VRIJ OF BELAST ?

Risico’s voor werkgevers

Vele werkgevers kennen aan bepaalde kategorieën van werknemers, zoals kaderleden bijvoorbeeld, representatievergoedingen toe. Soms zijn deze vergoedingen niet mis. Spontaan rijst dan ook de vraag of deze vergoedingen niet al te lichtzinnig worden toegekend. Voorts kan men zich afvragen of een eventueel akkoord tussen werkgever en fiskus over de bedragen die belastingvrij kunnen worden toegekend ook doorwerkt op sociaal-zekerheidsvlak ?

PRINCIPE.

Door de werkgever aan de werknemer betaalde “bedragen die gelden als terugbetaling van kosten die ten laste van de werkgever vallen” worden uitdrukkelijk uitgesloten van het loonbegrip en zijn dus vrijgesteld van sociale-zekerheidsbijdragen.

Niet alleen de kosten die nodig zijn voor (inherent zijn aan) de eigenlijke uitvoering van de arbeidsovereenkomst zijn vrijgesteld van sociale-zekerheidsbijdragen. Ook kosten die worden gemaakt “als gevolg van, in verband met of ter gelegenheid van” de uitvoering van de arbeidsovereenkomst komen ons inziens hiervoor in aanmerking. Uiteraard geldt de uitsluiting van kostenvergoedingen van het loonbegrip voor de berekening van sociale-zekerheidsbijdragen, slechts voor zover deze vergoedingen niet hoger zijn dan het bedrag van door de werknemer werkelijk gedragen kosten. Het te veel betaalde vormt een loon waarop bijdragen moeten worden berekend. Wanneer de raming van de kosten forfaitair geschiedt, kan de RSZ niet aanvaarden dat het volledige bedrag uit de berekening van de bijdragen wordt gesloten, indien blijkt dat dit bedrag overdreven is en niet behoorlijk kan worden gerechtvaardigd. Bij een volledig of gedeeltelijk gebrek aan een redelijke en aanvaardbare rechtvaardiging van de kosten, zal de RSZ bijgevolg sociale-zekerheidsbijdragen vorderen op het geheel of een gedeelte van de terugbetaalde kosten.

KOSTEN TEN LASTE VAN DE WERKGEVER.

Kosten die inherent zijn aan de eigenlijke uitvoering van de arbeidsovereenkomst zijn per definitie kosten die ten laste vallen van de werkgever, tenzij het tegendeel wordt bedongen. Daarentegen vallen kosten die weliswaar gemaakt worden als gevolg van, in verband met of ter gelegenheid van de uitvoering van de arbeidsovereenkomst, maar niet inherent zijn aan de eigenlijke uitvoering ervan, in beginsel ten laste van de werknemer, tenzij het tegendeel blijkt uit de bepalingen van de arbeidsovereenkomst of uit de uitvoering die werkgever en werknemer eraan geven. Als de werkgever de verplichting op zich neemt om deze kosten te betalen aan de werknemer, dan zijn zij vrijgesteld van sociale-zekerheidsbijdragen. Twijfel hierover kan wellicht slechts bestaan bij een opvallende wanverhouding tussen de hoogte van de forfaitaire vergoeding en de reële kosten.

BEWIJSLAST EN BEWIJSVOERING.

De bewijslast ligt bij de werkgever. De werkgever zal in geval van betwisting met de RSZ het bewijs moeten leveren dat de vergoeding wel degelijk effektief gemaakte kosten ten laste van de werkgever dekt en in een redelijke verhouding staat tot de grootte van de werkelijke uitgaven. De RSZ stelt zich biezonder skeptisch op ten opzichte van forfaitaire kostenvergoedingen. Dit skepticisme zal nog worden versterkt als er een afwijkend fiskaal akkoord bestaat. De RSZ is niet gebonden door het akkoord met de fiskus. Integendeel, de RSZ kan zelfs het kostenkarakter van de met de fiskus overeengekomen vergoeding in vraag stellen.

De werkgever doet er dus goed aan om de werknemers, die genieten van een representatievergoeding, te vragen alle mogelijke bewijsstukken te bewaren. Bij betwisting met de RSZ komt het er inderdaad op aan om de RSZ ervan te overtuigen dat effektief beroepskosten worden gemaakt die redelijkerwijze en gemiddeld overeenstemmen met de toegekende representatievergoeding. Niet alleen het bedrag doch ook de beroepsaard van de door de vergoeding gedekte kosten moeten dus worden gerechtvaardigd. Geenszins mogen kosten die geacht worden vervat te zijn in de forfaitaire vergoeding een tweede keer terugbetaald worden via ingediende kostenstaten. Vermits het normaliter gaat over regelmatig weerkerende kosten die de werknemers ten behoeve van de onderneming maken, lijkt het ons voldoende als over een bepaalde referentieperiode een voldoende rechtvaardiging wordt geleverd. Hoewel het daarbij vaak gaat om kosten die in praktijk niet altijd gemakkelijk kunnen worden gekwantificeerd en/of gestaafd aan de hand van bewijsstukken en rekeningen, moet het toch mogelijk zijn om daadwerkelijk bewijsmateriaal te verzamelen. Voor bepaalde kosten, zoals afschrijvings-, verwarmings- en elektriciteitskosten van een thuis ingericht bureau, zullen echter wel bepaalde berekeningsmetoden moeten worden gehanteerd.

RISICO.

Alleen de werkgever is aansprakelijk ten opzichte van de RSZ wat betreft niet voor de wettelijke vervaltermijnen (aangegeven en) betaalde sociale-zekerheidsbijdragen. De werkgever kan het werknemersgedeelte van 13,07 % dus niet terugvorderen van de werknemer. Bovendien kan de RSZ een bijdrageopslag van 10 % op de onbetaalde sociale-zekerheidsbijdragen alsmede een nalatigheidsinterest van 8 % per jaar vorderen van de werkgever. De verjaringstermijn in dit verband is gelijk aan drie jaar, te berekenen op kwartaalbasis.

Een fiskaal akkoord heeft niet noodzakelijkerwijze tot gevolg dat al wat daarboven als representatievergoeding wordt toegekend automatisch ook onderworpen is aan sociale-zekerheidsbijdragen. Als de werkgever kan aantonen dat het bedrag van de aan elke werknemer toegekende vergoeding in verhouding staat tot de effektief gemaakte beroepskosten, die een verband vertonen met de arbeidsovereenkomst, lijkt niets de toekenning van een hoger bedrag dat vrijgesteld is van sociale-zekerheidsbijdragen in de weg te staan. Uiteraard mogen dezelfde kosten ook niet op een andere manier worden vergoed.

Omgekeerd is een fiskaal akkoord geen absolute garantie dat ook de RSZ hiermee akkoord zal gaan. Het invoeren van een company policy om de genieters van de vergoedingen en de gedekte kosten te identificeren, alsmede ter verantwoording van de forfaits en uitsluiting van dubbel gebruik is geen overbodige luxe.

JEAN-PAUL TIMMERMANSEN HERMAN TACKAERT

Jean-Paul Timmermans en Herman Tackaert zijn juridische raadgevers bij Price Waterhouse