Wakken in het fiscale ijs

Vorige week bekeken we de heersende trends in de zogenaamde ’employee benefits’ of ‘werknemersvoordelen’. Met een groepsverzekering, bedrijfswagen of met maaltijdcheques kunt u uw medewerkers aan het bedrijf binden. Ga echter niet over één nacht ijs: op een uniforme fiscale en parafiscale behandeling is het nog wachten. Een overzicht.

Vorige week belichtten we in deze rubriek de verschillende beschikbare manieren om het loon van uw medewerkers aan te vullen. Binnen die opties – groepsverzekering, maaltijdcheques enzovoort – bestaan er verschillende categorieën van voordelen, naast het klassieke loon. Bij sommige categorieën is de belangrijkste of zelfs enige bedoeling om het loon te optimaliseren. “Denk maar aan de zogenaamde voordelen van alle aard, zoals een bedrijfswagen of een onkostenvergoeding,” zegt Pieter De Koster, vennoot bij Allen & Overy in het departement Employment, Pensions and Incentives (EPI). “Die voordelen worden niet in geld toegekend, en mikken op een betere fiscale en parafiscale behandeling. Een bedrijf dat internationaal actief is, kan bijvoorbeeld gebruik maken van de internationale activiteiten om er een financiële stroom aan te koppelen, bijvoorbeeld door een salarissplitsing. Daarnaast zijn er ook de structurele aanpassingen: het uitoefenen van taken van dagelijks bestuur via bezoldigde bestuurdersmandaten of prestaties via managementvennootschappen.”

Maar er zijn ook voordelen waar loonoptimalisatie niet de enige betrachting is. Werkgevers gebruiken ze om strategische doelstellingen te bereiken, bijvoorbeeld door het loon aan het resultaat te binden, of om het personeel vast te houden. Pieter De Koster: “Daaronder vallen onder meer het uitgestelde inkomen zoals de pensioenvoorziening, de waaier van financiële participaties zoals resultaatsdeling, aandeelhouderschap en optieplannen, en de new age benefits, de zogenaamde verzorgende verloningscomponenten.”

Samen met Herman van Hoogenbemt, specialist socialezekerheidsrecht en advocaat bij Tilleman van Hoogenbemt Advocaten, bekijken we de (para)fiscale kanten van enkele werknemersvoordelen. “Over het algemeen kun je met de belastingadministratie over de waarde van een voordeel onderhandelen. Maar voor reizen wordt dat al iets moeilijker: gaat het om een pure seminarietrip of is het veeleer een plezierreisje voor de werknemer? De enige voordelen waarmee de RSZ wel goed overweg kan, zijn maaltijden en bedrijfswagens.”

1. Groepsverzekering

De groepsverzekering is een collectief levensverzekeringscontract dat de werkgever ten voordele van de werknemer afsluit. Via betaling van premies wordt een kapitaal opgebouwd voor de werknemer. Een groepsverzekering kan verschillende waarborgen bevatten zoals het aanvullend pensioensparen, en uitkering bij overlijden of arbeidsongeschiktheid.

Voor beide partijen zijn de groepsverzekeringen fiscaal aantrekkelijk. Van Hoogenbemt: “De werkgever kan de premies die hij voor de groepsverzekering van zijn personeel betaalt volledig van de bedrijfsinkomsten aftrekken. De stortingen die de werkgever verricht, zijn onderworpen aan een bijzondere bijdrage van 8,86% en vooralsnog ook aan een verzekeringstaks van 4,4%. De regering heeft echter aangekondigd die te zullen afschaffen.” De werknemer wordt later wel belast op het kapitaal dat hij bij zijn pensionering meekrijgt. In totaal eisen de fiscus en het Riziv zo’n 22% van het kapitaal op.

2. Forfaitaire onkostenvergoeding

Kosten die de werknemer voor zijn werk maakt en die door de werkgever terugbetaald worden, zijn géén loon dat onderworpen is aan sociale bijdragen. De medewerker hoeft ook geen belastingen te betalen. Hij moet er alleen voor zorgen dat het bedrag van de forfaitaire onkostenvergoeding grosso modo overeenstemt met de werkelijkheid. Als de bijdrage van de werkgever overdreven is, zal de RSZ het overtollige gedeelte als verkapt loon beschouwen. Herman van Hoogenbemt: “Forfaitaire kosten worden door de RSZ vaak vijandig bekeken. Uit een arrest van het Hof Van Cassatie blijkt dat de rechter mag afleiden dat het om loon gaat. Fiscaal wordt het uitbetalen van onkostenvergoedingen ook minder aantrekkelijk. Controleurs verwerpen vaak de fiscale aftrekbaarheid van een gedeelte van de betaalde onkostenvergoedingen. Het niet-aftrekbare gedeelte behoort dan tot de verworpen uitgaven en wordt opgeteld bij de bedrijfswinst, waarop belasting moet worden betaald.”

3. Bedrijfswagen

Het privé-gebruik van de bedrijfswagen is een voordeel van alle aard en wordt forfaitair belast. Herman van Hoogenbemt: “De fiscus gaat ervan uit dat de werknemer voor privé-doeleinden minstens 5000 kilometer per jaar aflegt met zijn bedrijfswagen. Dat cijfer wordt vermenigvuldigd met een kilometerprijs, afhankelijk van het fiscale vermogen van de wagen. Die grens van 5000 kilometer kan in veel gevallen niet meer gehandhaafd worden. De fiscus beschouwt 7000 kilometer steeds meer als het minimumbedrag.”

Wanneer de werknemer een vergoeding betaalt die gelijk is aan de forfaitair geschatte waarde, is er geen sprake meer van een voordeel. Sinds 1 januari 1997 beschouwt de RSZ het privé-gebruik van een bedrijfswagen niet langer als een voordeel in natura, onderworpen aan de normale socialezekerheidsbijdragen. Van Hoogenbemt: “De wet voorziet wel in een solidariteitsbijdrage van 33%, die volledig door de werkgever betaald moet worden over het forfaitair geraamde voordeel. Voor de waarde van het voordeel worden dezelfde regels gehanteerd als bij de fiscaliteit.”

4. Maaltijdcheques

Maaltijdcheques zijn een typisch voorbeeld van voordelen die een fiscale achtergrond hebben. “Wanneer aan bepaalde voorwaarden is voldaan, zijn maaltijdcheques belastingvrij voor de werknemer. Daartegenover staat wel dat de maaltijdcheque als sociaal voordeel niet aftrekbaar is voor de werkgever,” zegt Herman van Hoogenbemt. “Als aan dezelfde voorwaarden is voldaan, zijn de maaltijdcheques ook vrij van RSZ-bijdragen, wat wel een groot verschil uitmaakt voor de werkgever.”

Maaltijdcheques mogen niet eenzijdig toegekend worden, mogen geen ander voordeel vervangen en kunnen alleen toegekend worden per effectieve arbeidsdag. Een van de belangrijkste voorwaarden echter is dat de werknemer per cheque 1,09 euro terugbetaalt aan de werkgever. De 4,46 euro die de werkgever bijpast, wordt als verworpen uitgave beschouwd.

Van Hoogenbemt: “In de loop der jaren heeft men geprobeerd nog andere cheques te introduceren, zoals sport- of cultuurcheques, in de hoop die aan hetzelfde regime te onderwerpen, maar dat is niet gelukt. Het blijven voordelen in natura, zonder vrijstelling van RSZ-bijdragen, tenzij er van vrijgevigheid sprake is.”

5. Voordelen in natura

Voordelen in natura (tankkaart, kost en inwoon, privé-gebruik van computer en gsm) worden voor de heffing van RSZ-bijdragen op hun courante waarde geraamd. Herman van Hoogenbemt: “Er wordt niet zozeer rekening gehouden met de kosten van het voordeel voor de werkgever, maar wel met de reële gebruikswaarde voor de werknemer. Daar zijn geregeld discussies over met de sociale zekerheid, meer dan met de fiscus.”

Wanneer de werkgever aan de werknemer een pc geeft die hij thuis of elders voor privé-doeleinden gebruikt, dan zal de fiscus dat beschouwen als een belastbaar voordeel van alle aard. Dat voordeel beloopt dan de uitgespaarde gebruikskost van een gelijkaardige computer. De pc is echter alleen belastbaar wanneer het echt om een voordeel gaat. Dat is dus niet het geval wanneer uw werknemer de computer nodig heeft om zijn computervaardigheden aan te scherpen of het internet te gebruiken.

6. Werknemersparticipatie

De wet van 22 mei 2001 omtrent de werknemersparticipatie bepaalt dat bedrijven een deel van hun winst onder de werknemers mogen uitkeren in aandelen of in geld. Het bedrag mag niet hoger liggen dan 10% van de totale loonmassa en niet hoger dan 20% van de gemaakte winst. Herman van Hoogenbemt ziet de wet op de werknemersparticipatie vrij pessimistisch in. “Over de wet ligt een collectivistisch sausje. Het grootste probleem is het gebrek aan selectiviteit. De wet stelt immers dat een participatieregeling alleen kan voor álle werknemers, van de schoonmaakster tot het kaderlid. Bovendien vereist een participatieregeling een aparte cao, zodat de participatieregeling en de loononderhandelingen strikt gescheiden kunnen blijven. Bij veel bedrijven is zo’n specifieke cao een belemmering.”

De werknemers kunnen de aandelen of deelbewijzen niet verkopen tijdens een blokkeringsperiode van minimaal twee en maximaal vijf jaar. Van Hoogenbemt: “Bij uitkering in aandelen moet de werknemer 15% roerende voorheffing betalen, maar zijn geen sociale bijdragen verschuldigd. Bij uitkering in cash betaalt de werknemer 13,07% sociale bijdragen en 25% roerende voorheffing. Toch houdt de werknemer netto nog meer over dan bij het gewone loon.”

Voor de werkgever zijn de uitkeringen geen aftrekbare beroepskosten. “Om te vermijden dat veel kleine familiale vennootschappen geen gebruik zouden maken van het participatieplan, voerde de overheid het investeringsspaarplan in. In dit geval wordt de toegekende winst van de werknemers ter beschikking gesteld van de vennootschap in de vorm van een niet-achtergestelde lening. De vennootschap zal die middelen aanwenden voor investeringen in vaste activa binnen de blokkeringsperiode van minimaal twee tot maximaal vijf jaar. De werkgever zal jaarlijks een intrest betalen aan de werknemers, tegen een intrestvoet die bepaald wordt in het plan. Na de blokkeringsperiode worden de uitgeleende bedragen opnieuw toegekend aan de werknemers. De uitkering is in dit geval geld waarop 15% voorheffing betaald wordt.”

7. Opleiding

Bij opleiding, vorming of training, moet nagegaan worden in hoeverre de uren van opleiding als vrije tijd of als werktijd te beschouwen zijn. Als u als werkgever de kosten betaalt van een opleiding die niet nodig is om uw werknemers beter te laten functioneren binnen uw bedrijf, dan wordt het voordeel aan een bijdrageheffing onderworpen. Als u kunt aantonen dat uw personeel de opleiding volgt om het werk behoorlijk te kunnen doen, dan is er sprake van kosten eigen aan de werkgever. In dat geval bent u als werkgever vrijgesteld van de bijdrageplicht. Van Hoogenbemt: “De fiscale administratie beschouwt de terugbetaling van studiekosten aan personeelsleden die individueel aanvullende cursussen volgen als een vrijgesteld sociaal voordeel, dus niet belastbaar bij de werknemer. In de praktijk is er vaak een vrij kritische houding tegenover opleidingen, studiekosten of literatuur die geen duidelijk verband houden met de beroepsactiviteit van de betrokkene.”

Bij new age-voordelen is er niet echt een bijzondere fiscale of parafiscale behandeling voorzien. “Het probleem in België is bovendien dat de verschillende definities niet gelijklopend of coherent zijn,” zegt Inge Vanderreken, senior medewerker bij Allen & Overy. “Zo kan een voordeel vrijgesteld zijn van belastingen, maar niet van socialezekerheidsbijdragen. Op arbeidsrechtelijk vlak kan een voordeel als loon beschouwd worden, terwijl het op fiscaal en parafiscaal vlak niet als een voordeel wordt gezien. Een voorbeeld zijn de maaltijdcheques of de premie aan pensioenvoorzieningen. Het zou toch eenvoudiger zijn als de voordelen een gelijklopende behandeling hadden.” Fiscaal-technisch is er een iets meer uitgewerkte regeling, en krijgt u iets makkelijker een helder antwoord. Vanuit parafiscaal oogpunt is het behelpen met de algemene concepten van wat wel en wat geen loon is, en met de uitzonderingen die in de reglementering zijn opgenomen.

8. Kinderopvang

Gratis of goedkoop een bedrijfscrèche ter beschikking stellen, wordt als een sociaal voordeel beschouwd. Het personeel zal op dat voordeel niet belast worden, maar de kosten zijn ook niet aftrekbaar voor de werkgever. Inge Vanderreken: “Wanneer de werknemers een bedrag betalen dat minstens gelijk is aan wat ze aan een gewoon kinderdagverblijf zouden hebben betaald, dan kan de werkgever de eventuele meerkosten aftrekken.”

In de socialezekerheidsreglementering wordt niet expliciet vermeld of bedrijfscrèches voordelen zijn. “In de algemene loondefinitie staat dat elk in geld waardeerbaar voordeel waarop de werknemer recht heeft, loon vormt dat onderworpen is aan de socialezekerheidsbijdragen,” aldus Vanderreken. “Een uitzondering geldt voor aanvullingen op wettelijke voordelen in de sociale zekerheid. Je zou dus kunnen argumenteren dat de toegang tot een kinderdagverblijf een aanvulling is op de toekenning van kinderbijslag, een van de takken van sociale zekerheid. Op basis daarvan zou het voordeel vrijgesteld kunnen worden van RSZ-bijdragen.”

Vraag is of de RSZ zo’n ruime interpretatie zou aanvaarden. Anders is het wanneer de werknemer het voordeel van het kinderdagverblijf niet gratis krijgt, maar er een redelijke prijs voor betaalt. Wanneer hij een marktconforme prijs betaalt, is er geen sprake van een voordeel waarop socialezekerheidsbijdragen moeten worden betaald. Vanderreken: “Zo is het ook met sommige andere new-age benefits. De werknemer moet geen sociale bijdragen betalen als hij kan aantonen dat er geen voordeel is, omdat hij een prijs betaalt die gelijk is aan de werkelijke waarde. Hetzelfde geldt voor de gecentraliseerde shopping of de was- en strijkdienst. Voor de werknemer gaat het dan vooral om een tijdsbesparing, hij wordt er niet rijker van.”

Melanie De Vrieze [{ssquf}]

Als de bijdrage van de werkgever in ‘forfaitaire onkosten’ overdreven is, zal de RSZ het overtollige gedeelte als verkapt loon beschouwen.

Maaltijdcheques zijn voor de werkgever niet aftrekbaar als sociaal voordeel, maar zijn wel vrij van RSZ-bijdragen.

De fiscus staat kritisch tegenover literatuur, opleidingen en studiekosten die geen duidelijk verband houden met uw beroep.

Bij new age –voordelen zoals carwash en boodschappendienst bestaat er niet echt een bijzondere fiscale of parafiscale behandeling.