemingen gaf aan dat ze wachtten op een verbetering van de bestaande oplossingen. Zowat een kwart verwachtte die nog binnen het jaar, achttien procent denkt dat het nog langer duurt. Ondanks de vertraging, maakt mobiele infrastructuur opgang, zowel binnen als buiten de muren van de onderneming. In snel tempo wordt steeds meer gebruikgemaakt van nieuw materiaal en nieuwe programma’s. Met draagbare computers, mobiele telefoons, pda’s, smartphones of pc-tablets verhoogt de productiviteit en worden de medewerkers flexibeler. Ook de bedrijfssoftware is functioneler waardoor de werknemers op verplaatsing veel gemakkelijker toegang krijgen tot de bedrijfs-gegevens.

Om de impact van het uitgebreide gamma nieuwe instrumenten te meten, stuurde PwC een onlinevragenlijst naar 151 bedrijven. Bij de doelgroep waren enkele grote groepen die recentelijk uitpakten met nieuwe projecten om hun mobiele oplossingen te verbeteren.

Niet alleen streepjespakken

Steeds meer medewerkers werken vanop afstand. Vroeger was dat een voorrecht voor de bedrijfsleiding, hogere kaderleden, commerciële medewerkers en technici op het terrein. Nu zijn bij 69 procent van de bedrijven de kaderleden mobiel. 89 procent beschikt over een draagbare computer, 87 procent over een gsm en 51 procent heeft een pda.

Ook bij de medewerkers is de kijk op mobiele kantoren duidelijk veranderd. Ze zien het belang van mobiele infrastructuur voor hun persoonlijke leven in en zijn zelf vaak vragende partij. De werknemers zijn dus niet langer gewoon gebruikers van technologie, maar zij schrijven voor wat ze nodig hebben.

In de bedrijven zijn er nieuwe categorieën van gebruikers. Meer mensen gebruiken mobiele oplossingen. De infrastructuur moet dus goedkoper om ze op grote schaal te kunnen gebruiken. Er zijn drie soorten oplossingen die zich tegelijk ontwikkelden, maar een eigen prestatie- en kostenniveau vertonen.

Ten eerste is er het mobiele kantoor, de werkomgeving is dan niet het traditionele kantoor. Dit levert volgens de bedrijven de grootste toegevoegde waarde op, in negen op tien bedrijven. Ten tweede zijn er de toepassingen op het gebied van telefonie en agenda’s. Die passen uiteraard ook in het mobiele kantoor, maar ze gaan verder, want ze zijn erg breed verspreid via gsm en pda. Acht op tien bedrijven maakt gebruik van dit soort toepassingen. De derde groep bestaat uit bedrijfsgerelateerde toepassingen, specifiek voor een bedrijf.

De bedrijven willen natuurlijk hun rendabiliteit verhogen. Met de mobiele oplossingen willen ze de concurrentie voor zijn of de productiviteit verhogen, bijvoorbeeld door het gebruiksgemak van de werknemers te bevorderen. Sommige bedrijven hebben zeer veel geïnvesteerd in mobiele infrastructuur (netwerken en materiaal) en bieden ze aan een zeer grote groep gebruikers aan. Toch zijn er weinig gegevens over de waardecreatie voor de ondernemingen. Als bedrijven nagaan wat de doorgevoerde projecten opleveren, kijken ze vooral naar wat hun eigen informatica-afdelingen ontwikkelden. Voldoet de uitrusting? Een op drie bedrijven doet echter geen renda-biliteitsstudie.

Negen op tien bedrijven geeft zijn werknemers draagbare computers en mobiele telefoons. Ze beschikken ook steeds vaker over een wifi-toegang op kantoor en toegang tot een virtueel privénetwerk (VPN) voor verbindingen op afstand. De externe netwerken zijn echter zeer duur, vooral in het buitenland. Dat zet een rem op de verdere ontplooiing ervan. Ook al omdat er amper evaluaties zijn over de prestaties en de mogelijkheden ervan. Toch is nog ruim de helft van de bedrijven (56 %) bereid om te investeren in dergelijke instrumenten. Dat komt vooral omdat de medewerkers erom vragen. Ze moeten hun vraag wel staven met oplossingen die hen een reëel voordeel opleveren in het dagelijkse gebruik.

Voordelen en risico’s voor de werknemer

De evolutie van een traditioneel naar een virtueel kantoor, waarbij de grenzen tussen beroeps- en privéleven verdwijnen, is volgens PwC alleen mogelijk als er rekening wordt gehouden met de gebruikers. Zowel hun verwachtingen als hun vrees. Heel wat medewerkers gaan voluit voor meer flexibiliteit en de mogelijkheid om de files niet te moeten trotseren. Daar staat tegenover dat ze vrezen permanent ter beschikking van het bedrijf te moeten staan en het contact met de collega’s te verliezen.

De werkgever moet de veranderingen met de nodige voorzichtigheid doorvoeren. Het werk moet anders georganiseerd worden en daarbij is het belangrijk om ook de evaluatiemodellen aan te passen. De bedrijven moeten management by objectives bevorderen, want elke werknemer draagt een grotere verantwoordelijkheid voor zijn tijdsgebruik. Hetzelfde geldt voor het juridische kader van het werk: dat moet op voorhand afgestemd worden op de geleidelijke invoering van de nieuwe werkwijzen.

De verspreiding van mobiele hulpmiddelen is meer dan een technische evolutie waarbij het gemakkelijker wordt om vanop afstand toegang te krijgen tot de bedrijfssystemen. Ook de maatschappij verandert. We gaan op zoek naar meer flexibiliteit en comfortabeler werkomstandig-heden. Bovendien neemt ook de belangstelling voor duurzame ontwikkeling toe, zowel op economisch als op ecologisch vlak. (T)

Door Philippe Coulée