Het Gentse kunstencentrum Vooruit richt de commerciële spin-off Yesplan op, die planningssoftware aanbiedt. Een mooi voorbeeld van de manier waarop de culturele sector anticipeert op besparingen door innovatief te ondernemen.
‘Kluis’ staat er op de deur die naar een kelderverdieping leidt in Vooruit, het Gentse kunstencentrum dat muziek, toneel en andere cultuur aanbiedt. Maar hier liggen geen schatten verborgen. Achter de kelderdeur zitten vier ondernemers en softwareontwikkelaars op hun computers te tokkelen. Ze tonen ons een demoversie van de planningssoftware voor culturele en andere organisaties die Vooruit heeft ontwikkeld op basis van technologie die wordt gebruikt in de olie- en bankensector. Vooruit gebruikt de boekingssoftware zelf, maar richtte de spin-off Yesplan op om het product te commercialiseren. Een cultuurhuis dat een commercieel softwarebedrijf opricht? Het is opmerkelijk in een sector die sterk afhankelijk van subsidies is. Geholpen door het investeringsfonds CultuurInvest (zie kader hiernaast) zou Yesplan wel eens een nieuwe trend kunnen zetten in de culturele wereld.
Met bijna 70.000 werknemers in 2008 stelt de creatieve sector in Vlaanderen meer personeel tewerk dan de informatica-, metaal- of voedingssector, bleek in april uit een nieuw onderzoeksrapport van Antwerp Management School en Flanders DC, een organisatie die creatief ondernemen bevordert. De zowat 52.000 zelfstandigen in de sector vertegenwoordigen 13,5 procent van de Vlaamse zelfstandigen in hoofdberoep. Ondanks het belang van de creatieve sector was ‘cultureel ondernemerschap’ tot voor kort haast een contradictio in terminis. Ondernemers in creatieve sectoren vinden moeilijk kapitaal omdat de investeringen gelden als risicovol, omdat ze hun ideeën niet kunnen omzetten in een deugdelijk businessplan of omdat ze vrezen subsidies te verliezen als ze een beroep doen op de privémarkt. “De overheid redeneerde lange tijd dat subsidies alleen dienen voor wat je privé niet gefinancierd krijgt”, zegt Stefaan De Ruyck, algemeen directeur van Vooruit. “Dat leidde tot een rare situatie: hoe meer privéfinanciering je had, hoe minder subsidies je kreeg. Nu begrijpt de overheid dat je organisaties die zoeken naar nieuwe inkomsten net moet aanmoedigen.” De oprichting van CultuurInvest was een keerpunt: de overheid riep het investeringsfonds in het leven om interessante projecten te financieren en cultureel ondernemerschap te stimuleren.
Complexe organisatie
De culturele sector weet drommels goed dat de besparingen de komende jaren de subsidies zullen doen krimpen. Met het schrikbeeld van de draconische besparingen in Nederland in het achterhoofd en aangespoord door Vlaams minister van Cultuur Joke Schauvliege (CD&V) tot meer ondernemerschap, nemen steeds meer culturele instellingen of ondernemers daarom zelf het initiatief. Vooruit is op dat vlak al jaren een voorloper. Het multidisciplinaire centrum in hartje Gent is minder afhankelijk van subsidies dan veel collega’s omdat ze veel inkomsten genereren uit het Vooruit-gebouw – onder meer door congressen en events te organiseren – en uit het café. Van zijn 7 miljoen euro omzet haalt Vooruit, een ‘kmo’ met een tachtigtal medewerkers en 300.000 bezoekers per jaar, 45 procent uit eigen middelen. Daarnaast heeft Vooruit de afgelopen tien jaar een stevige reputatie opgebouwd als culturele ondernemer. Samen met onderzoeksinstituut IBBT (Interdisciplinair Instituut voor Breedbandtechnologie), bedrijven en universiteiten werden onderzoeksprojecten opgestart voor onder meer draadloze netwerktechnologie en draadloze sensornetwerken. Vooruit trok zulke technologische onderzoeksprojecten zelfs door in zijn artistieke werking. Een voorbeeld daarvan is Transdigital, een internationaal kennisplatform voor kunst, wetenschap en onderzoek met partners in Bergen en Rijsel, dat moet leiden tot workshops en seminaries. Nu gaat Vooruit dus nog een stap verder: het start een commerciële spin-off op.
Het cultuurhuis paste een oud ondernemersadagium toe: een frustratie omtoveren tot businessidee. “ERP-systemen (software om basisprocessen te beheren, nvdr. ) van grote bedrijven zoals SAP en Microsoft zijn te algemeen en duur voor een instelling als Vooruit, terwijl de nicheproducten niet voldeden aan onze criteria”, zegt Wouter Vermeylen, directeur van Yesplan en daarvoor beheerder van infrastructuur en technologie bij Vooruit. Dat was een knoert van een probleem voor een instelling die een sterke operationele ruggengraat nodig heeft. Vooruit organiseert zo’n 2000 evenementen per jaar en voor elk evenement zijn er verschillende mensen bevoegd om de zaal te boeken, de marketing en communicatie te doen, voor materiaal en mensen te zorgen of hotels en transport voor de artiesten in orde te brengen. “De coördinatie was moeilijk en de foutenmarge lag hoog”, zegt Vermeylen. “We besloten daarom zelf een gebruiksvriendelijk ERP-systeem te ontwikkelen dat onze problemen oploste.”
Goede marktaanpak
Het product dat Vooruit maakte samen met softwareontwikkelaar Inceptive richt zich niet alleen tot cultuurhuizen, maar ook tot hogescholen en evenementorganisatoren. “Vooruit vertrok van de marktsituatie”, zegt Piet Callens, investeringsmanager van CultuurInvest. “Ze zochten een goed planningssysteem voor de podiumkunsten, maar vonden het niet en ontdekten tijdens een marktonderzoek dat andere culturele huizen met hetzelfde probleem kampten. Ze deden een heel uitgebreide studie over wie de doelgroepen en concurrenten zijn, over de prijzen van de concurrenten en hun budgetten.”
Ook de marktaanpak ziet er volgens CultuurInvest goed uit. De boekingssoftware van Yesplan is een voorbeeld van software as a service: klanten huren de software en hoeven zelf niet te investeren in onderhoud of servers. Seizoensgebonden organisaties zoals muziekfestivals kunnen besparen omdat ze nu in staat zijn de software alleen te huren in de zomermaanden. Programmatoren die in het buitenland met een artiest onderhandelen, hebben bovendien op elk moment toegang tot het systeem.
Hoe kreeg Vooruit de financiering rond? Vooruit verkocht de software in ruil voor aandelen aan zijn spin-off Yesplan, dat 325.000 euro ophaalde bij CultuurInvest (in de vorm van aandelen en een achtergestelde lening). Externe financiers en banken zorgden voor 425.000 euro bijkomende middelen, het IWT gaf een beurs en ook het Agentschap Ondernemen en incubator Innotek ondersteunden de oprichting. Het bedrijf telt intussen zeven werknemers. De spin-off biedt alleen maar voordelen voor Vooruit: dankzij de boekingssoftware kan het kunstencentrum efficiënter werken. Het personeel besteedt bijvoorbeeld minder tijd aan administratie en kan zich zo concentreren op zijn inhoudelijk werk. Dat verhoogt hun motivatie. Wanneer Vooruit binnen een aantal jaar zijn aandelen verkoopt, rekent het op een stevige winst die het kan investeren in zijn werking of andere spin-offs.
BENNY DEBRUYNE
Muziekfestivals kunnen besparen omdat ze de software alleen hoeven te huren in de zomermaanden.
