Virtueel samenwerken

U werkt met enkele collega’s of zakenpartners samen aan een document, een presentatie of een project. Vaak komt daar dan heel wat e-mailcommunicatie aan te pas. Of zelfs fysieke verplaatsingen. Met een online ‘whiteboard’ hoeft dat niet langer zo te zijn.

Stel, u bent van plan om een document op te stellen; bijvoorbeeld een offerte of een nieuwe car policy. Allicht zult u dan een eerste versie maken en die doorsturen naar de betrokkenen. Uw medewerkers zullen u hun bevindingen sturen, en op basis daarvan past u uw nota al dan niet aan. Niet zelden leidt dat tot enige chaos. Want uiteraard wil iedereen zijn zegje doen. Waarom overweegt u geen gratis toepassing als Writeboard (www.write-board.com)? Hiermee kunt u snel via uw internetbrowser een onlinedocument creëren dat voor iedereen toegankelijk is.

Writeboard is de eenvoud zelf. U hoeft bijvoorbeeld niet door een vervelende registratieprocedure. U stelt simpelweg een tekst op via de website, waarbij u – net zoals in MS Word – onder meer vet, cursief en opsommingstekens kunt gebruiken. Is uw versie klaar, dan nodigt u via ‘Invite People’ anderen uit om uw tekst na te lezen, om wijzigingen aan te brengen of om commentaar te geven.

Uiteraard is het document enkel toegankelijk na het ingeven van een door u gekozen wachtwoord. In de rechterkolom krijgt u een overzicht van de verschillende versies. U ziet dus steeds duidelijk wie welke aanpassingen aangebracht heeft. Het uiteindelijke resultaat kunt u exporteren naar bijvoorbeeld Word, waar u zorgt voor de finishing touch.

Samenwerken in het kwadraat

Ook Vyew (www.vyew.com) biedt u een online ‘whiteboard’ aan, maar gaat nog een stapje verder. Nochtans is ook deze softwaretool erg laagdrempelig: u kunt er ook aan de slag zonder iets te moeten down-loaden of installeren. Op het whiteboard kunnen u en uw medewerkers naar believen notities aanbrengen. U kunt hier ook bestanden uploaden, zodat uw collega’s die kunnen inkijken. En het is zelfs mogelijk om de dekstop van uw computer met hen te delen. Bovendien biedt Vyew heuse webconferencing aan. Erg handig dus om snel even de koppen bij elkaar te steken.

Registreren voor al dit leuks is in principe niet vereist. Maar registratie heeft wel een aantal voordelen, zoals het inplannen van vergaderingen en het rechtstreeks uitnodigen van personen. In de gratis versie van Vyew is het aantal deelnemers beperkt tot twintig, wat ons al ruim voldoende lijkt. U krijgt wel af en toe wat reclame voorgeschoteld. Advertentievrije formules starten vanaf 6,95 dollar per maand.

Vinden we Vyew al geen evidente naam om te onthouden, Skrbl (www.skrbl.com) klinkt niet veel beter. Nochtans is ook deze onlinetool een aanrader. In dit geval kunt u gebruikmaken van een whiteboard dat u kunt delen met anderen. Bestanden uploaden en voor hen toegankelijk maken, behoort ook tot de mogelijkheden. Registratie is bij Skrbl vereist, maar alleen voor de initiatiefnemer. In de gratis versie van Skrbl krijgt u slechts tien megabyte ruimte ter beschikking: veel bestanden uploaden, zit er hier dus niet in. Mogelijk bent u dus aangewezen op de ‘Team Edition’ (tien dollar per maand voor vijf gebruikers). Die biedt u onder andere 250 megabyte, uitgebreidere whiteboardmogelijkheden en een chatfunctie. (T)

Door Roel Van Espen